1. ¿QUÉ es un esquema en excel?



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1.- ¿QUÉ ES UN ESQUEMA EN EXCEL?

Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado. En Excel, los datos que se van a incluir en un esquema deben estar en un rango, donde cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene información similar, y no contiene filas ni columnas en blanco.

Los esquemas permiten expandir o contraer la apariencia de una hoja de cálculo, de forma que la información se pueda ver con más o menos detalle. Un esquema en Excel puede contar con varios niveles de filas u columnas que se pueden colocar en cualquier parte de la hoja de cálculo.

Los símbolos necesarios para contraer o expandir los niveles de un esquema son el más (+) y el menos (-), los cuales se presentan en unas barras especiales en la parte superior izquierda de la hoja de cálculo.

Antes de crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos.

- Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles, por ejemplo queremos ver las ventas realizadas por la matriz principal además de sus sucursales.

- Los datos deben estar ordenados de modo que las filas que deban agruparse estén juntas. Es decir que no se debe mezclar información.

- En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.

Existen dos formas de crear un esquema en Excel:

1.- Manual

2.- Automática

2.- ¿PARA QUE SE UTILIZA UN ESQUEMA DE EXCEL?

Para realizar trabajos donde te permite agrupar y resumir datos en un formato de borrador hasta con ocho niveles. Los esquemas pueden agregarse a líneas de datos, columnas o a ambas. Cada nivel del esquema puede expandirse para mostrar información detallada. Para hacerlos, cada línea o columna que quieras agrupar necesita contener una etiqueta en la primera celda y no debe de haber líneas en blanco o columnas en el rango de información.



3.- ¿EJEMPLO DE UN ESQUEMA EN EXCEL (HACERLO EN UNA HOJA DE EXCEL)?
1 Selecciona una celda en el rango de datos que deseas para tu esquema y ordena la columna o fila que deseas agrupar. Haz clic en "Sort A to Z" (Ordena de la A a la Z) en "Sort and Filter Group" (Grupo para ordenar y filtrar) en la etiqueta de "Data" (Datos).
2 Inserta subtotales para cada grupo de datos que deseas agrupar haciendo clic en la celda directamente adelante, detrás o seguido a los datos. Has clic en el botón "Subtotal" en el grupo "Outline" (Esquema) de "Data" (Datos). Esto mostrará la ventana "Subtotal".
3 Selecciona la etiqueta de una línea o columna del menú desplegable "At Each Change In" (En cada uno cambia). Selecciona una función, como "Sum" (Sumar), "Average" (Promedio), "Max" (Máximo) o "Min" (Mínimo) del menú "Use Function" (Usar función). Selecciona los encabezados de la columna o fila que deseas obtener su subtotal de la sección "Add Subtotal to" (Agregar subtotal a). Selecciona si "Replace Current Subtotals" (Cambia los actuales subtotales), agrega "Page Break Between Groups" (Corte de página entre grupos) y agrega "Summary Below Data" (Resumen de los datos). Haz clic en "Ok".
4 Crea el esquema seleccionando "Auto Outline" (Esquema automático) del menú desplegable "Group" (Grupo) en el grupo "Outline" en la etiqueta "Data" (Datos).
5 Selecciona "Show Detail" (Muestra detalle) o "Hide Detail" (Oculta detalle) en el grupo "Outline" (Esquema) en "Data"(Datos) para expandir o colapsar el mismo. También puedes hacer clic en el número de nivel del esquema al principio del "Outline Pane" (Panel de esquema) en el lado izquierdo de la pantalla o puedes hacer clic en los símbolos "+" o "-" en el "Outline Pane."

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