Guía de implementación y administración del Agente de aceptación automática



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Requisitos de software


Para realizar los procedimientos descritos en esta guía se requiere el software siguiente:

  • Service Pack (SP) 4 o posterior de Microsoft Windows® 2000 Server, o Windows Server 2003™

  • Exchange Server 2003

  • Microsoft .NET Framework 1.1

Capítulo 1

Descripción del Agente de aceptación automática


El Agente de aceptación automática es un receptor asincrónico de sucesos de almacén que ofrece procesamiento automático del servidor de las convocatorias de reunión que se envían a buzones de recursos. El Agente de aceptación automática se activa con el evento OnSave cuando se entrega un mensaje de correo electrónico en la Bandeja de entrada de un buzón de recursos registrado. Las convocatorias de reunión, las actualizaciones y las cancelaciones se procesan por orden de llegada. Si el mensaje de correo electrónico no es un elemento de calendario, el Agente de aceptación automática puede eliminarlo, según el valor del parámetro DeleteNonCalendarItems, para mantener la Bandeja de entrada limpia de mensajes de correo electrónico leídos. Si la convocatoria es una cancelación, se quitará la reunión del calendario.

Procesamiento del Agente de aceptación automática


Cuando se entrega una convocatoria de reunión en una carpeta Bandeja de entrada del almacén de Exchange, se activa un evento OnSave. Si el Agente de aceptación automática se ha registrado para dicho buzón, la activación del evento OnSave desencadena el agente (un receptor de sucesos ExOLEDB). La figura 1.1 muestra el flujo básico de proceso, que empieza cuando se entrega un mensaje de correo electrónico a una Bandeja de entrada.

Figura 1.1   Flujo de proceso del Agente de aceptación automática


Programación y actualización


Cuando el Agente de aceptación automática procesa convocatorias de reunión, comprueba la disponibilidad del calendario del recurso (no los datos de disponibilidad publicados del recurso) y envía un mensaje de aceptación o rechazo al organizador de la reunión. El agente sólo evalúa las reuniones que tienen lugar dentro de una ventana de reserva especificada para ver si hay conflictos. El agente no pone en el calendario del recurso ninguna reunión que tenga lugar fuera de la ventana de reserva. Después de procesar la convocatoria, el Agente de aceptación automática guarda una copia de la respuesta en la carpeta Elementos enviados y mueve la convocatoria original desde la Bandeja de entrada a la carpeta Elementos eliminados. La figura 1.2 ilustra la lógica que sigue el Agente de aceptación automática cuando procesa una solicitud de calendario.

Figura 1.2   Flujo de proceso de las solicitudes de calendario


El Agente de aceptación automática utiliza la siguiente lógica para programar convocatorias de reunión únicas y periódicas.

Convocatorias de reuniones únicas


El Agente de aceptación automática acepta o rechaza las convocatorias de reunión nuevas o actualizadas para reuniones únicas según los criterios siguientes:

  • Si todo el tiempo que hay entre las horas de inicio y de fin de la convocatoria de reunión está marcado como libre en el calendario del recurso, se acepta la convocatoria.

  • Si cualquier fragmento del tiempo que hay entre las horas de inicio y de fin de la convocatoria de reunión está marcado como ocupado o provisional en el calendario del recurso, se rechaza la convocatoria.

  • Si se solicita la actualización de una reunión que se solapa con el tiempo de la reunión original, el Agente de aceptación automática no considerará el tiempo de la reunión original como ocupado y permitirá que se procese la actualización. Por ejemplo, si programa una reunión de 3:00 p.m. a 4:00 p.m. el viernes y envía después una actualización para cambiar la programación de esta reunión de 3:30 p.m. a 4:00 p.m. el viernes, el Agente de aceptación automática aceptará la actualización incluso aunque el recurso aparezca como ocupado.

Convocatorias de reuniones periódicas


El Agente de aceptación automática amplía, acepta y rechaza las convocatorias de reuniones periódicas de acuerdo con los siguientes parámetros:

  • Si una convocatoria de reunión periódica no contiene ninguna fecha final o contiene una fecha final que queda fuera de la ventana de reserva especificada, el Agente de aceptación automática rechazará la convocatoria de manera predeterminada. Si establece el parámetro EnforceRecurringMeetingEndDate como False, el Agente de aceptación automática expandirá y programará instancias de reuniones hasta el número máximo de meses permitido en el parámetro BookingWindowInMonths. Sin embargo, como la periodicidad se truncará al límite establecido por BookingWindowInMonths, la fecha final del calendario del organizador puede ser distinta de la fecha final del calendario del buzón de recursos.

  • El parámetro RecurringMeetingConflictPercentageAllowed establece un umbral para la cantidad de reprogramación que necesita el organizador cuando se rechazan instancias individuales por la existencia de un conflicto. No permite la doble reserva.

  • El parámetro RecurringMeetingMaximumConflictInstances establece un umbral para el número de conflictos permitido para una reunión periódica antes de que el agente rechace la convocatoria. Este parámetro funciona junto con el parámetro RecurringMeetingConflictPercentageAllowed, siendo el menor de los dos umbrales el que determina si se acepta o se rechaza la convocatoria de reunión. Por ejemplo, si establece el parámetro RecurringMeetingConflictPercentage como el 25% y el parámetro RecurringMeetingMaximumConflictInstances como 2, y después envía una convocatoria de reunión con cuatro instancias de una reunión, un máximo de una instancia podría estar en conflicto con la convocatoria de reunión para que ésta fuera aceptada. En este caso, el umbral del 25% para cuatro instancias sólo permite un conflicto, incluso aunque haya establecido como 2 el número máximo de conflictos permitidos.

El valor predeterminado de los parámetros RecurringMeetingConflictPercentageAllowed y RecurringMeetingMaximumConflictInstances es cero. Para permitir conflictos debe cambiar estos dos parámetros.

Nota   Si una instancia de una reunión periódica se elimina o se rechaza desde el buzón de recursos, y el organizador envía después una actualización para esta instancia, la instancia actualizada puede aceptarse si el intervalo de tiempo del calendario está libre. Sin embargo, la instancia no se eliminará si el organizador cancela la serie más tarde.

Para obtener más información acerca de los parámetros de reuniones periódicas, consulte "Configuración del Agente de aceptación automática", más adelante en esta guía.

Cancelaciones


Cuando se envía un mensaje de cancelación al buzón de recursos, el Agente de aceptación automática quita la reunión del calendario del recurso para asegurarse de que ese tiempo aparece como libre y puede reservarse para otras reuniones.

Reenviar convocatorias de reunión


Los elementos de calendario de los buzones de recursos que el agente ha aceptado no se pueden reenviar como iCAL desde Microsoft Office Outlook®. Sin embargo, si se utiliza Reenviar en Outlook para reenviar una reunión, funcionará de la manera esperada.

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