Jorge alberto montes mora john alexander largacha castro yolanda valencia quintero



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MANUAL DE GESTIÓN SECRETARIAL

DIANA ISABEL LÓPEZ MENESES

MERLIN YENIFER LERMA GOMEZ

PRESENCIA COLOMBO SUIZA

MEDELLÍN


2011

MANUAL DE GESTIÓN SECRETARIAL

DIANA ISABEL LÓPEZ MENESES

MERLIN YENIFER LERMA GOMEZ

Titulo para optar el grado de secretariado sistematizado

JORGE ALBERTO MONTES MORA

JOHN ALEXANDER LARGACHA CASTRO

YOLANDA VALENCIA QUINTERO

JUAN ESTEBAN LOPERA VARGAS

PRESENCIA COLOMBO SUIZA

MEDELLÍN

2011


Nota de aceptación

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Firma del presidente del jurado

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Firma del jurado

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Firma del jurado

Medellín, 14/02/2011

CONTENIDO


INTRODUCCIÓN 5

HISTORIA DE LA COMPUTACIÓN 6

ORACIÓN DE LA SECRETARIA 12

CUALIDADES DE LA SECRETARIA 13

OBLIGACIONES DE LA SECRETARIA 15

PROGRAMA DE LA SECRETARIA 16

COMO DEBE SER UNA SECRETARIA 18

LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA 20

GLOSARIO 23

MAPA CONCEPTUAL 29

PRESENTACION PERSONAL Y ETIQUETA 30

CIRCULARES 34

CIRCULAR 35

MEMORANDOS 36

ACTAS 38

CERTIFICADOS 42

CONSTANCIAS 45

INFORMES 48

Limpiar internamente los PC: 51



CARTAS 53

CONECTORES DE ARTICULACION LÓGICA 56

USO DE LAS MAYÚSCULAS 59

USO DE LAS MINÚSCULAS 65

ABREVIATURAS COMERCIALES 74



INTRODUCCIÓN 5

HISTORIA DE LA COMPUTACIÓN 6

ORACIÓN DE LA SECRETARIA 12

CUALIDADES DE LA SECRETARIA 13

OBLIGACIONES DE LA SECRETARIA 15

PROGRAMA DE LA SECRETARIA 16

COMO DEBE SER UNA SECRETARIA 18

LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA 20

GLOSARIO 23

MAPA CONCEPTUAL 29

PRESENTACION PERSONAL Y ETIQUETA 30

CIRCULARES 34

CIRCULAR 35

MEMORANDOS 36

ACTAS 38

CERTIFICADOS 42

CONSTANCIAS 45

INFORMES 48

CARTAS 53

CONECTORES DE ARTICULACION LÓGICA 56

USO DE LAS MAYÚSCULAS 59

USO DE LAS MINÚSCULAS 65

ABREVIATURAS COMERCIALES 74


INTRODUCCIÓN


El manual de gestión secretarial es un trabajo que recopila todos los logros y competencias del aprendiz vistos en el transcurso del la técnica; con este se busca que el aprendiz tenga un nivel de conocimientos altos, y este entre a competir mercado laboral de forma satisfactoria gracias a su apropiada organización y desempeño en sus meses de estudio. Para desarrollar este manual se ha tenido encuentra la ayuda profesional de los docentes y compañeros de grupo y se siguen los principios de presentar éste proyecto acertado, coherente y oportuno. El manual se realizo después de un riguroso análisis según las tendencias de las empresas al contratar personal calificado y eficiente, éste ofrece talleres paso a paso donde se puede hacer coincidencia de los procesos que se deben desarrollarse en cada asignatura de la técnica en secretariado sistematizado para un excelente desempeño en la empresa, también este tiene información clave que se debe tener en cuenta para enfrentar los retos de la sociedad actual. El lenguaje y la redacción son cercanos a cualquier persona que desee y requiera de la u utilización del manual.

Esperamos que el manual permita una respuesta satisfactoria a sus expectativas y podemos asegurar que desde ya buscamos nuevas innovaciones, porque como siempre “nuestra meta es la excelencia”.


HISTORIA DE LA COMPUTACIÓN


La computadora es muy interesante ya que muestra como el hombre logra producir las primeras herramientas para registrar los acontecimientos diarios desde el inicio del a civilización, cuando grupos empezaron afirmara naciones y el comercio era ya medio de vida.

La evolución histórica del procesamiento de datos se divide en cuatro fases:

1.- técnicas de registros

2.- dispositivos de cálculo

3.- programa de tarjetas perforadas

4.- computadores electrónicos

Una computadora procesa datos. Las empresas desarrollan departamentos de procesamientos de datos (programación de computadoras), pues las computadoras procesan datos para producir información significativa.

Los datos se construyen de hechos y cifras e bruto (sin procesar).

La información está constituida por los datos procesados.; procesados la información tiene significado, los datos no.

La computadora y sus programas llevan a cabo el procesamiento de la entrada;

Por lo tanto el programa convierte los datos en información útil.

Computadora; definición:

En el novel más elemental, una computadora procesa dactos.las empresas desarrollan departamentos de procesamiento de datos (programación de computadoras), pues las computadoras procesan datos para producir información significativa.

Los datos generalmente se introducen por medio de algún dispositivo de entrada, como un teclado. La información generalmente se envía a un dispositivo de salida como una pantalla, una impresora o un archivo en disco. La entrada y la salida d la computadora puede provenir de dirigirse a muchos tipos de dispositivos distintos.

La computadora es un dispositivo electrónico capas de recibir un conjunto de instrucciones y ejecutarlas realizando cal culos sobre los datos numéricos o bien opinando correlacionando otros tipos de información.

El mundo de la alta tecnología nunca hubara existido de no ser por el desarrollo del ordenador o computadora toda la sociedad utiliza estas maquinas, en distintos tipos y tamaños, para el almacenamiento y manipulación de datos. Los equipos informáticos han abierto una nueva era en la fabricación gracias a las técnicas de automatización y han permitido mejorar los sistemas modernos de computación. Son herramientas esenciales prácticamente en todos los campos de investigación y en tecnología aplicada.



Historia del computador

En 1670 el filosofo y matemático alemán gottfried wilhelm Leibniz perfecciono esta máquina e invento una que también podía multiplicar. El inventor francés Joseph Marie Jacquard, al diseño un telar automático, utilizo delgadas placas de madera perforadas para controlar el tejido utilizado en los diseños complejos.

Durante la década de 1880 el estadístico estadounidense Herman hollerith concibió la idea de utilizar tarjetas perforadas, similares a las placas de Jacquard, para procesar datos. Hollerith consiguió compilar a la información estadística destinada al censo despoblación de 1890 de estados unidos mediante la utilización de un sistema que hacía pasar tarjetas perforadas sobre contactos eléctricos.

También en el siglo xlx el matemático e inventor británico charles babbage elaboro los principios de la computadora digital moderna. Invento una serie de maquinas, como la maquina diferente, diseñadas para solucionar problemas matemáticos complejos. Muchos historiadores consideran a abaje y a su socia, la matemática británica augusta Ada Byron (1815-1852), hija de poeta ingles lord Byron, como a los verdaderos inventos de la computadores digitales moderna. La tecnología de aquellas épocas no era capaz de trasladar a la práctica sus acertados conceptos, pero una de sus invenciones, la maquina analítica, ya tenía muchas de las características de un ordenador moderno. Incluía una corriente, o flujo de entrada en forma de paquete de tarjetas perforadas, una memoria para guardar los datos, un procesador para las operaciones matemáticas y una impresora para hacer permanente el registro.

Los ordenadores analógicos comenzaron a construirse a principios del siglo xx. Los primeros modelos realizaban los cálculos mediante ejes y engranajes giratorios. Con estas maquinas se evaluaban las aproximaciones numéricas de ecuaciones demasiadas difícil como para poder ser resultas medidas otros métodos. Durante las dos guerra mundiales se utilizaron sistemas informáticos analógicos, primero mecánicos y más tarde eléctricos, para predecir la trayectoria de los torpedos en los submarinos y para el manejo a distancia de las bombas en la aviación.

Durante la ll guerra mundial (1939-1945), un equipo de científicos y matemáticos que trabajaban en bletchley park, al norte de Londres, crearon lo que se considera el primer ordenador digital totalmente electrónico: el colossus. Hacia diciembre de 1943el colossus, que incorporaba 1500 válvulas tubos de vacío, era ya operativo. Fue utilizado por el equipo dirigido por Alan tu ring para descodificar los mensajes de radio cifrados de los alemanes. En 1939y con independencia de este proyecto, John atanasoff y clifford Barry ya habían construido un prototipo de máquina electrónica en el lowa estate collage (EEUU).este prototipo y las investigaciones posteriores se realizaron en el anonimato, y más tarde quedaron eclipsadas por el desarrollo del calculador e integrador numérico electrónico (en ingles ABC, atanasoff-berry computer), obtuvo una patente que caduco en 1973, varias décadas más tarde.

El ENIAC contenía 18.000 válvulas de vacío y tenía una velocidad de varios cientos de multiplicaciones por minuto, pero su programa estaba conectado al procesador y debía ser modificado manualmente. Se construyó un sucesor del ENIAC con un almacenamiento de programa que estaba basado en los conceptos del matemático húngaro-estadounidense John von Numen. Las instrucciones se almacenaban dentro de una llamada memoria, lo que liberaba al ordenador de las limitaciones de velocidad del lector de cinta de papel durante la ejecución y permitía resolver problemas sin necesidad de volver a conectarse al ordenador

A finales de la década de 1950 el uso del transistor en los ordenadores marcó el advenimiento de elemento lógicos más pequeños, rápidos y versátiles de lo que permitían las máquinas con válvulas. Como los transistores utilizan muchas menos energía y tiene una vida útil más prolongada, a su desarrollo se debió el nacimiento de máquinas más perfeccionadas, que fueron llamadas ordenadores o computadores de segunda generación. Los componentes se hicieron más pequeñas, así como los espacios entres ellos, por lo que la fabricación del sistema resultaba más barata.

A fines de la decáda de 1960 apareció el circuito integral (cl), que posibilito la fabricación de varios transistores en un único sustrato de silicio en el que los cables de interconexión iban soldados. El circuito integrado permitió una posterior reducción del preció, el tamaño y los porcentajes de error. El microprocesador se convirtió en una realidad a mediados de la década de 1970, con la introducción del circuito de integración a gran escala (lsl, acrónico de large scale integrated) y, más tarde, con el circuito de integración a mayor escala (vlsl, acrónomico de very large scale integrated), con varios miles de transistores interconectados soldados sobre un único sustrato de silicio.

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