Consideraciones generales



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CAPÍTULO V - BIENES RECIBIDOS EN PAGO

1. CONSIDERACIONES GENERALES
Los bienes recibidos en pago son aquellos bienes muebles e inmuebles recibidos por la organización solidaria como pago parcial o total de las obligaciones a su favor, en desarrollo de las actividades propias de su objeto social.
El recibo de bienes en pago es un mecanismo excepcional para recuperar los recursos colocados y, por lo tanto, los órganos de administración deben hacer las gestiones necesarias para su enajenación dentro de los plazos que se señalan en el presente capítulo.
Todo bien recibido en pago, ya sea en dación o por adjudicación a través de un juzgado, se contabilizará inicialmente en el activo en la cuenta de Bienes Recibidos en Pago por el valor aceptado en la dación o adjudicación, sustentada en un avalúo de reconocido valor técnico.
Es pertinente señalar que los avalúos de los bienes inmuebles que se utilicen por parte de las organizaciones solidarias vigiladas deben ser practicados por personas naturales ó jurídicas debidamente inscritas en la lonja de propiedad raíz y cumplir con las características señaladas en el artículo 64 del Decreto 2649 de 1993. Cuando se trate de bienes muebles, éstos se recibirán por el valor comercial o de realización técnicamente establecido.
Los avalúos que se acepten para recibir un bien en pago no pueden tener una antigüedad mayor a seis meses, contados a partir de la fecha de su última actualización.
La organización solidaria puede contabilizarlos como activos fijos, inversiones u otros activos, siempre y cuando tales bienes se requieran para el desarrollo de su objeto social. Esta determinación debe ser informada previamente a la Superintendencia, con las justificaciones pertinentes.
2. PLAZO PARA LA VENTA DE LOS BIENES RECIBIDOS EN PAGO
Los bienes muebles o inmuebles recibidos en pago deben ser vendidos dentro de los dos años siguientes a su recibo.
El representante legal podrá solicitar prórroga para la venta de los bienes recibidos en pago ante la Superintendencia. La solicitud se debe presentar por escrito con un mes de antelación al vencimiento del plazo de 2 años. En dicha comunicación se debe documentar la gestión efectuada para la venta de tales bienes.
La Superintendencia podrá autorizar prórrogas hasta por un (1) año para la venta de bienes muebles y hasta por dos (2) años para la venta de los bienes inmuebles recibidos en pago. Este plazo se contará a partir de la fecha de vencimiento del plazo inicial.


3. EFECTO SOBRE LAS PROVISIONES
Deberán constituirse provisiones individuales sobre toda clase de bienes recibidos en pago a partir de la fecha de recibo del bien, en los porcentajes que se indican a continuación.
3.1. Sobre bienes inmuebles
Al momento de recibir un bien inmueble se debe constituir una provisión equivalente al 40% del valor de recibo del inmueble.
La provisión debe incrementarse en un 40% adicional durante el plazo de dos años que tiene la organización solidaria para la enajenación del bien, en alícuotas mensuales iguales.
Si el bien recibido en pago no se enajena dentro de los dos años siguientes a su recibo y la organización solidaria no solicita prórroga o esta Superintendencia no aprueba dicha solicitud, se debe constituir una provisión adicional del 20% en el mes inmediatamente siguiente al vencimiento de los dos años. De esta forma, la provisión constituida deberá ser equivalente al 100% del valor del bien inmueble recibido en pago.
Si la organización solidaria solicitó prórroga en los términos aquí definidos y esta Superintendencia la aprobó, la provisión adicional del 20% podrá constituirse durante el término de la prorroga, en alícuotas mensuales iguales.
Si el valor de recibo del inmueble es inferior al valor de la deuda contabilizada en el balance, la diferencia se llevará de inmediato al estado de resultados como una provisión en el gasto, en la subcuenta respectiva.
3.2. Sobre bienes muebles:
Se debe constituir una provisión equivalente al 60% del valor de recibo del bien mueble, al momento del recibo del bien.
La provisión debe incrementarse en un 20% adicional durante el plazo de dos años que tiene la organización solidaria para la enajenación del bien, en alícuotas mensuales iguales.
Si el bien mueble recibido en pago no se enajena dentro de los dos años siguientes a su recibo y la organización solidaria no solicita prórroga o esta Superintendencia no aprueba dicha solicitud, se debe constituir una provisión adicional del 20% en el mes inmediatamente siguiente al vencimiento de los dos años. De esta forma, la provisión constituida deberá ser equivalente al 100% del valor del bien mueble recibido en pago.
Si la organización solidaria solicitó prórroga en los términos aquí definidos y esta Superintendencia la aprobó, la provisión adicional del 20% podrá constituirse en el plazo de la prórroga otorgada, en alícuotas iguales. De esta forma, la provisión constituida deberá ser igual al valor total del bien mueble recibido a la finalización de la prórroga.
Si el valor de recibo del bien mueble es inferior al valor de la deuda contabilizada en el balance, la diferencia se llevará de inmediato al estado de resultados como una provisión en el gasto, en la subcuenta correspondiente.
4. MANEJO CONTABLE
Los bienes recibidos en pago son considerados bienes realizables, por lo tanto, la Superintendencia ha determinado que el registro contable en caso de enajenación se debe hacer de la siguiente manera:
Si del producto de la enajenación resulta una utilidad, ésta se registrará en el estado de resultados en la subcuenta correspondiente del ingreso. En caso de pérdida se registrará en el gasto en la subcuenta respectiva.
Sólo se contabilizará la utilidad en el estado de resultados cuando la venta se realice de contado. Si la venta se realiza a crédito se debe contabilizar como un pasivo diferido (abonos diferidos por venta de bienes) y la utilidad se contabilizará en el estado de resultados en el plazo y en la forma como se vaya cancelando el capital del crédito otorgado, según lo pactado contractualmente.
Se debe tener en cuenta que si entre el valor por el cual se recibe el bien y el valor de la obligación a cancelar resulta un saldo a favor del deudor, tal diferencia se contabilizará como una cuenta por pagar (cuenta valores por reintegrar – dación en pago - 249520).

CAPÍTULO VI - CASTIGO DE ACTIVOS


  1. CONSIDERACIONES GENERALES

El castigo registra el valor de los activos que se dan de baja porque dejaron de generar beneficios económicos futuros, incumpliendo con ello el artículo 35 del Decreto 2649 de 1993.


2.    CRITERIOS MÍNIMOS PARA PROCEDER A CASTIGAR ACTIVOS
El castigo corresponde a una depuración (dar de baja) contable sobre partidas o cantidades registradas en el activo consideradas irrecuperables o de no conversión en efectivo, cumpliendo de esta manera con la integridad, verificabilidad y objetividad de las cifras reveladas frente a la realidad económica de los bienes, derechos y obligaciones existentes.

Con base en lo señalado en el numeral 1 del presente capítulo, la decisión de castigo dependerá de las políticas internas de cada organización solidaria, sin que ello libere a los administradores de la responsabilidad del manejo adecuado de sus activos.


En términos generales, para el castigo de activos se debe proceder en primera instancia a la constitución del 100% de las provisiones del valor de los activos correspondientes.
En el caso de castigo de cartera de crédito y cuentas por cobrar derivadas de ésta, se deberá, al momento de exclusión o retiro voluntario del asociado, efectuar el cruce de aportes sociales y otros valores a favor del asociado retirado; por lo tanto, no puede existir castigo de estas operaciones sobre deudores que continúen asociados a la organización solidaria. En caso de pérdidas del ejercicio se deberá aplicar lo señalado en el Capítulo VIII de la presente circular y luego castigar el saldo insoluto de la obligación.
Sin perjuicio de las acciones que se deriven como responsabilidades a cargo de los administradores como consecuencia de castigar activos que dejaron de generar un beneficio económico futuro,  el consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces según sea el caso, previo el análisis y el cumplimiento de los requisitos mínimos señalados en el presente capítulo, podrá autorizar el castigo de activos, tales como:


  • Partidas conciliatorias antiguas que no sean posible incorporarlas como operaciones ciertas.

  • Diferencias negativas entre el saldo contable y el valor comercial en las inversiones

  • Diferencias entre los saldos contables y la existencia físicas de bienes y derechos.

  • Por baja de bienes muebles por obsolescencia técnica, siniestro o robo.

  • La cartera de créditos y cuentas por cobrar derivadas de la operación de créditos que sean calificadas como incobrables

  • Cuentas por cobrar de difícil cobro.

  • Cuando se contabilicen activos sin la existencia de comprobantes de contabilidad o de sus documentos soportes.

El consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces según sea el caso, debe ampararse en los informes presentados por el estamento encargado (gerente, comités y/o abogados). Los informes deben estar debidamente motivados, indicando en forma detallada el origen de la decisión, los documentos técnicos que demuestren el estudio adelantado y los resultados de la gestión efectuada.


3.  PLAZO PARA REPORTAR CASTIGO DE ACTIVOS
Las organizaciones solidarias deberán reportar a la Superintendencia de la Economía Solidaria el formato correspondiente, de conformidad con la periodicidad del reporte del formulario de rendición de cuentas y del nivel de supervisión de las organizaciones solidarias (numeral 2.2., capítulo XII de la presente circular).
Adicionalmente, las organizaciones que ejercen actividad financiera deben enviar en forma obligatoria dentro de los 30 días calendarios siguientes a la realización de los castigos correspondientes, la información que se enuncia a continuación:


  1. Certificación del revisor fiscal donde conste la exactitud de los datos relacionados y las provisiones correspondientes para realizar el castigo.




  1. Estados financieros en los cuales se refleje el registro contable correspondientes (cuentas del balance y cuentas de orden).




  1. Copia del acta del consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces según corresponda, donde conste la aprobación de los castigos.




  1. El concepto del representante legal.




  1. Las gestiones realizadas para considerar los activos a castigar como incobrables o irrecuperables.




  1. El concepto jurídico, técnico y legal sobre la irrecuperabilidad, cuando el castigo corresponda a cartera de créditos o cuentas por cobrar.

Se entiende que el castigo de activos no libera a los administradores de las responsabilidades a que haya lugar por las decisiones adoptadas en relación con la cartera de créditos, cuentas por cobrar e inversiones y en modo alguno releva a la organización solidaria de su obligación de proseguir las gestiones de cobro que sean conducentes.


Las organizaciones que no ejercen actividad financiera deberán mantener dicha información a disposición de la Superintendencia, en caso de que ésta la requiera.
4.  RESPONSABILIDAD DEL REVISOR FISCAL
En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 207, numerales 3°, 5° y 6° del Código de Comercio, el revisor fiscal deberá informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria las irregularidades que en la aplicación del presente capítulo advierta en el ejercicio de sus labores, cuando las mismas sean materiales.
CAPÍTULO VII - FONDOS SOCIALES PASIVOS Y FONDOS MUTUALES

1. CONSIDERACIONES GENERALES
Las organizaciones de economía solidaria, creadas con la finalidad de prestar servicios a sus asociados, se caracterizan por la ausencia del ánimo de lucro y un esquema de autogestión con eficiencia empresarial. En desarrollo de su objeto social y mediante actividades en beneficio de sus miembros, suplen necesidades comunes y de seguridad social a partir de los recursos de diferentes fondos, unos de carácter obligatorio y otros voluntarios, conforme a lo establecido en los definidos en los artículos 54, 56, y 65 de la Ley 79 de 1988.
Los fondos sociales y mutuales corresponden a recursos con destinación específica y son la base fundamental de las cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales. Se dividen en tres grandes grupos:


  • Fondos sociales.

  • Fondos mutuales que manejan riesgos contingentes y en contraprestación otorgan auxilios mutuales.

  • Fondos mutuales que manejan riesgos contingentes que pagan indemnizaciones, retribuciones, etc que los asimila a seguros.

Los fondos sociales pasivos de carácter agotable y los fondos mutuales tienen destinación específica. Deben estar previamente creados por la asamblea general y ser reglamentados por el órgano de administración respectivo.


El reglamento de todo fondo debe contener, como mínimo, las siguientes especificaciones:


  • Destinación de los recursos que se apropian.

  • Períodos en que se han de ejecutar los recursos.

Los fondos sociales pasivos creados por ley (fondo de educación y fondo de solidaridad) y los fondos mutuales que otorgan auxilios mutuales son agotables solamente de conformidad con lo establecido en el reglamento y su destinación es inmodificable.


Los fondos sociales pasivos y los fondos mutuales no podrán utilizarse para gastos que sean propios del desarrollo operacional de la organización solidaria, tales como compra de software, pagos de publicidad, entre otros.
2. FONDOS SOCIALES PASIVOS
2.1. Artículo 54 de la Ley 79 de 1988
En las organizaciones solidarias, los excedentes resultantes al cierre del ejercicio económico anual dan lugar, entre otros fines, a la creación o incremento legal de los dos fondos sociales pasivos definidos por ley, es decir, los de solidaridad y de educación. Ello conforme a lo establecido en materia de distribución de excedentes en el artículo 54 de la Ley 79 de 1988.
El numeral dos del mismo artículo permite además que, con el remanente del excedente, se creen o alimenten a discrecionalidad de la organización solidaria otros fondos sociales pasivos de carácter voluntario. Igualmente, con el remanente del excedente, la asamblea general podrá crear reservas y fondos patrimoniales conforme a los numerales 1 y 2 del artículo 4 de la Ley 79 de 1988.
Los recursos de los fondos sociales pasivos de carácter voluntario, creados o incrementados con excedentes, se deben entregar a los asociados con fundamento en los respectivos reglamentos. La asamblea general podrá cambiar el destino de estos recursos, en forma parcial o total, hacia otro fondo social pasivo o patrimonial de la organización.
2.1.1. Fondo de Educación
Es un fondo pasivo social de carácter agotable. En éste se colocan los recursos dinerarios con destino al fortalecimiento del quinto principio cooperativo orientado a brindar formación (educación en economía solidaria con énfasis en los temas específicos relacionados con la naturaleza jurídica de cada organización, capacitación a sus administradores en la gestión empresarial, entre otros temas). Las actividades de asistencia técnica, de investigación y de promoción del cooperativismo hacen parte de la educación cooperativa. Este contexto aplica igualmente para las asociaciones mutuales que deberán establecer un fondo permanente de educación, cuya constitución e incremento será previsto en los estatutos.
Por su parte, los fondos de empleados podrán crear fondos de educación en virtud de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 19 del Decreto 1481 de 1989. Esto sin perjuicio de lo estipulado en el artículo 43 de la misma norma que dispone la obligatoriedad de adelantar programas y actividades relacionadas con la participación democrática y el desempeño idóneo en la gestión empresarial.
El fondo de educación se proveerá de recursos económicos a través de excedentes del ejercicio, con los resultados positivos de otras actividades que se realicen con el fin de conseguir recursos (bazares, caminatas, entre otras) y con donaciones. Una vez agotados estos recursos, los fondos también podrán alimentarse contra gastos del ejercicio por decisión de la asamblea general, de conformidad con las actividades a cubrirse.
Adicionalmente, las cooperativas que se encuentren asociadas a organismos de integración podrán proveer sus propios fondos de educación con los recursos provenientes de los fondos de educación de dichos organismos. Así mismo, la educación cooperativa a que están obligadas las organizaciones solidarias podrá adelantarse mediante la delegación o ejecución de programas conjuntos realizados por organismos cooperativos de segundo grado o por instituciones auxiliares del cooperativismo especializadas en educación cooperativa.
Las cooperativas que resulten como producto de la escisión impropia prevista en los artículos 44 y 45 de la Ley 454 de 1998 y los organismos de segundo y tercer grado, podrán destinar, parcial o totalmente, los recursos del fondo de educación de manera directa o a través del fondo de educación de sus entidades asociadas de la forma como lo disponga el estatuto o la asamblea.
Para el caso de las administradoras públicas cooperativas, los recursos provenientes del fondo de educación se utilizarán para el desarrollo de programas de promoción y fomento cooperativo dirigidos a las comunidades bajo la acción de las entidades asociadas o a las previstas en los objetivos de éstas como beneficiarias de sus actividades, de conformidad con la reglamentación que establezca la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Igualmente deberán adelantar programas y actividades de educación y capacitación para los representantes de las entidades asociadas que tengan como propósito la participación democrática en el funcionamiento de la empresa y el desempeño de cargos sociales en condiciones de idoneidad para la gestión empresarial correspondiente.
Para el caso de las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado se dará prioridad a la capacitación de los asociados en economía solidaria con énfasis en trabajo asociado.
Para garantizar que las organizaciones solidarias den cumplimiento a las previsiones contenidas en el Capítulo IX del Título I de la Ley 79 de 1988, éstas podrán efectuar erogaciones de educación en los términos allí señalados, mediante contabilización directa al gasto, una vez se agoten los recursos del fondo de educación provistos con los excedentes y las donaciones.
2.1.1.1. Pagos que pueden sufragarse con cargo al fondo de educación

Con cargo al fondo de educación, sólo se podrán sufragar los siguientes gastos:




  1. Cursos presenciales o a distancia, conferencias, mesas redondas, paneles, seminarios, talleres y demás eventos colectivos que tengan por objetivo predominante la formación o capacitación teórica y práctica de los asociados que asistan a dichos eventos.




  1. Elaboración o compra de folletos, cartillas, libros, boletines, carteleras y demás publicaciones impresas que tengan por objetivo la formación, información y capacitación de sus lectores.




  1. Elaboración o compra de medios audiovisuales, tales como cintas magnéticas de grabación, películas, discos, software, académico, cuyos contenidos tengan por objetivo la formación y capacitación de sus usuarios y la creación de páginas WEB destinadas a la capacitación sobre el tema de educación.




  1. Investigaciones efectuadas con medios técnicos y científicos y personal idóneo que permitan el desarrollo de los fines educativos estatutarios consagrados por la organización solidaria o que contribuyan a su actividad económica, siempre que se ajusten a los principios y filosofía del sector solidario.




  1. Adquisición de bienes muebles que tengan por objeto principal dotar a las organizaciones solidarias de los medios o instalaciones adecuadas para adelantar las actividades de educación. En este caso, el presupuesto debe diferenciar claramente las partidas que implican gasto de las que constituyen inversión, existiendo un sano equilibrio entre las mismas de acuerdo con las necesidades particulares de cada organización y el monto de los recursos destinados a la educación.




  1. Pagos con destino a la “educación formal”, en los términos previstos en los decretos 2880 de 2004 y 640 de 2005 y las normas que las adicionen o modifiquen, en cumplimiento de la legislación tributaria.




  1. También se pueden sufragar los gastos operativos de las actividades relacionadas con el literal a), así: gastos de viaje, hospedaje, conferencistas, refrigerios, materiales de apoyo consumibles, transportes terrestres y/o aéreos, alquiler de auditorios y su logística.

Todas las actividades del fondo de educación deben estar debidamente reglamentadas por el órgano de administración competente y sus erogaciones deben tener racionalidad frente a los eventos organizados.


2.1.2. Fondo de solidaridad
Es un fondo pasivo social de carácter agotable. En éste se colocan los excedentes con destino a atender los eventos de solidaridad previstos en el respectivo reglamento. Este fondo se basa en la ayuda mutua y en la solidaridad, para que las cooperativas ofrezcan atención oportuna a sus asociados en caso de calamidad o de hechos imprevistos que los afecten.
Por su parte, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales podrán crear fondos de solidaridad en virtud de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 19 del decreto 1481 de 1989 y el artículo 24 del decreto 1480 de 1989, respectivamente.
El fondo de solidaridad se proveerá de recursos económicos a través de excedentes del ejercicio, con los resultados positivos de otras actividades que se realicen con el fin de conseguir recursos (bazares, caminatas, entre otras) y con donaciones. Una vez agotados estos recursos, los fondos también podrán alimentarse contra gastos del ejercicio por decisión de la asamblea general, de conformidad con las actividades a cubrirse.
Adicionalmente, las cooperativas que se encuentren asociados a organismos de integración podrán proveer sus propios fondos de solidaridad con los recursos provenientes de los fondos de solidaridad de dichos organismos.
Las cooperativas que resulten como producto de la escisión impropia prevista en los artículos 44 y 45 de la Ley 454 de 1998 y los organismos de segundo y tercer grado, podrán destinar, parcial o totalmente, los recursos del fondo de solidaridad de manera directa o a través del fondo de solidaridad de sus entidades asociadas de la forma como lo disponga el estatuto o la asamblea.
En las administradoras públicas cooperativas, los recursos del fondo de solidaridad se aplicarán a eventos de calamidad en zonas de influencia que afecten a la comunidad en general, sin que de los mismos se beneficien personas de manera individual.

2.1.2.1. Pagos que pueden sufragarse con cargo al fondo de solidaridad.


A manera enunciativa, pueden señalarse las siguientes actividades para las cuales se justifica hacer uso de los recursos del fondo de solidaridad:

 


  1. Auxilio a los asociados de la cooperativa en caso de calamidad doméstica.

 

  1. Auxilio para servicios médicos, hospitalarios y quirúrgicos al asociado o sus familiares en el parentesco señalado en los estatutos o reglamentos de la organización solidaria.

 

  1. Adquisición de mausoleos, osarios o lotes en parques cementerios, destinados a facilitarlos a los asociados o trabajadores mediante diversas modalidades.

 

  1. Cancelación total o parcial de planes de protección de servicios médicos prepagados, servicios funerarios y de exequias o servicios médicos y hospitalarios, así como demás protecciones similares.




  1. Contribuciones y obras para lograr un desarrollo sostenible del medio ambiente y de la comunidad, de conformidad con las políticas generales aprobadas por el órgano competente de la organización solidaria.

 

  1. Donaciones esporádicas y ocasionales frente a calamidades de sus trabajadores o a hechos que generen catástrofes o perjuicios colectivos en el entorno de la organización solidaria.

Todas las actividades del fondo de solidaridad deben estar debidamente reglamentadas por el órgano de administración competente.

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