Consideraciones generales



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FORMATOS ELIMINADOS


FORMATO

DESCRIPCION

7

PRODUCTOS Y SERVICIOS – CREDITO

8

PRODUCTOS Y SERVICIOS – VIVIENDA

9

PRODUCTOS Y SERVICIOS – EDUCACIÓN

10

PRODUCTOS Y SERVICIOS – TRANSPORTE

11

PRODUCTOS Y SERVICIOS – CONSUMO

12

PRODUCTOS Y SERVICIOS – COMERCIALIZACION

13

PRODUCTOS Y SERVICIOS – OTROS PRODUCTOS

17

RELACION DE INVERSIONES DE TITULOS DE DEUDA

30

INFORMACIÓN PARA EXENCIÓN DEL G.M.F.

31

INFORME DE SEGUIMIENTO CONVENIO PARA LA FINANCIACIÓN VIVIENDA VIS.

32

FINANCIACIÓN DE VIVIENDA – INFORMACIÓN SOBRE OPERACIONES DE CRÉDITO

33

FINANCIACIÓN DE VIVIENDA NUEVA - LOTES CON SERVICIOS Y CONSTRUCCIÓN EN SITIO PROPIO

34

FINANCIACIÓN DE VIVIENDA USADA Y MEJORAMIENTO DE VIVIENDA.

35

MICROCREDITO INMOBILIARIO PARA CONSTRUCCIÓN EN SITIO PROPIO Y MEJORAMIENTO DE VIVIENDA VIS.


2.3. Fechas de presentación

 


      1. Organizaciones solidarias de primer nivel de supervisión: La fecha de presentación del formulario oficial de rendición de cuentas, previsto en el numeral 2.1 del presente capítulo, por parte de las organizaciones solidarias de primer nivel de supervisión será única y corresponderá a los primeros veinte (20) días calendario siguientes al cierre de cada trimestre. Es decir, a la fecha de los cortes de marzo, junio y septiembre. Para el caso del cierre de ejercicio a diciembre 31, la fecha límite del reporte será el último día hábil del mes de enero.

El formato 27 será presentado dentro de los 20 días calendarios siguientes al cierre de cada mes con la periodicidad descrita en el cuadro de formatos del Formulario oficial de rendición de cuentas.


El formato 29 será presentado dentro de los 20 días calendarios siguientes al cierre de cada trimestre con la periodicidad descrita en el cuadro de formatos del Formulario oficial de rendición de cuentas.
Se entiende que cuando el día 20 posterior a cada cierre, sea trimestral o mensual, no sea día hábil, los reportes serán presentados al siguiente día hábil.
Si la asamblea general llegare a modificar cualquier cifra o valor y aprueba un balance diferente al reportado a esta Superintendencia, la organización solidaria deberá solicitar previamente la autorización de retrasmisión, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la realización de la asamblea. La modificación realizada quedará sujeta al estudio de la Superintendencia.

 

La única entidad que puede autorizar la retransmisión de los estados financieras es la Superintendencia de la Economía Solidaria


El incumplimiento de las instrucciones contenidas en el anterior párrafo acarreará las sanciones a los administradores (consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces y gerente), revisor fiscal o quien haga sus veces, en concordancia con los numerales 6 y 7 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998 y el Decreto 186 de 2004.


      1. Organizaciones solidarias de segundo y tercer nivel de supervisión: Las organizaciones de segundo nivel deberán presentar el Formulario oficial de rendición de cuentas con corte a junio y diciembre; las de tercer nivel lo harán con corte a diciembre. En ambos casos, las fechas de reporte dependerán del último dígito del NIT, así:




ÚLTIMO DÍGITO DEL NIT

FECHA DE PRESENTACIÓN DESPUÉS DEL RESPECTIVO CORTE

0 – 1

Lunes de la sexta semana

2 – 3

Martes de la sexta semana

4 – 5

Miércoles de la sexta semana

6 – 7

Jueves de la sexta semana

8 – 9

Viernes de la sexta semana

En el evento en que alguno de los días señalados para la presentación de la información coincida con un día festivo, el reporte deberá efectuarse el siguiente día hábil.


3. DOCUMENTOS PREVIOS A LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE CIERRE DE EJERCICIO
Para efectos de analizar los estados financieros de cierre de ejercicio, facultad que está prevista en el ordinal e, numeral 2 del artículo 3 del Decreto 186 de 2004, y con el fin de agilizar la autorización por parte de esta Superintendencia, las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán remitir con anterioridad a la celebración de la asamblea general la información establecida por la Superintendencia, así:


  • Las cooperativas que realicen asamblea entre enero y febrero deberán remitir la información con una antelación de treinta (30) días calendario a la fecha de realización de la asamblea.




  • Las que realicen su asamblea en marzo, a más tardar dentro de los cinco primeros días hábiles del mes de febrero.

La información a reportar es la siguiente:




  1. Remisión en medio magnético en formato .tif de los siguientes documentos:




  • Balance y estado de resultados comparativo certificado y dictaminado.

  • Certificación de los estados financieros.

  • Dictamen e informe del revisor fiscal a los estados financieros de cierre de ejercicio.

  • Notas a los estados financieros.

  • Proyecto de distribución de excedentes aprobado por el consejo de administración donde se contemple la aplicación de lo señalado en los artículos 10, 54 y 55 de la Ley 79 de 1988, tanto en la parte de ley como en la distribución del remanente especificando la forma como se va a distribuir.

El proyecto elaborado por el consejo de administración debe cumplir con lo señalado en el artículo 54 de la Ley 79 de 1988, indicando claramente la propuesta de la destinación del remanente.




  1. Reporte vía Internet del Formulario oficial de rendición de cuentas a través del software Sigcoop de Confecoop, teniendo en cuenta lo siguiente:




  • Las cooperativas que realicen asamblea entre enero y febrero deberán reportar treinta (30) días calendario antes de la realización de la misma.




  • Las cooperativas que realicen asamblea en el mes de marzo deberán reportar máximo el último día hábil del mes de enero.

Es importante aclarar que a las asambleas de asociados de cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito sólo se podrán presentar los estados financieros para su aprobación o improbación, una vez haya sido autorizada su presentación por este ente de control.



4. DISPOSICIONES VARIAS
4.1 Balance inicial de operaciones
Al iniciar actividades, las organizaciones solidarias elaborarán un balance general debidamente discriminado a la fecha de obtención del registro en la Superintendencia, la cámara de comercio o la entidad competente. El balance debe estar acompañado de una relación detallada de cada una de las cuentas que lo conforman y un listado general de los asociados con su documento de identidad y aportes respectivos. Éste debe ser suscrito por el representante legal, contador y revisor fiscal o quien haga sus veces (artículo 41 de la Ley 79 de 1988) y se presentará, por parte de la organización solidaria a esta Superintendencia, dentro del mes siguiente al registro de la organización solidaria. Tanto el contador como el revisor fiscal deberán anexar fotocopia de la tarjeta profesional.
4.2 Verificaciones
La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá, en cualquier momento, verificar la información suministrada en los estados financieros. Para ello solicitará documentos adicionales, efectuará visitas de inspección y revisión o adoptará las medidas que estime pertinentes.

 

En caso de encontrar inexactitudes, la Superintendencia aplicará las sanciones correspondientes, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, o dará traslado a la autoridad competente, según sea el caso.


4.3 Extemporaneidad y sanciones
La no presentación o la presentación extemporánea del Formulario oficial de rendición de cuentas y de la información financiera de cierre de ejercicio darán lugar a la imposición de las sanciones legales que la Superintendencia considere pertinentes.

CAPÍTULO XIII - LIBROS OFICIALES DE LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS VIGILADAS


    1. CONSIDERACIONES GENERALES

Los libros oficiales son aquellos que permiten conocer, ordenar, controlar y verificar los hechos financieros, económicos y sociales que lleva a cabo la organización solidaria en desarrollo de su objeto social.


La Superintendencia considera que para el registro de cada una de las actividades, económicas y sociales, las organizaciones solidarias deberán llevar debidamente diligenciados los libros oficiales. Estos libros deben conformarse y diligenciarse en tal forma que garanticen la autenticidad e integridad de cada uno y, de acuerdo con el uso a que se destinen, deben llevar una numeración sucesiva y continua (artículo 125 del Decreto 2649 de 1993).
Entiéndase como libros de actas, los documentos en los cuales se consignas los temas tratados y los acuerdos tomados por las juntas generales ordinarias y extraordinarias y por los demás órganos competentes de una organización solidaria, como por ejemplo el consejo de administración.
Entiéndase como libros de contabilidad, los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos. Serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registradas sean la fuente para su elaboración.


    1. LIBROS OBLIGATORIOS

En consideración de la Superintendencia, los libros oficiales obligatorios que deben estar debidamente custodiados y diligenciados por cada organización solidaria según la normatividad vigente son los siguientes:




  • Libros de obligatorio registro:

  • Libro Diario

  • Libros Mayor y Balances

  • Libro de Actas de Asambleas

  • Libros de Actas de Consejo de Administración o Junta Directiva

  • Libro de Actas de Junta de Vigilancia o Comité de Control social

  • Libro de Registro Social




  • Libro de registro no obligatorio:

- Libro de Inventarios y Balances

- Libros Auxiliares


a. Libro Diario: Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un periodo no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.
b. Libro Mayor o Libro Mayor y Balances: En este libro se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del periodo respectivo. Partiendo de los saldos del periodo anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del periodo respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuales serán la base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden a los saldos totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes.
c. Libro de Registro de Asociados: Este libro puede llevarse por medio mecanizado o electrónico en cumplimiento de los parámetros establecidos en los artículos 195 y 361 del Código de Comercio al igual que el artículo 130 del Decreto 2649 de 1993. En este libro se anotará el nombre del asociado, fecha de ingreso y fecha de retiro, domicilio, documento de identificación, valor de los aportes al corte de cada cierre de ejercicio social. Solo se considerará asociados quienes han sido aceptados por el órgano competente, hayan cancelado el aporte correspondiente de conformidad con la previsión estatutaria y que, además, estén inscritos en el libro de registro de asociados.
d. Libro de Actas: Este libro de actas tiene como finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones efectuadas por los órganos competentes, constituyéndose un relato histórico resumido de los aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables y en general de los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de la organización solidaria. Para que tengan valor probatorio, las actas deben estar firmadas por el presidente y secretario o en su defecto por el revisor fiscal (artículo 431 del Código de Comercio)
e. Libro de Inventarios y Balances: Este libro es de carácter obligatorio para aquellas organizaciones solidarias que mantengan inventarios como producto de su actividad, ya sea por la manufactura o comercialización de un bien. El registro de estos inventarios se hará al cierre de cada periodo contable con el propósito de prestar mérito probatorio de las existencias.
Este libro se emplea para registrar, por lo menos una vez al año, los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la organización solidaria o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios (artículo 52 del Código de Comercio).
f. Libros Auxiliares: Estos libros contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las operaciones. Se elaboran con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte.
Las organizaciones solidarias cuya actividad económica las obligue a mantener inventarios, ya sea por manufactura o comercialización de bienes, deberán llevar registros auxiliares de inventarios de mercancía con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: Identificación por clase y denominación de los artículos; fecha de la operación que se registre; número de comprobante que respalda la operación asentada: número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida; costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de las unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control.


    1. REGISTRO DE LOS LIBROS OFICIALES

De acuerdo con el Código de Comercio, el Decreto 2649 de 1993 y otras normas, prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar del domicilio principal, para que puedan servir como prueba ante las instancias competentes.


El registro de los libros oficiales de las cooperativas de educación, y las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado se hará en la Superintendencia de la Economía Solidaria (Decretos 2150 de 2005 y 4588 de 2006, respectivamente).
Las CTA y las PCTA que dispongan de libros oficiales registrados en las cámaras de comercio correspondientes podrán continuar utilizándolos hasta su agotamiento.
4. IMPRESIÓN DE LOS LIBROS
Los libros oficiales u obligatorios deben llevarse en los folios registrados ante la autoridad correspondiente, asentando sus registros a más tardar el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado, excepto el libro de inventario y balances que se debe imprimir solo una vez al año y los libros auxiliares que basta con tenerlos en el software de la entidad.
No obstante lo anterior, además de los libros se aceptan como impresión, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.
5. DOCUMENTOS QUE RESPALDAN LOS REGISTROS CONTABLES
Los registros en los libros de contabilidad corresponden a las transacciones y hechos económicos sucedidos en las unidades empresariales que deben estar debidamente soportados en los comprobantes de contabilidad y con documentos de orden externo o interno.
Los comprobantes de contabilidad deben elaborarse previamente al registro de cualquier transacción con fundamento en los soportes en concordancia con lo señalado en el artículo 124 del Decreto 2649 de 1993.
En el caso en que la contabilidad no se encuentre sistematizada, debe contener el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación y en el caso de que si lo esté, el comprobante contable deberá salir automáticamente con dicha información y se anexarán los soportes cuando la contabilidad así lo requiera.

6. EXHIBICIÓN DE LIBROS Y DOCUMENTOS
Los libros oficiales, comprobantes de contabilidad y documentos soportes deberán reposar en forma integral en el domicilio de la organización solidaria.
7. CONSERVACION Y TENENCIA DE LOS LIBROS, COMPROBANTES Y SOPORTES
La organización solidaria está obligada a conservar los libros de contabilidad, comprobantes de contabilidad y documentos soporte para la justificación y comprobación de las operaciones que han sido objeto de registro. Los libros y papeles podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta. La conservación se deberá realizar permitiendo que la información sea accesible para su posterior consulta, conservando los datos en el formato en el que se haya generado y que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida para que posteriormente se pueda determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora de envío y recibo del mensaje.
Si la organización solidaria desea prescindir del documento en papel, podrá reproducirse a través de microfilmes o microfichas.
La responsabilidad del manejo, organización y conservación de los documentos relativos a los archivos oficiales corresponde el representante legal o quien haga sus veces.

Según lo preceptuado en el reglamento expedido por el Archivo General de la Nación, los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la Nación. Por lo tanto, aquellos que hacen parte de la contabilidad pública deberán conservarse de acuerdo con la reglamentación que sobre el tema se expida.




  1. FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS OFICIALES Y CORRECCIONES

En los libros de contabilidad debe anotarse el número y la fecha de los comprobantes de contabilidad que sirven de respaldo. En ellos no está permitido alterar el orden o la fecha de los registros contables a que se refieren las operaciones, dejar espacios en blanco, borrar, tachar, mutilar, arrancar las hojas o cambiar el orden de las mismas, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones. “Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere” (Art. 57 numeral 3 C. Cio. En concordancia con el Art. 56 del D. 2649 de 1993).


Los errores de trascripción deben corregirse mediante una anotación al pie de la página respectiva, o por cualquier otro mecanismo que permita evidenciar su corrección. La anulación de un folio debe hacerse sobre el mismo, indicando la causa, fecha de la anulación, nombre y firma del funcionario responsable. (Art. 132 D. 2649 de 1993).


  1. OPORTUNIDAD PARA EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES

En caso de cierre del ejercicio contable, el plazo de registro de las operaciones se podrá extender a más tardar al último día hábil del mes siguiente a la fecha de corte.


Respecto a los estados financieros intermedios, el inciso 3 del artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, advierte “Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y la de sus operaciones, se deben llevar libros necesarios para: 1) Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes...”


  1. EXAMEN DE LOS LIBROS

El examen de los libros, por norma general, se practicará en la oficina del domicilio principal de la organización solidaria, en presencia de la persona designada por la institución para el efecto. Tratándose de libros que se lleven para establecer las operaciones o transacciones derivadas de las actividades propias de cada organismo solidario, la exhibición se efectuará en el lugar donde funcione el mismo.


Los órganos de administración deben disponer de espacios físicos y procedimientos para que los órganos de control social y fiscalización puedan desarrollar sus labores de manera adecuada, eficaz y eficiente.


  1. LUGARES DONDE DEBE LLEVARSE LA CONTABILIDAD

La contabilidad de las organizaciones solidarias vigiladas por la Superintendencia se podrá llevar de manera independiente y, por lo tanto, será posible mantener los soportes contables de origen interno o externo, los comprobantes de contabilidad, los libros auxiliares, los libros de contabilidad objeto de inscripción y registro en la sede de asiento de las operaciones de los mismos.


En consecuencia, podrá definirse que la contabilidad de las organizaciones solidarias se lleve en las sucursales o en los centros contables que reúnan o centralicen las operaciones de agencias y sucursales.
Por consiguiente, no se considera obligación de ninguna organización solidaria llevar libros de contabilidad en cada sucursal. Podrá disponerse que la contabilidad se lleve por sucursales que agrupan o no las operaciones de algunas o todas las agencias. La determinación correspondiente se adoptará por cada institución, en función de su propia organización interna. También podrá acudirse a una combinación de los anteriores esquemas e, inclusive, plantearse otros diferentes, siempre que exista absoluta claridad sobre la estructura elegida para registrar la información contable.
Dichos estados financieros podrán ser requeridos en cualquier momento por la Superintendencia de la Economía Solidaria, lo cual implica, por lo menos, la identificación de las operaciones por áreas de responsabilidad, ya sea de agencias, sucursales, centros contables y dirección general.
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