Consideraciones generales



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4.  APROBACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS POR PARTE DE LA ASAMBLEA GENERAL EN COOPERATIVAS QUE EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA
La Superintendencia de la Economía Solidaria autorizará, previamente, la presentación de los estados financieros de las cooperativas que ejercen actividad financiera, de conformidad con lo dispuesto en el ordinal e, numeral 2, artículo 3º del Decreto 186 del 26 de enero de 2004.
Una vez autorizados por la Superintendencia, los estados financieros se podrán presentar a la asamblea para su respectiva aprobación, lo cual no exonera a los órganos de administración, contador público y revisor fiscal de la responsabilidad por los actos y omisiones que impliquen el incumplimiento de normas legales, estatutarias y reglamentarias, en caso de ser requeridos con posterioridad por parte de la Superintendencia o de otra autoridad competente.
Los estados financieros certificados por el representante legal y el contador y dictaminados por el revisor fiscal serán el instrumento para determinar la situación económica de la organización solidaria. Por ello, estas personas serán responsables de sus efectos hacia el futuro.
CAPITULO XI - ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS


  1. CONSIDERACIONES GENERALES

Son consolidados, los estados financieros que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio, así como los flujos de efectivo de la organización solidaria matriz o controlante y sus subordinadas o dominadas, como si fuesen los de una sola empresa, lo cual supone la eliminación de los saldos y transacciones recíprocas entre las entidades objeto de consolidación.




  1. ORGANIZACIONES SOLIDARIAS OBLIGADAS A CONSOLIDAR




  1. Deberán consolidar las organizaciones solidarias vigiladas que sean propietarias, directa o indirectamente, del cincuenta por ciento (50%) o más del capital de otros entes económicos.

La participación indirecta en una entidad vigilada, la realizada por medio de una o varias instituciones subordinadas, será equivalente al porcentaje que las entidades subordinadas posean en la entidad vigilada. Por consiguiente, la participación indirecta no se establecerá multiplicando el porcentaje de la matriz con los porcentajes de participación de sus subordinadas en la entidad vigilada, sino con base únicamente en estos últimos. Para tal efecto, no se computarán las acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto.




  1. También habrá lugar a consolidación cuando se presuma que la entidad inversionista ejerce influencia dominante en la subordinada, para lo cual se tendrán en cuenta los siguientes supuestos:




  • Cuando la participación, directa o indirecta, sea igual o superior al veinte por ciento (20%) o más del capital de otra institución vigilada en la cual se ejerza influencia dominante.




  • Cuando se haga evidente que la matriz y las subordinadas tengan, conjunta o separadamente, el derecho de emitir los votos constitutivos de la mayoría mínima decisoria en la junta de socios o en la asamblea, o tengan el número de votos necesarios para elegir la mayoría de miembros de la junta directiva.




  • Cuando la matriz, directamente o por intermedio o con el concurso de las subordinadas, en razón de un acto o negocio con la sociedad controlada o con sus socios, ejerza influencia dominante en los órganos de administración de la sociedad.




  1. PROCEDIMIENTO PARA CONSOLIDAR

La organización solidaria que consolida deberá obtener los estados financieros individuales con sus respectivas notas, debidamente certificados y dictaminados por la persona legalmente habilitada para ello. Cuando la organización a consolidar no presente corte de ejercicio en la fecha de la consolidación, los estados financieros no requerirán de dictamen.


Deberá efectuar conciliaciones de las operaciones recíprocas que presenten diferencia o no hayan sido registradas por alguno de los entes. Esto con el fin de determinar la cifra que debe eliminarse en la consolidación.
Cumplido el paso anterior, deberá eliminar las operaciones y saldos recíprocos reflejados en los estados financieros de la organización solidaria a consolidar.
Igualmente, deberá eliminar total o parcialmente, según el método de consolidación utilizado, los saldos de las cuentas recíprocas entre las empresas sometidas al proceso de consolidación, tales como las cuentas de inversiones y patrimonio, cuentas por cobrar y por pagar y las de resultados.


  1. PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS

La preparación de los estados financieros consolidados se hará a 31 de diciembre de cada año y se deberán reportar a más tardar quince (15) días calendarios después del plazo establecido para el reporte de información de cierre de ejercicio señalado en el numeral 2.2.4 del Capítulo X de esta circular.


4.1. Revelaciones
Los estados financieros consolidados deben contener como mínimo las siguientes revelaciones:


  1. Nombre, actividad, domicilio, nacionalidad y fecha de constitución de la organización solidaria y de las entidades incluidas en el proceso de consolidación.

  2. La participación de la organización solidaria en las empresas que se consolidan.

  3. Fechas de corte de los estados financieros individuales de la organización que consolida y de las empresas consolidadas.

  4. Los ajustes realizados como consecuencia de la homogenización de las bases contables, de conversión de estados financieros, indicando el tipo de cambio utilizado y de la depuración de saldos originados en operaciones recíprocas, de tal manera que permitan determinar la razonabilidad de los saldos de las distintas cuentas que fueron objeto de ajuste y que aparecen en los estados financieros consolidados.

4.2. Certificación y dictamen de estados financieros de propósito general consolidados


Los estados financieros consolidados deben estar certificados por el representante legal y el contador de la organización solidaria que consolida y dictaminados por el revisor fiscal de ésta (artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995).
4.3. Aprobación de estados financieros de propósito general consolidados
Según lo dispuesto en los artículos 35 y 46 de la Ley 222 de 1995, los estados financieros de propósito general consolidados deben ser sometidos a consideración del máximo órgano social de la organización solidaria que consolida para su aprobación o improbación.

4.4. Papeles de trabajo


Los papeles de trabajo, conformados por todos y cada uno de los documentos que justifiquen los resultados obtenidos en la consolidación de estados financieros, deben ser elaborados en tal forma que permitan ilustrar y aclarar los procedimientos y ajustes realizados en el proceso de consolidación, archivarse en forma organizada, conservarse por un período mínimo de cinco años y mantenerse a disposición de los asociados, de esta Superintendencia y demás entes del Estado que lo requieran conforme a sus facultades.
4.5. Notas a los estados financieros
En las notas a los estados financieros consolidados deberá revelarse por lo menos lo siguiente:


  1. Organización solidaria reportante. Con indicación de la denominación o razón social de constitución de organización solidaria y las entidades objeto de consolidación, porcentajes de participación, objeto social principal de cada una de ellas, así como el valor total de los activos, los pasivos y el patrimonio de cada una de las organizaciones incluidas en la consolidación.




  1. Políticas y prácticas contables. Resumen para cada uno de los conceptos revelados en los estados financieros consolidados, considerando su importancia relativa, las políticas y prácticas utilizadas en su determinación.




  1. Indicar, en cada una de las notas, el(los) nombre(s) de la(s) organización(es) que aporta(n) o influye(n) en mayor grado o porcentaje en la composición del concepto que se revela.




  1. Informar de manera sucinta el efecto de la consolidación en la estructura de los estados financieros de la organización solidaria que consolida (activos, pasivos, patrimonio y resultados)




  1. Señalar los ajustes efectuados con el fin de uniformar los procedimientos y las normas de contabilidad de general aceptación, indicando sus efectos en los estados financieros consolidados, en la medida que sean representativos.

CAPÍTULO XII - PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN

VALIDACIONES PREVIAS A LA TRANSMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

1. CONSIDERACIONES GENERALES
En desarrollo de lo previsto en la Ley 454 de 1998, los decretos 2159 de 1999 y 186 de 2004, la Superintendencia de la Economía Solidaria fija en el presente capítulo los términos, requisitos y formalidades para la presentación de la información contable, financiera y estadística de las organizaciones solidarias bajo su vigilancia.
En este sentido, las entidades deben reportar la siguiente información:

 



2. FORMULARIO OFICIAL DE RENDICIÓN DE CUENTAS

 

El formulario está constituido por los formatos incluidos en el software diseñado para tal fin por la Superintendencia de la Economía Solidaria y la Confederación de Cooperativas de Colombia – Confecoop, de conformidad con lo señalado en el numeral 2.2 del presente capítulo.



2.1. Medio de Reporte
Confecoop será la organización solidaria encargada de efectuar la distribución del software de reporte así como sus actualizaciones. Los sitios de distribución de dicho software, la dirección de los puntos de recibo, así como las fechas, medios y formas, serán informados por Confecoop a través de publicación en un diario de amplia circulación nacional por lo menos con quince (15) días de antelación a la fecha de presentación del reporte generado por el software, al igual que en su página Web.

 

Las organizaciones solidarias clasificadas en el primer y segundo nivel de supervisión deberán remitir el Formulario oficial de rendición de cuentas, únicamente vía Internet, al correo electrónico efinancieros@portalcooperativo.coop. Confecoop emitirá el respectivo control de recepción.



 

Las organizaciones solidarias pertenecientes al tercer nivel supervisión podrán presentar el Formulario oficial de rendición de cuentas, vía Internet, desde el módulo de reporte de la página Web de Confecoop www.portalcooperativo.coop o remitirlo en medio magnético a los sitios definidos por Confecoop, incluyendo la siguiente información:

 


  • Nombre completo de la organización solidaria.

  • Sigla.

  • Número de identificación tributaria, NIT.

  • Fecha de corte de la información contenida.

  • Tipo de organización solidaria de acuerdo con el siguiente cuadro:

 


TIPO DE ORGANIZACIÓN SOLIDARIA

DESCRIPCIÓN

1

Cooperativas especializadas de ahorro y crédito

2

Cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito

3

Cooperativas especializadas diferentes de ahorro y crédito

4

Cooperativas multiactivas o integrales sin sección de ahorro y crédito

5

Instituciones auxiliares del cooperativismo

6

Organismos de segundo grado

7

Organismos de tercer grado

8

Fondos de empleados

9

Asociaciones mutualistas

10

Cooperativas de aporte y crédito

11

Cooperativas de trabajo asociado

Al verificar el contenido del archivo entregado por la organización solidaria, Confecoop expedirá a la organización solidaria el control de recepción en el que conste la relación de formatos entregados.

 

La presentación del Formulario oficial de rendición de cuentas sin las formalidades y términos exigidos, se entenderá como no presentada.



 

La información del Formulario oficial de rendición de cuentas debe ser fiel copia de lo consignado en los libros de contabilidad y reflejar plenamente los hechos económicos de la organización solidaria. La responsabilidad de la calidad de la información recae sobre el representante legal, el contador y el revisor fiscal.


Cuando por algún motivo fuere necesaria la retransmisión de esta información, las organizaciones solidarias deberán solicitar a la Superintendencia, previamente y por escrito, la autorización de retransmisión e indicar las razones de la solicitud. Se debe detallar en archivo de Excel adjunto, las cifras nuevas comparadas con las transmitidas, la variación, su justificación y la causa de ello. Una vez autorizada la retransmisión, deberán enviar la información completa (con todos los formatos a reportar) por los medios señalados en este capítulo.

  

2.2. Periodicidad



 

Las organizaciones solidarias deberán reportar los formatos del Formulario oficial de rendición de cuentas descrito en el numeral 2.1 del presente capítulo, con la siguiente periodicidad y de acuerdo con su nivel de supervisión, así:



FORMULARIO OFICIAL DE RENDICIÓN DE CUENTAS

FORMATOS VIGENTES

FORMATO

DESCRIPCION

PRIMER NIVEL SUPERVISION

SEGUNDO NIVEL SUPERVISION

TERCER NIVEL SUPERVISION

1

PUC

Trimestral

Semestral

Anual

2

IDENTIFICACIÓN

Trimestral

Semestral

Anual

3

APLICACIÓN DE EXCEDENTES

Anual

Anual

Anual

4

CUENTAS NO PUC PARA EL CÁLCULO DE LA RELACIÓN SOLVENCIA (Solo cooperativas que ejercen actividad financiera)

Trimestral

N.A.

N.A.

5

INFORMACION ESTADÍSTICA

Trimestral

Semestral

Anual

14

DIRECTIVOS

Trimestral

Semestral

Anual

15

RELACIÓN DE BIENES RECIBIDOS EN PAGO

Trimestral

Semestral

Anual

16

RELACIÓN DE PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

Trimestral

Semestral

Anual

17

INVERSIONES

Trimestral

Semestral

Anual

18

INFORME INDIVIDUAL DE CAPTACIONES (Solo cooperativas que ejercen actividad financiera, fondos de empleados y asociaciones mutuales)

Trimestral

Semestral

anual

19

INFORME INDIVIDUAL DE CARTERA DE CRÉDITO (1)

Trimestral

Semestral ¹

Anual ¹

20

DEUDORAS POR VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS

Trimestral

Semestral

Anual

21

INFORME INDIVIDUAL DE APORTES O CONTRIBUCIONES

Trimestral

Semestral

Anual

23

RED DE OFICINAS Y CORRESPONSALES NO BANCARIOS (3)

trimestral³

Semestral

Anual

24

INFORME INDIVIDUAL DE PARENTESCO

Trimestral

Anual

Anual

25

USUARIOS

Trimestral

Semestral

Anual

27

FONDO DE LIQUIDEZ (2)

Trimestral

Trimestral

Trimestral

29

RIESGO DE LIQUIDEZ (2)

Trimestral

Trimestral

Trimestral

36

SUBSIDIO FAMILIAR DE VIVIENDA URBANA – ASIGNACIÓN, DESEMBOLSOS, RENUNCIAS Y VENCIMIENTO Y POBLACIÓN VULNERABLE.

Trimestral

Trimestral

Trimestral

37

INVERSIÓN EN PROGRAMAS DE EDUCACIÓN FORMAL

Anual

Anual

Anual

38

RELACIÓN DE INFORMACIÓN NO REPORTADA.

Trimestral

Semestral

anual

39

ESTADÍSTICA DE IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES

Anual

Anual

Anual 

40

INFORMACIÓN RELACIONADA CON GRUPOS DE INTERÉS

Anual

Anual

Anual

41

ACTIVOS DIFERIDOS

Trimestral

NA

NA

42

OPERACIONES DE CORRESPONSALES NO BANCARIOS

(Cooperativas que ejercen actividad financiera)



Mensual

NA

NA

43

ACTIVOS CASTIGADOS

Trimestral

Semestral

Anual

44

PAZ Y SALVO DE PAGO SEGURIDAD SOCIAL EN LAS CTAS Y PCTA (deberá reportarse los cinco primero días de cada trimestre)

Trimestral

Trimestral

Trimestral

45

INFORMACIÓN DE OPERACIONES POR PRODUCTO (Solo cooperativas que ejercen actividad financiera)

Mensual

NA

NA

46

DEUDAS PATRONALES

Trimestral

Semestral

Semestral

47

COMPRA Y VENTA DE CARTERA DE CREDITOS

Trimestral

Trimestral

Trimestral

48

OBLIGACIONES FINANCIERAS Y CON TERCEROS

Trimestral

Trimestral

Trimestral

49

CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS

Trimestral

Semestral

Semestral

50

PROCESOS JUDICIALES EN CONTRA

Anual

Anual

Anual 

51

INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS

Trimestral

Semestral

Semestral

52

CONTRATACIÓN

NA

NA

Trimestral

53

RETIRO E INGRESO DE ASOCIADOS

Trimestral

Trimestral

Trimestral

54

SALARIOS, COMPENSACIONES Y SEGURIDAD SOCIAL

Mensual

Mensual

Mensual

55

PROMOTORAS PRECOOPERATIVAS

Trimestral

Trimestral

Trimestral

56

EROGACIONES ORGANOS DE ADMINISTRACION Y CONTROL

Anual

Anual

Anual 

57

Convenios de Recaudo

(solo entidades que suscriban convenios de mandato para operaciones de recaudo)



Mensual

Trimestral

Semestral



  1. El formato 19 será de reporte trimestral obligatorio para las entidades que presenten créditos de vivienda, dentro de los 20 primeros días calendario del mes inmediatamente siguiente a la fecha de corte.

(2) De conformidad con lo previsto en el Decreto 790 de 2003, las cooperativas que ejercen actividad financiera deberán reportar a la Superintendencia el formato 27 del fondo de liquidez y 29 Riesgo de liquidez en medio magnético en formato.tif de acuerdo con lo estipulado en el inciso 1 del numeral 1.6 del Capítulo XIV de la presente circular, dentro de los veinte primeros días de cada mes.


(3) El formato 23 será de reporte mensual, para las cooperativas que ejercen actividad financiera, cuando tengan corresponsales no bancarios.
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