Indice exportar a excel la tabla lectores de Abi 2



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INTEGRACIÓN DE DATOS DESDE CUALQUIER BASE DE DATOS DE ACCESS CON LOS DATOS DE LOS ALUMNOS A ABIES2.
INDICE

1. Exportar a excel la tabla lectores de Abie2. 2

2. Exportar a excel la tabla/consulta de access donde están los datos de los alumnos. 3

3. Generar los códigos que Abies 2 asigna a cada lector.. 3

4. Integrar los datos de la tabla/consulta exportada de access(Kabies.xls) y del archivo concatenar.xls en el archivo lectores.xls. 7

5. Importar el archivo lectores.xls a la tabla abies.mdb 9

6. Abrir el programa Abies2 12

1. Exportar a excel la tabla lectores de Abie2.

La base de datos de Abies2 se instala por defecto en:


C:\Archivos de programa\Abies 2\Datos\Abies.mdb.
Hacemos doble clic sobre la base de datos y la abrimos. Nos pedirá una contraseña: nohay2sin3.

Abrimos la tabla Lectores que se encuentra en la base de datos de Abies 2 y la exportamos a excel. Para ello en Archivo elegimos Exportar.


En la ventana que se abre seleccionamos en Guardar como tipo Microsoft Excel 97-2002 o la versión que tengamos.



2. Exportar a excel la tabla/consulta de access donde están los datos de los alumnos.

Tenemos que repetir el proceso anterior con la base de datos donde tenemos los datos de los alumnos que queremos integrar en Abies 2.


Exportamos a Excel la tabla/consulta de los datos de los alumnos como hemos hecho anteriormente con la tabla lectores de la base de Abies 2.
En mi caso:
He creado una consulta( Kabies) en la base de datos del colegio que contiene los datos que quiero integrar en Abies 2. Esta consulta Kabies la he exportado a Excel como Kabies.xls.
He ido exportando a excel tantas consultas como cursos hay en el Centro.


3. Generar los códigos que Abies 2 asigna a cada lector..

Abies 2 genera unos códigos que asigna a cada lector. Estos códigos se componen de una parte numérica de cinco cifras y una letra final. Ej.: 00001R.


Los números son consecutivos pero las letras se repiten de forma cíclica cada 23 registros, la secuencia de letras es la siguiente:
R

W

A

G

M

Y

F

P

D

X

B

N

J

Z

S

Q

VV

H

L

C

K

E

T

Para generar estos códigos seguimos el siguiente proceso:

  1. Abrimos en Excel un archivo nuevo que llamaremos concatenar.xls ( o el nombre que queramos).






  1. En la primera columna (A) numeramos correlativamente las filas, empezando por la fila 2(En la primara fila no pondremos ningún valor).




  1. En la segunda columna (B) pegamos la secuencia de letras que hemos dicho anteriormente.






  1. En la tercera columna (C) el código númerico de 5 cifras. Para ello vamos aplicando las siguientes fórmulas:




    • Para los números que contienen una cifra distinta de cero al final(Unidades):

=CONCATENAR(“0000”;A2)




    • Para los números que contienen decenas:


=CONCATENAR(“000”;A11)

Copiamos el formato de las celdas hasta llegar a las centenas.




    • Para los números que contienen centenas:


=CONCATENAR(“00”;A101)


En la identificación de cursos, en su respectiva columna, pondremos sucesivamente y tantos números como cursos haya. P.Ej.: 1, 2, 3,...que se corresponderán después con los nombres reales de los cursos que tengamos en el botón de auxiliares/cursos:1B, etc


  1. En la cuarta columna (D) tendremos que concatenar los valores de las columnas B y C para obtener los códigos deseados:


=CONCATENAR(C2;B2)


Copiamos el formato en las demas celdas.

4. Integrar los datos de la tabla/consulta exportada de access(Kabies.xls) y del archivo concatenar.xls en el archivo lectores.xls.

Abrimos en Excel los tres archivos anteriormente mencionados.


Copiamos celdas en los archivos kabies.xls y concatenar.xls y las vamos pegando donde correspondan en el archivo lectores.xls.
El procedimiento a seguir sería el siguiente (repetible en cada curso que pasemos):
EXCEL (Abies) : - Lectores


  1. Abrimos en Excel los archivos Lectores.xls, Kabies.xls, concatenar.xls.




  1. Por ejemplo, empezamos integrando datos de kabies.xls a lectores.xls.







Copiamos los datos de la columna Kabies y los pegamos en la columna/celda que corresponda de la tabla lectores.xls. Repetimos el proceso hasta copiar todos los datos que deseamos en el archivo lectores.xls.




  1. Seguimos integrando datos de concatenar.xls en lectores.xls.

La primera columna(A) de concatenar.xls la copiamos en el campo IdLector del archivo lectores.xls.


Y, los códigos de la columna(D) (0001R, etc) de concatenar.xls la copiamos en la columna CodigoLector del archivo lectores.xls. ¡Es importante copiar sólo los valores!.(Pegado especial/valores –Botón derecho)


  1. ¡OJOOO! Es importante rellenar la FechaAlta y FechaValidez para que no de errores a la hora de integrar los datos. FechaAlta una fecha <= que hoy. FechaValidez una fecha>= que hoy (es la fecha de validez del carné de lector.




  1. Una vez realizado el proceso con todos los cursos, tenemos todos los datos en el archivo lectores.xls.



5. Importar el archivo lectores.xls a la tabla abies.mdb


Para ello abrimos la base de datos de Abies 2 que se llama abies.mdb (deberemos escribir la contraseña para entrar). Una vez desntro vamos a Archivo- Obtener datos externos- Importar.




En la ventana que se abre indicamos donde se encuentra encuentra el archivo lectores.xls y el formato que tiene: Microsoft Excel(*.xls)

Hacemos clic sobre el botón Importar.



Hacemos clic en Siguiente.

Hacemos clic en Siguiente.

Hacemos clic en Siguiente.



Hacemos clic en Finalizar.


Si la importación de datos ha sido correcta nos aparecerá una pantalla confirmando el proceso.


6. Abrir el programa Abies2

Abrimos el programa Abies 2 y comprobamos si la importación de datos ha sido correcta y si todo funciona correctamente..





INTEGRAR DATOS DE ACCES EN ABIES 2 Página de



Jesús Arróniz

17/12/17


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