Cree y envíe publicaciones por correo electrónico utilizando Publisher Aplica a



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Cree y envíe publicaciones por correo electrónico utilizando Publisher

Aplica a: Microsoft® Office Publisher 2003

El correo electrónico puede ser una forma eficiente y rentable de mantenerse en contacto con los clientes. Si utiliza Microsoft Office Outlook 2003 o Outlook Express (versión 5.0 ó posterior) como su programa predeterminado de correo electrónico, usted puede enviar rápida y fácilmente una publicación por correo electrónico al trabajar en Publisher. Usted puede enviar una sola página de una publicación como el cuerpo de un mensaje por correo electrónico, o puede enviar toda una publicación, con varias páginas, como un archivo adjunto por correo electrónico.

Publisher le facilita diseñar y enviar correos electrónicos con una apariencia profesional. Usted puede empezar con una de las publicaciones para correo electrónico prediseñadas en Publisher, puede aprovechar sus contenidos existentes al enviar una sola página de una publicación como un mensaje por correo electrónico o puede diseñar una publicación para correo electrónico desde cero. Cada uno de los 45 Conjuntos de diseños maestros de Publisher cuenta con una variedad de tipos de publicación por correo electrónico, para que usted pueda crear y enviar correos electrónicos que sean consistentes en el diseño con el resto de las comunicaciones de negocios y materiales de marketing que creó utilizando Publisher.

Crear y enviar un correo electrónico con Publisher incluye tres pasos:



  1. Determine cómo desea usted que los destinatarios reciban su correo electrónico (como un mensaje de correo electrónico o como un archivo adjunto).

  2. Cree su publicación por correo electrónico.

  3. Active la vista previa y envíe su publicación por correo electrónico.

Antes de empezar, también deseará revisar estas sugerencias para lograr los mejores resultados con su publicación por correo electrónico.

Seleccione el método de entrega por correo electrónico que mejor funcione para su audiencia


Cuando esté trabajando en Publisher, tiene dos opciones para enviar una publicación como correo electrónico:

  • Puede enviar una sola página de una publicación como el cuerpo de un mensaje por correo electrónico

  • Puede enviar una publicación como un archivo adjunto

Al decidir la opción que quiere seleccionar, debe pensar en las metas que tiene para su publicación y las necesidades de su audiencia.

Enviar una sóla página Cuando usted envía una sóla página de una publicación como un mensaje de correo electrónico, los destinatarios pueden leer su mensaje como clientes de correo activados por HTML como Hotmail, AOL y Yahoo, así como la versión actual de Outlook y Outlook Express (versión 5.0 ó posterior). Los destinatarios no necesitan tener instalado Publisher para ver el mensaje, debido a que la página que usted envió aparecerá como el cuerpo del mensaje por correo electrónico. Enviar una publicación de una página por correo electrónico a un grupo de clientes o amigos, es una forma eficiente y económica de entregar su mensaje.



Enviar una publicación completa Cuando envía una publicación completa como un archivo adjunto de correo electrónico, el destinatario debe tener instalado Microsoft Publisher 2002 ó Microsoft Office Publisher 2003 para verlo. Cuando el destinatario abre el archivo adjunto, Publisher automáticamente se abre y muestra la publicación enviada. Si desea enviar una publicación con varias páginas en un correo electrónico, y usted sabe que los destinatarios de su publicación tienen Publisher, puede enviar por correo electrónico y compartir rápidamente su publicación sin salir de Publisher.

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Crear una publicación por correo electrónico


Existen tres formas en las que puede crear una publicación para enviarla como un mensaje de correo electrónico:

  1. Puede empezar con uno de los Asistentes de correo electrónico de Publisher

  2. Puede crear una publicación para correo electrónico desde cero

  3. Puede enviar una página de una publicación existente como su mensaje de correo electrónico

Empiece con uno de los Asistentes de Correo Electrónico de Publisher


Publisher 2003 incluye diseños nuevos para publicaciones que usted puede enviar como mensajes de correo electrónico. Utilizando estas publicaciones prediseñadas de correo electrónico, puede crear y enviar fácilmente una amplia variedad de publicaciones atractivas y de alto impacto por correo electrónico. Los tipos de publicación por correo electrónico incluyen boletines, cartas, avisos de eventos y listas de productos. Para cada uno de estos tipos de publicación por correo electrónico, puede elegir entre 45 diseños maestros para crear un correo electrónico que sea consistente con las demás comunicaciones comerciales y materiales de marketing que cree en Publisher. Entonces, puede personalizar su publicación por correo electrónico al reemplazar el texto y las gráficas predeterminadas con su propio contenido.


Cómo crear una publicación para correo electrónico utilizando un Asistente de Correo Electrónico


  1. En el menú Archivo, haga clic en Nuevo.

  2. En el panel de tareas Publicación Nueva, bajo Nuevo Diseño, haga clic en Sitios Web y Correo electrónico.

  3. Bajo Sitios Web y Correo Electrónico, haga clic en Correo Electrónico.

  4. Bajo Correo Electrónico, haga clic en el tipo de publicación que desea.

  5. En Vista Previa de la Galería a la derecha, haga clic en el diseño que desea.

  6. En el panel de tareas Diseño de Publicaciones, haga clic en Esquemas de Color y después seleccione los esquemas de color que desea.

  7. Haga clic en Esquemas de Fuentes, y después seleccione el esquema de fuente que desea.

Nota  Para evitar que el texto en su publicación se convierta en una imagen cuando envíe su correo electrónico, seleccione un esquema de fuente Web. Para la información sobre las fuentes Web y los esquemas de las fuentes Web, consulte la Ayuda de Publisher.

  1. En su publicación por correo electrónico, reemplace el texto y las fotografías en la publicación con su propio contenido.

Nota  Para mayores informes sobre cómo trabajar con texto y gráficas, consulte la Ayuda de Publisher.

  1. Guarde la publicación de correo electrónico.

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Cree una publicación por correo electrónico desde cero


Si desea diseñar su publicación para correo electrónico desde cero, puede iniciar con una publicación nueva en blanco, y después establecer inmediatamente el ancho correcto (un máximo de 5.8 pulgadas) y los márgenes de página para un mensaje por correo electrónico. Haga esto antes de agregar texto y gráficas a su publicación para evitar así tener que ajustar el ancho de la página y el diseño posteriormente.

Para crear una publicación por correo electrónico desde cero


  1. En el menú Archivo, haga clic en Nuevo.

  2. En el panel de tareas Publicación Nueva, bajo Nueva, haga clic en Publicación Impresa en Blanco.

  3. En el menú Archivo, haga clic en Configurar Página.

  4. Haga clic en la pestaña Diseño.

  5. Bajo Tipo de Publicación, haga clic en Personalizar.

  6. Bajo Tamaño de Página, en el cuadro Ancho, escriba 5.8".

  7. Haga clic en Aceptar.

  8. En el menú Arreglar, haga clic en Guías de Diseño, y después haga clic en la pestaña Guías del Margen.

  9. Bajo Guías del Margen, cambie las mediciones de Izquierda, Derecha, Superior e Inferior a 0".

  10. Haga clic en Aceptar.

  11. En su publicación, agregue texto, fotografías y cualquier otro objeto que desee.

Nota  Para mayor información sobre cómo trabajar con texto y gráficas, consulte la Ayuda de Publisher.

  1. Guarde la publicación de correo electrónico.

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Envíe una página de una publicación existente como correo electrónico


Si ya creó publicaciones de impresión específicas para mantenerse en contacto con sus clientes, puede fácilmente ampliar el alcance de sus comunicaciones al enviar una página desde una de estas publicaciones como un mensaje de correo electrónico. Por ejemplo, si creó un boletín para clientes, envíe la primera página de este boletín—con todas sus historias principales—como un mensaje de correo electrónico.

Usted siempre puede enviar una página de una publicación existente como un mensaje por correo electrónico sin hacer modificaciones a la publicación. Sin embargo, para mejores resultados, tal vez desee modificar el ancho y los márgenes de cualquier publicación impresa que planee enviar como un mensaje por correo electrónico y así asegurar que el mensaje aparecerá de manera atractiva a los destinatarios del correo electrónico. La mayoría de las publicaciones impresas no están dimensionadas para entregarse por correo electrónico. Publisher no ajusta automáticamente el ancho de las publicaciones impresas para un correo electrónico. Si planea enviar una página de una publicación existente por correo electrónico, y esa publicación fue configurada originalmente para impresión, tal vez desee ajustar manualmente el ancho de la publicación ,de tal manera que los destinatarios no necesiten desplazarse horizontalmente para ver todo el ancho del mensaje.

Su publicación impresa también puede utilizar fuentes que no sean del Web, que se puedan convertir en una imagen cuando envíe su correo electrónico. Si desea asegurar que ninguna parte del texto en su publicación se convierta a una imagen, tal vez desee cambiar el texto a un esquema de fuente Web o a fuentes Web. Para información sobre las fuentes Web y los esquemas de las fuentes Web, consulte la Ayuda de Publisher.

Para ajustar una publicación impresa existente y así enviar una página como un mensaje por correo electrónico


  1. Abra la publicación que contenga la página que desea enviar como un mensaje por correo electrónico.

  2. Si desea mantener la versión original de su publicación impresa en su formato original, guarde una copia nueva de la publicación para uso por correo electrónico haciendo clic en Guardar como en el menú Archivo.

  3. En la publicación que desea ajustar para correo electrónico, haga clic en Configurar Página en el menú Archivo.

  4. Haga clic en la pestaña Diseño.

  5. Bajo Tipo de Publicación, haga clic en Personalizar.

  6. Bajo Tamaño de Página, en el cuadro Ancho, escriba 5.8".

  7. Haga clic en Aceptar.

  8. En el menú Arreglar, haga clic en Guías de Diseño, y después haga clic en la pestaña Guías del Margen.

  9. Bajo Guías del Margen, cambie las mediciones de Izquierda, Derecha, Superior e Inferior a 0".

  10. Haga clic en Aceptar.

  11. En su publicación, mueva o redimensione el texto, las fotografías o cualquier otro objeto que sea necesario para el nuevo ancho y márgenes de la página.

  12. Si su publicación utiliza un esquema de fuente que no sea del Web, haga clic en Esquemas de Fuente en el menú Formato y luego seleccione un esquema de fuente Web bajo Aplicar un esquema de fuente.

  13. Si ha aplicado fuentes individuales que no sean del Web para el texto en su publicación, seleccione el texto que desea cambiar, haga clic en Fuente en el menú Formato, y después haga clic en la fuente Web que desea utilizar.

  14. Guarde su publicación para correo electrónico.

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Ver previamente y enviar su publicación como un correo electrónico


Después de que ha terminado su publicación, ya está listo para ver previamente y enviar su publicación. Si opta por enviar una sola página como correo electrónico, puede utilizar la función Vista Previa de Correo Electrónico en Publisher. Cuando vea previamente su correo electrónico dentro de Publisher, la página que está enviando como correo electrónico aparecerá en su explorador actual del Web, de tal manera que podrá ver la forma en que aparecerá cuando la vean los destinatarios del correo electrónico.

Si envía su publicación como un archivo adjunto de correo electrónico, no necesita ver previamente su apariencia en un explorador, debido a que los destinatarios de correo electrónico abrirán y verán la publicación en Publisher.


Para ver previamente una página antes de enviarla como un mensaje de correo electrónico


  • En el menú Archivo, apunte hacia Enviar el Correo Electrónico, y después haga clic en Vista Previa del Correo Electrónico.

Aparece el mensaje actual en su explorador como aparecerá cuando se envíe como un mensaje por correo electrónico.

Notas

  • Para enviar una sola página como un mensaje por correo electrónico o para verlo previamente antes de enviarlo, debe tener Microsoft Office Outlook 2003 ó Microsoft Outlook Express (versión 5.0 ó posterior) instalado en su PC.

  • Después de utilizar Vista Previa del Correo Electrónico, debe enviarse a sí mismo la página como un mensaje de correo electrónico para ver si existe algún cambio final que desee hacer antes de enviarlo a sus destinatarios. Cuando envíe la página a su propia cuenta de correo electrónico, podrá ver el tamaño del archivo (en caso de que el tamaño del archivo sea un problema para usted o sus destinatarios).

  • La apariencia de su mensaje de correo electrónico puede diferir ligeramente en el programa de correo electrónico de un destinatario a otro. Si necesita saber exactamente cómo aparecerá su mensaje cuando lo reciba en un programa de correo electrónico en particular, programe una prueba con alguien que utilice ese programa. Si están cerca, envíeles la página y después véala usted en su programa de correo electrónico. O pídales su retroalimentación antes de enviar su mensaje para una distribución más amplia.

Para enviar una sola página como un mensaje de correo electrónico


Cuando envía una sola página como un mensaje de correo electrónico, el destinatario del mensaje no necesita tener instalado Publisher para ver el mensaje. La página que envió aparecerá como el cuerpo del mensaje de correo electrónico.

  1. En el menú Archivo, apunte hacia Enviar por Correo Electrónico, y haga clic en Enviar esta Página como Mensaje.

  2. En el encabezado del mensaje, en los campos Para y Cc, escriba o seleccione las direcciones electrónicas de los destinatarios.

  3. En el campo Asunto, agregue un título para el mensaje de correo electrónico.

  4. En la barra de herramientas que está encima del encabezado del mensaje, elija cualquier otra opción que desee.

  5. Haga clic en Enviar.

Nota  El mensaje de correo electrónico puede aparecer ligeramente diferente, dependiendo del tipo de programa de correo electrónico que esté utilizando el destinatario.

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Para enviar una publicación completa como un archivo adjunto por correo electrónico


Cuando envíe una publicación en Publisher como un archivo adjunto de correo electrónico, el destinatario debe tener Microsoft Publisher 2002 ó posterior instalado para ver la publicación.

  1. En el menú Archivo, apunte hacia Enviar por Correo Electrónico, y haga clic en Enviar la Publicación como un Archivo Adjunto.

  2. En el encabezado del mensaje, en los campos Para y Cc, escriba o seleccione las direcciones electrónicas de los destinatarios.

  3. En el campo Asunto, agregue un título para el mensaje de correo electrónico.

  4. En la barra de herramientas que está encima del encabezado del mensaje, elija cualquier otra opción que desee.

  5. Haga clic en Enviar.

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Sugerencias para lograr los mejores resultados con su publicación por correo electrónico.


En algunas ocasiones puede encontrar los resultados de formateo inesperados al enviar una página de una publicación como un mensaje de correo electrónico. Algunos de estos problemas tienen soluciones o alternativas fáciles, mientras que otros involucran una pérdida inevitable de formateo. Existen medidas que puede tomar al agregar y manipular texto y gráficas en su publicación para evitar los problemas de formateo. Las siguientes sugerencias le ayudarán a crear mensajes por correo electrónico con una excelente apariencia al tiempo que mantiene el tamaño mínimo del archivo de su mensaje por correo electrónico.

Si observa este problema

Intente esta solución


El texto se convierte en una imagen

En ciertas situaciones, el texto en una publicación se convertirá en una o más imágenes JPEG cuando haga la previsualización de la publicación y la envíe en un correo electrónico. Esto puede cambiar la apariencia del texto, aumentar el tamaño del archivo y el tiempo de descarga de su mensaje por correo electrónico y evitar que los destinatarios puedan copiar el texto del mensaje y colocarlo en otro programa o mensaje.

Para asegurar que su texto será exportado como tal en lugar de una imagen:


  • Utilice sólo las fuentes que están optimizadas para mostrarlas en el Web (para obtener una lista de las fuentes Web, consulte la Ayuda de Publisher)

  • No utilice llenar de color en los cuadros de texto o tablas (utilice blanco o sin relleno)

  • No utilice bordes de línea en los cuadros de texto o tablas

  • No rote los cuadros de texto o tablas

  • No permita que los cuadros de texto o tablas se sobrepongan o toquen

  • No inserte los objetos en línea en los cuadros de texto o tablas

  • No permita que los cuadros de texto se amplíen más allá de la página en el área del borrador

  • No cree columnas dentro de los cuadros de texto (utilice más bien tablas o cuadros de texto múltiple)

  • No utilice diagonales de celda en las tablas

  • No utilice relleno del fondo o gráficos para la página

Si tiene una cadena de cuadros de texto conectada y cualquiera de los cuadros de texto en esa cadena no se adhiere a los lineamientos anteriores, toda la cadena se exportará como una imagen JPEG (o varias imágenes).

Notas

  • Si tiene los controles de formulario en la página en la que va a enviar el correo electrónico, estos se convertirán en una imagen, y los destinatarios no podrán utilizarlas como controles de formularios en el mensaje de correo electrónico que reciben.

  • Si sus colores de texto y fondo son similares, el texto (que se convertirá en una imagen) quedará borroso cuando vea previamente su publicación o se envíe por correo electrónico. Para mejores resultados, siempre utilice colores de alto contraste.

Aparecen brechas en el mensaje por correo electrónico

Si cualquiera de sus destinatarios por correo electrónico utiliza AOL (especialmente las versiones más antiguas), las versiones más antiguas de otros programas de correo electrónico, o ven el correo electrónico basado en el Web a través de programas o exploradores anteriores, tal vez verán pequeñas brechas blancas verticales u horizontales en el cuerpo del mensaje de correo electrónico. Dependiendo de la colocación del texto y las gráficas, estas brechas pueden ampliarse cada vez que se responda o se envíe. Los mensajes de correo electrónico sin brechas también pueden desarrollar brechas si el mensaje se responde o se envía. Si desea evitar este problema y no le preocupa el tamaño del archivo de su mensaje, puede elegir enviar toda la página como una sóla imagen JPEG, que evitará la apariencia de brechas en el mensaje de correo electrónico.

Para enviar una página completa como una imagen JPEG:


  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y después haga clic en la pestaña Web.

  2. Bajo Opciones de correo electrónico, seleccione el cuadro Enviar toda la página de publicación como una sola imagen JPEG.

  3. En el menú Archivo, apunte hacia Enviar por Correo Electrónico, y haga clic en Enviar esta Página como Mensaje.

  4. Haga clic en Aceptar.

  5. En el encabezado del mensaje, en los campos Para y Cc, escriba o seleccione las direcciones electrónicas de los destinatarios.

  6. En el campo Asunto, agregue un título para el mensaje de correo electrónico.

  7. En la barra de herramientas que está encima del encabezado del mensaje, elija cualquier otra opción que desee.

  8. Haga clic en Enviar.

Los objetos cambian de posición

Dependiendo de la forma en que se coloque su texto o tabla en la página, los objetos cercanos pueden cambiar ligeramente su posición. Normalmente puede arreglar este problema al hacer una de las siguientes opciones, o ambas:

  • Amplíe el borde inferior del cuadro de texto, de tal manera que se aleje de la parte inferior de la última línea del texto, en el cuadro de texto

  • Mueva lo más lejos posible los objetos que están cercanos al cuadro de texto

Si esto no soluciona el problema, puede elegir enviar toda la página como una imagen JPEG, si para usted o sus destinatarios no es importante que el archivo sea más grande o que la descarga tome más tiempo. Esto evitará que los objetos cambien.

El flujo del texto y los cortes de línea cambian

Algunas veces, Microsoft Internet Explorer y Netscape Navigator tratan el flujo de texto y la colocación de los cortes de línea de manera diferente que Publisher. Por ejemplo, si tiene tres líneas de texto en un cuadro de texto, cuando utiliza la vista previa o envía la página como un mensaje de correo electrónico, el texto puede aparecer como dos o cuatro líneas de texto en lugar de tres. Si el texto se amplía hacia abajo cuando se ve previamente o envía la página, y existen objetos adyacentes o debajo del cuadro de texto, la parte del objeto directamente debajo del cuadro de texto puede bajarse, resultando en brechas inesperadas en el objeto. De ser posible, es mejor ver previamente su mensaje en el explorador que espera que utilicen sus destinatarios. Luego, si ve que la expansión del texto está causando problemas, puede hacer más grande el cuadro de texto y alejar lo más posible los objetos cercanos del texto antes de enviar la página de correo electrónico a una audiencia mayor.

Mensajes de error al enviar una página como un mensaje de correo electrónico

Si instaló Publisher de manera individual (no como parte del paquete Office de aplicaciones) y no activó Outlook antes de intentar enviar una página como un mensaje de correo electrónico, aparecerá el cuadro de diálogo Activación de Outlook cuando haga clic en Enviar esta Página como Mensaje. Después de que active Outlook, Publisher mostrará un mensaje de error comunicando que existe un problema con su conexión y el sobre (encabezado del mensaje) no está abierto. Haga clic en Aceptar y luego elija Enviar esta Página como Mensaje nuevamente. El encabezado del mensaje aparecerá ahora como se espera.

No aparecen los comandos Enviar esta Página como Mensaje y Vista Previa del Correo Electrónico, y no existe el botón Enviar esta Página como Mensaje en la barra de herramientas Estándar

Usted necesita instalar Outlook 2003 ó Outlook Express (versión 5.0 ó posterior) como el programa de correo electrónico predeterminado para que estén disponibles estas funciones.

Para instalar Outlook 2003 como su programa predeterminado de correo electrónico


  1. Inicie Outlook

  2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y después haga clic en Otros.

  3. Bajo General, seleccione el cuadro Hacer a Outlook el programa predeterminado para correo Electrónico, Contactos y Calendario.

Para instalar Outlook Express como su programa de correo electrónico predeterminado


  1. Inicie Microsoft Outlook Express.

  2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, y después haga clic en la pestaña General.

  3. Bajo Programa Predeterminado de Mensajes, junto a, Esta aplicación NO es el Administrador predeterminado de correo, haga clic en Hacerlo predeterminado.

Pérdida de hipervínculos en los objetos en línea

En ciertas situaciones, un hipervínculo será convertido en un mensaje cuando vea previamente o envíe una página como un mensaje de correo electrónico. Cuando suceda esto, el destinatario no podrá utilizar el hipervínculo en su mensaje. Los siguientes tipos de hipervínculos no funcionarán cuando vea previamente o envíe una página:

  • Un hipervínculo en una tabla que es un objeto en línea (objeto en línea: Una fotografía u otro objeto colocado dentro de una línea de texto, que retiene su lugar junto al texto adyacente cuando se agrega o borra texto. Un objeto en línea puede moverse tanto horizontal como verticalmente con texto adyacente, o tan sólo verticalmente).

  • Un hipervínculo en un objeto en línea que está dentro de otro objeto en línea.

Para retener cualquier tipo de hipervínculo, de tal manera que sus destinatarios de correo electrónico lo puedan utilizar, mueva la tabla u objeto que contenga el hipervínculo lejos del cuadro de texto, de manera que la tabla u objeto ya no sea un objeto en línea.

El texto cambia el color al enviar una página en correo electrónico

Cuando el texto en color se convierte en una imagen, el color del texto puede oscurecerse un poco. Trate de cambiar el texto o el cuadro de texto, de manera que el texto se envíe como texto y no como imagen. Por ejemplo, si aplicó un borde de línea al cuadro de texto, elimínelo. Luego dibuje líneas alrededor del cuadro de texto utilizando la herramienta AutoForma para simular el borde de una línea.

No aparece el formateo o efectos especiales

Los siguientes tipos de formateo se pierden cuando envía una página por correo electrónico, así que tal vez desee modificar el diseño de su publicación para evitarlos:

  • Fotografías GIF animadas Las GIFs animadas pierden su animación y se vuelven imágenes estáticas.

  • Márgenes alrededor de un texto  Los márgenes que haya establecido en los cuadros de texto se cambiarán a cero.

  • Seguimiento y escalamiento  Cualquier espacio de carácter especial se restaura a normal.

  • Efectos en ciertas fuentes Cualquier texto que se formateé como Delinear, Sombreado, Relieve, o Grabado se restaurará a normal.

  • Estilos subrayados  Cualquier estilo subrayado se convertirá a subrayados únicos.

  • Espacios de línea antes o después de los párrafos  Cualquier espacio preciso que haya establecido para reglas horizontales se perderá. Cuando envíe una página por correo electrónico, se optimizan los espacios predeterminados para reglas horizontales.

  • Estilo de línea para reglas horizontales  Cualquier estilo de regla horizontal se convertirá en línea única.


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