Foundations of finances atlantic international university honolulu, haw



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3.7 Recolección de información contable
La recolección de la información contable es una actividad esencial en la información económica de las organizaciones empresariales. Toda información contable recolectada debe ser debidamente documentada, o justificada. Omeñaca (2008 p. 43) asevera que: "Todo hecho susceptible de incidir en el patrimonio, de modificarlo cualitativamente o cuantitativamente, debe ser contabilizado y, por lo tanto, debe tener su correspondiente justificante." El departamento de contabilidad está obligado a sustentar documentadamente cada transacción o información que procesa. La recolección de toda información contable debe ser sustentada en: facturas, recibos evidencias de transferencia de fondos, cheques, etc.

La generación de información contable de responsabilidad absoluta del área de finanzas. Ésta, la información contable, es la herramienta número uno de las tomas de decisiones de la gerencia financiera, por lo tanto el nivel de confiabilidad de la misma debe ser alto. Primariamente la información contable es recolectada por diferentes diarios o módulo como se describe a continuación:


El diario de ventas lleva un registro cronológico de todas las facturas mediante las cuales se han realizado las ventas tanto de contado como a crédito en cada periodo contable. Este diario genera cargos (débitos) a las cuentas de efectivo, caja o cuentas por cobrar abonando (acreditando) sus sumas a las cuentas ingresos (ventas). De este diario se obtiene la información del volumen de ingresos por concepto de ventas en cada periodo contable. En los sistemas de contabilidad computarizados esta actividad se lleva a cabo automáticamente mediante un módulo de facturación. Esto es un diario cronológico de de facturación.
El diario de compras recolecta información útil para todo lo relacionado con lo que son los costos de las mercancías vendidas, pues mediante este diario se lleva un cronológico de las facturas de compras de mercancía de contado o a crédito. Este diario resume las compras realizadas, información necesaria para generar un cargo (débito) a la cuenta de inventarios de la cual se abonarán (acreditarán) las mercancías vendidas. En los sistemas de contabilidad computarizados esta actividad es llevada a cabo mediante lo que se denomina módulo de mercancía recibida. Esto es un diario cronológico de de compras.
El diario de cobros es también llamado diario de caja o de recibos. Mediante este diario se recolecta toda la información relacionada con la entrada de dinero en cada periodo contable. En los sistemas de contabilidad computarizados esta actividad es realizada por medio de un módulo de recibos. Mediante este módulo se originan los cargos o débitos a las cuentas de efectivo en caja y banco acreditando las cuentas de ingresos, cuentas por cobrar u otros. Esto es un diario cronológico de recibos.
El diario de pagos recolecta toda la información de salida de dinero de la empresa, ya sea mediante cheque, transferencias electrónicas o efectivo. Todos los pagos son registrados mediante este cronológico de pagos cuyo resumen total se acredita o abona a las cuentas de efectivo en caja y bancos.
El diario general recolecta información que los otros diarios no pueden registrar porque no tienen una clasificación específica. Dentro de las informaciones que recolecta el diario general está el cargo del gasto de depreciación que se genera cada por concepto de uso y del tiempo de activos y equipos que son utilizados en las operaciones de la empresa, los ajustes de diversas cuentas por diferentes razones.

3.8 Registro de la información contable
El registro de la información contable ocupa un lugar importante en la obtención de la información económica de las actividades de explotación empresarial. Nicolás (2009 p. 16) hablando de la importancia de la materialización de la utilidad de la información contable resalta la importancia de la misma diciendo que "según una investigación llevada a cabo por un equipo encabezado por H. Simón, los tres aspectos o funciones de la información contable especialmente útiles a los agentes interesados son:

-El registro de datos

-Dirigir la atención

-Solucionar (tomar decisiones)


Mediante el registro de datos, se obtiene información económica de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos por la empresa. Tener registrados los datos de la actividad realizada y conocer los resultados conocidos permite responder a la pregunta

¿la empresa va bien? La fiabilidad e integridad de la información es esencial en este caso."

Dada la importancia que tiene el registro de la información contable ésta debe cumplir con ciertos niveles de confiabilidad y para tales fines la auditoría viene a jugar un papel importante. La contabilidad y la auditoría cumplen funciones fundamentales de complementación. Nicolás (2009 p 12) dice que: "la contabilidad y la auditoría cumplen dos funciones básicas y al mismo tiempo complementarias: mientras la primera va a realizar la medida y el registro de la información económica, la segunda se va a encargar de verificar la fiabilidad de los datos anteriores." Por esta razón, muchas veces, los usuarios de la información contable prefieren recibir dicha información certificado por auditores independientes.


3.9 Resumen de la información contable

Las finanzas y la contabilidad van de la mano. Asegura Block (2008) que el lenguaje de las finanzas fluye de una manera lógica a partir de la contabilidad. Todo estudiante de finanzas debe prepararse en todo lo relacionado con la contabilidad. Muchos estudiantes tienen problemas con las fianzas por haberse detenido lo suficiente en los fundamentos contables respecto de conceptos tales como: utilidades retenidas, capital contable, capital de los accionistas, depreciación y costos.



El estado de resultados resume los ingresos y gastos de las operaciones para medir la rentabilidad de la organización. El balance general resume los activos y la forma cómo éstos son financiados por los propietarios los acreedores. El estado de flujo de efectivo expresa los cambios habidos en la suma de efectivo de la empresa. Estos tres estados son la mejor expresión del resumen de la información contable.
3.9.1 La hoja de trabajo

Las hojas electrónicas de Excel funcionan excelentemente bien como base de datos para cualquier hoja de trabajo contable. Una característica de la hoja de trabajo es que es para uso interno solamente y no es para ser entregada a personas externas o ajenas a la empresa. La hoja de trabajo lleva un encabezado que indica el nombre la de la empresa, el título del documento (Hoja de trabajo contable y el periodo cubierto. Para resumir la información de la contabilidad los contadores suelen utilizar una hoja de trabajo como la que ilustra en la tabla 1 de la página siguiente. Horngren (2010) dice que la hoja de trabajo es un documento con varias columnas que se sirve para resumir los datos de los estados financieros y afirma que la misma no es un libro de diario, de mayor

ni un estado financiero. Es simplemente un instrumento que de resumen que ayuda a identificar las cuentas que requieren un ajuste.

Tabla 1: La hoja de trabajo

Empresas Molina & Asociados

Hoja de Trabajo Contable al 31 de diciembre del 2011



 

 




 

 

 

 

 




 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Balanza comprobación

Estado de resultados

Balance general




CUENTAS

DEBE

HABER

DEBE

HABER

DEBE

HABER




Efectivo

250.000

 

 

 

250.000

 




Valores negociables

370.000

 

 

 

370.000

 




Cuentas por cobrar

340.000

 

 

 

340.000

 




Provisión para cuentas incobrables

 

60.000

 

 

 

60.000




 

 

 

 

 

 

 




Inventario

300.000

 

 

 

300.000

 




Gastos pagados por anticipado

125.000

 

 

 

125.000

 




Otros activos:

 

 

 

 

 

 




Inversiones

980.000

 

 

 

980.000

 




Activos fijos:

 

 

 

 

 

 




Terreno

2.690.000

 

 

 

2.690.000

 




Equipos

2.400.000

 

 

 

2.400.000

 




Depreciación acumulada equipos

 

360.000

 

 

 

360.000




 

 

 

 

 

 

 




Pasivos y capital contable

 

 

 

 

 

 




Pasivos circulantes:

 

 

 

 

 

 




Cuentas por pagar

 

160.000

 

 

 

160.000




Documentos por pagar

 

200.000

 

 

 

200.000




Gastos acumulados por pagar

 

100.000

 

 

 

100.000




Pasivo a largo plazo:

 

 

 

 

 

 




Bonos por pagar en el 2016

 

500.000

 

 

 

500.000




Capital contable de los accionistas:

 

 

 

 

 

 




Capital en acciones preferentes

 

500.000

 

 

 

500.000




Capital en acciones comunes

 

3.040.000

 

 

 

3.040.000




Capital pagado en exceso

 

191.000

 

 

 

191.000




Utilidades retenidas

 

2.344.000

 

 

 

2.344.000




Ventas

 

60.000.000

 

60.000.000

 

 




Costos de ventas

45.000.000

 

45.000.000

 

 

 




Gastos de ventas y administración

8.000.000

 

8.000.000

 

 

 




Gasto de depreciación

200.000

 

200.000

 

 

 




Gastos de intereses

180.000

 

180.000

 

 

 




Impuestos 30%

1.986.000

 

1.986.000

 

 

 




Dividendos disponibles accionistas comunes

3.134.000

 

 

 

3.134.000

 




Dividendos sobre acciones preferentes

1.500.000

 

 

 

1.500.000

 




Subtotales……………………………

 

 

55.366.000

60.000.000

 

 




Utilidad neta…………………………

 

 

4.634.000

 

 

4.634.000




Totales……………………………………

67.455.000

67.455.000

60.000.000

60.000.000

12.089.000

12.089.000










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