Guía de implementación y administración del Agente de aceptación automática



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Capítulo 6

Administración de buzones de recursos


Este capítulo contiene recomendaciones para supervisar los buzones de recursos y administrar la retención de correo.

Supervisión desde un cliente


Puede supervisar los buzones de recursos mediante un cliente de correo como Microsoft® Office Outlook® 2003 si agrega perfiles a cuentas de correo electrónico de cliente existentes o si agrega delegados a los buzones de recursos. Al supervisar los buzones de recursos desde un cliente puede detectar y tratar el correo que el agente no haya procesado. Debe evitar ver las convocatorias sin procesar con el panel de vista previa en Outlook 2003 o abrir una convocatoria de reunión hasta que el agente haya terminado de procesarla. Estas acciones ponen la reunión en el calendario del buzón de recursos de manera provisional y requieren un procesamiento adicional por parte del agente.

Administración de convocatorias de reunión


Para asegurarse de que las reuniones se procesan correctamente, puede supervisar los buzones de recursos desde un cliente de correo electrónico como Outlook 2003. Puede agregar varios buzones de recursos a una cuenta de correo electrónico existente para ver los buzones de manera eficiente sin necesidad de crear otros perfiles adicionales.

Para agregar un buzón secundario a un perfil de correo electrónico de Outlook 2003



  1. Abra el buzón principal con Outlook 2003.

  2. En el menú Herramientas, haga clic en Cuentas de correo electrónico.

  3. Seleccione Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes.

  4. Haga clic para seleccionar el nombre de la cuenta que desea cambiar y, después, haga clic en Cambiar.

  5. En el cuadro de diálogo Configuración de Exchange Server, haga clic en Más configuraciones.

  6. En la ficha Opciones avanzadas, haga clic en Agregar.

  7. Escriba el nombre del buzón que desea agregar y haga clic en Aceptar.

Para obtener más información acerca de cómo agregar buzones a cuentas de correo electrónico, vea la Ayuda de Outlook 2003.

Si los usuarios ven un recurso como ocupado, pero el recurso se muestra como libre cuando el administrador de recursos examina el calendario directamente en Outlook, puede que la información sobre si el recurso está libre u ocupado no se haya publicado o que haya algún problema con la reunión. El administrador de recursos puede comprobar si existe algún problema con la reunión examinando el calendario en Outlook Web Access. Si el calendario aparece como ocupado en Outlook Web Access pero no en Outlook, y los usuarios están recibiendo mensajes de rechazo para el recurso, se debe restablecer la reunión. El administrador de recursos debe pedir al organizador de la reunión que la cancele y que vuelva a enviar una convocatoria de reunión.


Modificación de opciones de delegados


Puede agregar delegados a un buzón de recursos que puedan tener acceso directamente al buzón para comprobar las citas existentes, el correo de la Bandeja de entrada o las convocatorias procesadas en la carpeta Elementos enviados. Sin embargo, si permite que los delegados reciban copias de las convocatorias de reunión enviadas a un buzón de recursos, es posible que el delegado acepte una convocatoria de reunión aunque el agente la haya rechazado. Para evitar esta situación, se recomienda que no permita a los delegados recibir copias de las convocatorias de reunión. Debe abrir el buzón de recursos como el buzón principal para modificar las opciones de delegados. No puede modificar las opciones de delegados si el buzón de recursos es un buzón secundario.

Para impedir que los delegados reciban copias de las convocatorias de reunión



  1. En Outlook 2003, haga clic en Herramientas y, después, haga clic en Opciones.

  2. En la ficha Delegados, seleccione un delegado y haga clic en Permisos.

  3. Desactive la casilla de verificación El delegado recibe copia de los mensajes de reunión que se me envíen.

Cuando agregue delegados a un buzón de recursos, debe asegurarse de que las convocatorias de reunión se envíen al buzón de recursos, no a los delegados.

Para asegurarse de que las convocatorias de reunión no las reciben sólo los delegados



  1. En Outlook 2003, haga clic en Herramientas y, después, haga clic en Opciones.

  2. En la ficha Delegados, asegúrese de que la casilla de verificación Enviar las convocatorias y respuestas de reunión sólo a mis delegados no esté activada.

Para obtener más información acerca de cómo configurar delegados, vea la Ayuda de Outlook 2003.

Administración de la retención de elementos de correo electrónico


Para controlar la cantidad de elementos de correo electrónico que hay almacenados en las carpetas de buzones de recursos, puede utilizar la funcionalidad Administrador de buzones incluida en Microsoft Exchange Server 2003. Puede crear una directiva de destinatarios para los buzones de recursos de manera que se eliminen elementos periódicamente según los límites de antigüedad, tamaño o ambos. También tiene la posibilidad de enviar un informe al administrador cuando se limpien los buzones. Para configurar el Administrador de buzones de Exchange para limpiar las carpetas de los buzones de recursos debe realizar los pasos siguientes:

  1. Crear una directiva de destinatarios.

  2. Configurar las opciones del Administrador de buzones para la directiva.

  3. Configurar el proceso del Administrador de buzones para que se ejecute.

Si ha configurado previamente el proceso del Administrador de buzones para que se ejecute para otros buzones de este servidor, puede omitir el paso 3. Sólo hay una configuración del proceso del Administrador de buzones por servidor, y se aplica a todos los grupos de almacenamiento y bases de datos del servidor. Cuando se ejecuta el Administrador de buzones, utiliza todas las directivas de destinatarios para determinar qué buzones deben procesarse.

Creación de una directiva de destinatarios


Cuando crea una directiva de destinatarios, debe definir la pertenencia de la directiva y seleccionar las carpetas del buzón que supervisará la directiva, así como los límites de antigüedad y tamaño para los mensajes de dichas carpetas.

Para crear una directiva de destinatarios



  1. Abra el Administrador del sistema de Exchange.

  2. En el árbol de consola, haga clic en Destinatarios.

  3. En el panel de detalles, haga clic con el botón secundario del mouse en Directivas de destinatarios, seleccione Nueva y haga clic en Directiva de destinatarios.

  4. En Nueva directiva, active la casilla de verificación Configuración del Administrador de buzones y haga clic en Aceptar.

  5. En la ficha General, escriba un nombre para la directiva de destinatarios en el cuadro Nombre y haga clic en Modificar.

  6. En Buscar destinatarios de Exchange, en la lista Buscar, seleccione Destinatarios de Exchange. En la ficha Avanzadas, defina filtros de búsqueda para especificar la pertenencia de la directiva de destinatarios.

Nota   Para obtener más información sobre los campos Campo y Condición, consulte el artículo 319188 de Microsoft Knowledge Base, "How to use recipient policies to control mailboxes in Exchange 2000 and Exchange 2003" (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkId=3052&kbid=319188).

  1. Haga clic en Aceptar y, después, vuelva a hacer clic en Aceptar en el mensaje de advertencia.

  1. Haga clic en Aplicar para aplicar la directiva.

Configuración de las opciones del Administrador de buzones


Después de haber creado una directiva de destinatarios para las carpetas de buzones a las que desea que afecte el Administrador de buzones, tiene que configurar el Administrador de buzones para dicha directiva.

Nota   El Administrador de buzones sólo puede procesar buzones locales. No se puede usar para procesar buzones situados en otros servidores.


Para configurar el Administrador de buzones para una directiva de destinatarios

  1. En el cuadro de diálogo Propiedades de la directiva de destinatarios que creó con el procedimiento anterior, haga clic en la ficha Configuración del Administrador de buzones (Directiva).

  2. En la lista Al procesar un buzón, haga clic en Eliminar inmediatamente.

Nota   Proceda con precaución cuando utilice la opción Eliminar inmediatamente en las carpetas. Es posible que desee utilizar la opción Generar sólo el informe al probar la directiva. Para obtener más información sobre cómo configurar una directiva de destinatarios para la administración de buzones, consulte el artículo 319188 de Microsoft Knowledge Base, "How to use recipient policies to control mailboxes in Exchange 2000 and Exchange 2003" (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkId=3052&kbid=319188).

  1. Seleccione una carpeta asegurándose de que la casilla de verificación correspondiente está activada, haga clic en el nombre de la carpeta y, después, haga clic en Modificar.

  2. Establezca los valores de Límite de antigüedad (días) y Tamaño del mensaje (KB) para la carpeta, y haga clic en Aceptar.

Importante   Los límites de antigüedad y tamaño se basan en una instrucción "and". Por ejemplo, el valor predeterminado para la Bandeja de entrada es 30 días y 1024 KB. Esto significa que sólo se eliminarán los elementos que tengan más de 30 días y sean mayores de 1024 KB. Para eliminar mensajes basándose sólo en la antigüedad, debe establecer el límite de tamaño "cualquiera".

  1. Repita los pasos 3 y 4 para cada carpeta que desee que el Administrador de buzones procese.

En la tabla 6.1 se muestran las posibles combinaciones de las opciones de antigüedad y tamaño del mensaje para las carpetas de buzones.

Tabla 6.1   Posibles combinaciones de las opciones de antigüedad y tamaño del mensaje para las carpetas de buzones


Carpeta

Antigüedad (días)

Tamaño (KB)

Explicación

Bandeja de entrada

7

Cualquiera

No debe almacenarse ningún elemento en la Bandeja de entrada. Siete días da tiempo suficiente para descubrir e investigar los elementos no deseados de la Bandeja de entrada.

Elementos enviados

60

Cualquiera

Tiempo sugerido para permitir el almacenamiento de elementos en la carpeta Elementos enviados.

Calendario

60

Cualquiera

Tiempo sugerido para permitir el almacenamiento de elementos de reuniones únicas en la carpeta Calendario.

Las reuniones periódicas no se ven afectadas por el Administrador de buzones.



Elementos eliminados

7

Cualquiera

No debe almacenarse ningún elemento en la carpeta Elementos eliminados. Siete días da tiempo suficiente para descubrir e investigar los elementos eliminados no deseados.

El Administrador de buzones no quita las reuniones periódicas, lo que impide la eliminación prematura de reuniones periódicas que están activas en este momento. Debido a este diseño, tiene que limpiar periódicamente los buzones de recursos de forma manual.


Configuración del Administrador de buzones


De forma predeterminada, el proceso de administración de buzones está configurado para no ejecutarse nunca.

Para configurar el Administrador de buzones de manera que se ejecute



  1. Abra el Administrador del sistema de Exchange.

  2. En el árbol de consola, vaya hasta el objeto de servidor.

  3. Haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto de servidor y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  4. En la ficha Administración de buzones, en la lista Iniciar el proceso de administración de buzones, seleccione cuándo desea que se ejecuten en el servidor todas las directivas de destinatarios del buzón.

  5. Para crear una programación personalizada, seleccione Utilizar programación personalizada y haga clic en Personalizar. Haga clic para seleccionar cuántas veces al día y cuántos días a la semana desea ejecutar el Administrador de buzones, y haga clic en Aceptar.

Sugerencia   También puede iniciar manualmente en cualquier momento el Administrador de buzones si hace clic con el botón secundario del mouse en el objeto de servidor y después selecciona Iniciar el proceso de administración de buzones. Si utiliza este comando, el Administrador de buzones seguirá ejecutándose en el siguiente intervalo para el que esté programado.

  1. Si desea que se genere un informe, en la lista Informar a, seleccione el tipo de informe que se creará siempre que se procesen buzones y haga clic en Examinar para seleccionar un buzón que recibirá los informes.

Mover buzones de recursos registrados


Los buzones registrados que se muevan a un servidor en el que no está instalado el Agente de aceptación automática dejarán de procesar automáticamente convocatorias de reunión. Sin embargo, los buzones registrados que se mueven a un servidor donde está instalado el Agente de aceptación automática seguirán funcionando. No es necesario volver a registrar un buzón que se ha movido a un servidor en el que está instalado el agente.

Nota   Las opciones específicas de un buzón que están almacenadas en el archivo de configuración XML del servidor donde se registró originalmente el buzón no se moverán al nuevo servidor. Es necesario actualizar el archivo de configuración XML en el nuevo servidor para que surta efecto la configuración.


Dependencias de servicios


Si ha instalado el Agente de aceptación automática para que se ejecute como Sistema local, dependerá del servicio Almacén de información de Microsoft Exchange. Por tanto, si se detiene el servicio Almacén de Exchange, también se detendrá el Agente de aceptación automática. Como el servicio Agente de aceptación automática se inicia automáticamente cuando se le llama para procesar un mensaje, no es necesario configurarlo para que se inicie automáticamente.

Si el número de convocatorias de reunión entrantes en los buzones registrados es elevado, es posible que se reciba una convocatoria de reunión después de haberse detenido el servicio Agente de aceptación automática y antes de que se haya detenido el servicio Almacén de Exchange. En este caso, el servicio Agente de aceptación automática se reiniciará, impidiendo que el administrador de control de servicios pueda detener el servicio Almacén de Exchange. Para evitar esta situación, detenga primero el servicio Protocolo simple de transferencia de correo (SMTPSVC). Esta acción detiene todas las entregas de mensajes y permite que el servicio Agente de aceptación automática siga detenido, lo que a su vez permite detener el servicio Almacén de Exchange. Cuando reinicie el servicio SMTP, el Agente de aceptación automática se reiniciará cuando se reciba una convocatoria de reunión.


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