La sala administrativa del consejo superior de la judicatura



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Rama Judicial del Poder Público

Consejo Superior de la Judicatura

Sala Administrativa



ACUERDO No. 378 DE 1998

(Octubre 15)
“Por el cual se adopta el Manual de Funciones de la Unidad Administrativa de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial”
LA SALA ADMINISTRATIVA DEL

CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le señala el artículo 85 numeral 12 de la Ley 270 de 1996.
ACUERDA
ARTICULO PRIMERO.- Adóptase el Manual de Funciones de la Unidad Administrativa de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, cuyo texto forma parte integral del presente acuerdo.
IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION: Director de Unidad
DEPENDENCIA: Unidad Administrativa
Nº CARGOS: Uno (1)
JEFE INMEDIATO: Director Ejecutivo

NATURALEZA Y ALCANCE
El cargo reporta directamente al Director Ejecutivo de Administración Judicial, hace parte del Comité de Dirección y es Presidente de la Junta de Licitaciones y Comité de Compras, para el desarrollo de sus funciones cuenta con el siguiente personal:
Director Administrativo Nominado División de Servicios Administrativos : El titular tiene bajo su responsabilidad, coordinar las Secciones de Compras, Transportes y Servicios Técnicos, áreas a su cargo cuyo fin es dar oportuno trámite y seguimiento a los requerimientos de las Altas Corporaciones y la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial; manteniendo interpelación con Los Directores Administrativos de las Altas Corporaciones y el Director de la Unidad.
El titular coordina, el trámite de los Contratos, Resoluciones y Ordenes de Pago, para lo que debe mantener una constante relación con la Unidad de Presupuesto con el objeto de conocer los recursos presupuestales disponibles y con la Unidad de Planeación cuando no exista disponibilidad de recursos.

Director Administrativo Nominado División de Almacén e Inventarios : El titular tiene bajo su responsabilidad el manejo del Almacén General de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, así, coordina, dirige y controla el recibo , almacenamiento , custodia de los equipos, materiales y elementos adquiridos, manteniendo los niveles de inventarios acordes con las necesidades, velando por la oportuna entrega a las Altas Corporaciones y Dirección Ejecutiva.
De otra parte, se encarga de mantener actualizada la base de datos, para lo cual se realizan los Inventarios anuales, tanto de equipos, como de elementos y materiales depositados en el Almacén, presentando informes periódicos, dentro de los términos de Ley y análisis de las diferencias encontradas sobre las existencias, promedios de consumo, que tienen como fin controlar los niveles de existencias y rotación de inventarios dentro de los límites establecidos por la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial. Igualmente, lleva un control sobre los equipos, elementos y materiales obsoletos e inservibles y la elaboración de Actas de Baja, de conformidad con las normas vigentes.
Es también de su cargo la distribución, control y supervisión de las funciones del personal bajo su dirección.
Profesional Universitario G-20: Encargado de la Oficina de Apoyo al Consejo Superior de la Judicatura. El titular es responsable de mantener el puente de comunicación en el área administrativa, entre el Consejo Superior de la Judicatura y la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, con el objeto de suplir oportunamente las necesidades de la Corporación recepcionando y tramitando a través de la Dirección Ejecutiva los requerimiento que presentan los Despachos y Unidades de la misma.
Coordina y ejerce el control del almacén, Grupo de Correspondencia y Centro de Fotocopiado del Consejo Superior de la Judicatura.
Profesional Universitario G-20 (dos Cargos): Encargados de desarrollar las funciones de Sección de Inmuebles, siendo responsables del trámite de legalización de los títulos de propiedad de los inmuebles de la Rama Judicial, análisis de Normativas de Ley, que se constituyen en títulos de propiedad.
Colabora con el trámite de la solicitud de consecución, inscripción y apertura de folios de matrícula.
Asesoran y prestan apoyo a las Direcciones Seccionales respecto de los tramites ante las oficinas de registro y notaria para la legalización de predios.
Profesional Universitario G-20: El titular es responsable de la coordinación del manejo y trámite de los contratos de seguros de la Rama Judicial, que sobre bienes y personas suscriba la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y controla bajo la coordinación del Jefe inmediato las reclamaciones, a que haya lugar, ante las Compañías de Seguros.
Cumple funciones de secretaria de la Junta de Licitaciones, debiendo ejercer control sobre el debido trámite de los documentos que maneja dicha Junta y siendo responsable del archivo de los mismos.
Controla el cumplimiento dentro del proceso licitatorio de los trámites y requisitos exigidos por la Ley 80/93, y sus Decretos reglamentarios.
Sirve de apoyo al Director de la Unidad en el desarrollo de sus funciones, en calidad de asistente, para lo cual se encarga de distribuir en su ausencia la correspondencia de la Unidad y efectuar un constante seguimiento a los tramites que sobre los requerimientos deban dar las Divisiones de Servicios Administrativos y/o Almacén.
Profesional Universitario G-15: El titular es responsable del estudio previo de títulos para el posterior trámite de legalización de la propiedad de los inmuebles de la Rama Judicial.
Realiza con destino a la Sección de Inmuebles y Seguros, las visitas al Archivo Nacional, Juzgados, Catastro, Notarías, Planeación y Curador de Bienes del Distrito, con el fin de investigar y buscar antecedentes de tradición, de las cuales debe elaborar el informe correspondiente, anexando los documentos a que haya lugar.
Consolida y recopila información de las Direcciones Seccionales, del valor adeudado por Impuestos y solicita a la División de Ejecución Presupuestal el certificado de disponibilidad correspondiente, para iniciar el trámite de reconocimiento por parte de la Sección de Inmuebles y Seguros.
Técnico G-16 : Encargado de la Sección del Centro de Documentación, recepciona, radica en el computador y dispone la distribución de la totalidad de correspondencia que llega a la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, teniendo en cuenta el contenido de la misma.
Elabora de conformidad con el programa el reporte general de correspondencia y lo actualiza una vez tramitada la entrega.
Coordina la labor de fotocopiado y empaste de los documentos requeridos por la Entidad.
Distribuye y controla el cumplimiento de las funciones del personal a su cargo.
Asistente Administrativo G-8: Cumple funciones de secretaria de la Unidad Administrativa. En ejercicio de la misma, se encarga de la atención del teléfono, maneja el archivo, recepciona y tramita la correspondencia de la Oficina, transcribe para la firma del jefe inmediato los oficios y comunicaciones generados por la Unidad y atiende el personal que requiere de los servicios de la dependencia.
Asistente Administrativo G-5: Es apoyo de tipo Logístico al Director de la Unidad, en los procesos licitatorios; tales como urnas, candados, control de términos, proyectar oficios, notificaciones y demás labores que le sean indicadas durante el proceso.
En su condición de Director de la Unidad Administrativa, debe velar porque las funciones de las áreas a su cargo se desarrollen de tal manera que se optimice la función administrativa y sus procedimientos. Así, controla y señala las directrices de manejo de las Divisiones de Servicios Administrativos y Almacén, Secciones de Inmuebles y Seguros, Centro de Documentación y Oficina de Apoyo al Consejo Superior de la Judicatura.
El titular es responsable de la coordinación y control de los trámites de los requerimientos administrativos que presenten las Altas Corporaciones, la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, los Consejos y Direcciones Seccionales, cuando a esto último haya lugar; de manera que se ajusten a los requisitos de ley y que se satisfagan de manera ágil y oportuna.
Actúa como Presidente de la Junta de Licitaciones , y en ejercicio de esta función presenta los pliegos de condiciones y/o términos de referencia a la Junta, vela por que las licitaciones se inscriban en la Cámara de Comercio y Confecamaras, coordina la remisión de pliegos o términos de referencia a los demás miembros, para su conocimiento, estudio evaluación y análisis.
Proyecta para la firma del Director Ejecutivo los oficios remisorios de documentos que requiere la Sala Administrativa para autorización a contratar y aprobación de pliegos de condiciones o términos de referencia.
Presenta al Director Ejecutivo el proyecto de resolución de apertura de licitación o concurso y coordina la consecución de las urnas, sellos y candados para el acto de apertura, invitando a los miembros de la Junta.
Preside la audiencia de aclaración de pliegos de condiciones o términos de referencia y suscribe previa revisión las respuestas a las aclaraciones escritas que se presenten con posterioridad a la citada audiencia. Coordina el proceso hasta la firma del Director Ejecutivo del adendo que se presente, ordena y verifica la remisión de documentos a los interesados que hayan retirado pliegos y las copias que se anexan a los pliegos aún no vendidos y suscribe las respuestas a las aclaraciones de pliegos.
El titular preside el acto de cierre de la licitación y apertura de las propuestas y distribuye las mismas entre las unidades evaluadoras, indicándoles la fecha en que deben entregar el informe respectivo.
Cita a Junta de Licitaciones para estudio y aprobación de las evaluaciones, los consolida y las pone en conocimiento de los oferentes en los términos establecidos por la ley.
Recibir los oficios de observaciones presentadas por los oferentes y proceder a su estudio por parte de la Junta y la Unidad Técnica respectiva.
Presenta al Director Ejecutivo la recomendación de la adjudicación.
Coordina la audiencia de adjudicación y posterior envío a la Unidad de Asistencia Legal para la elaboración de la minuta del contrato.
Como Presidente del Comité de Compras, Cita a los miembros del Comité y les remite los documentos y cuadros que deban ser analizados a fin que se tome la decisión de recomendación de la adquisición. Generados los contratos con o sin formalidades plenas, coordina a los contratistas en la ejecución de la labor y verifica la misma.
El titular mantiene una comunicación permanente con las Altas Corporaciones, Consejos y Direcciones Seccionales a fin de tenerlos informados respecto del trámite de sus requerimientos y demás solicitudes que correspondan a la Unidad Administrativa.
El titular debe conocer las normas que regulan la contratación administrativa, manejo de Almacenes y Ley de apropiaciones.
FUNCIONES
- Diseñar, en coordinación con la Unidad de Planeación los planes, programas y proyectos para el desarrollo de la gestión administrativa de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial.
- Organizar la atención oportuna de la adquisición y suministro de los bienes y servicios requeridos por la Corte Suprema de Justicia, La Corte Constitucional, el Consejo de Estado, el Consejo Superior de la Judicatura y el Tribunal Nacional.
- Diseñar y establecer programas de almacenamiento, pedido, y remisión de elementos que sirvan de modelo, a nivel nacional, y que garanticen la disponibilidad permanente de los recursos necesarios y útiles para la administración de justicia.
- Velar porque se cumplan los procedimientos de administración de los recursos físicos de la Corte Suprema de Justicia, la Corte Constitucional, el Consejo de Estado, el Consejo Superior de la Judicatura, el Tribunal Nacional y la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial .
- Organizar las actividades requeridas para el desarrollo de los procesos de administración de los programas de compras, suministros y servicios técnicos.
- Organizar la atención eficaz y oportuna de la prestación de los servicios de aseo, vigilancia, mantenimiento, conservación y reparación de los bienes inmuebles y equipo automotor al servicios de la Corte Suprema de Justicia, la Corte Constitucional, el Consejo de Estado, el Consejo Superior de la Judicatura, el Tribunal Nacional y la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial.
- Administrar el sistema de archivo y correspondencia y fotocopiado del Consejo Superior de la Judicatura y de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial.
- Velar porque se identifique la situación jurídica e impositiva de los inmuebles de propiedad de La Nación - Consejo Superior de la Judicatura, su saneamiento, cuando hubiere lugar a ello, y porque se lleve el inventario de dichos inmuebles.
- Establecer sistemas para controlar la vigencia de las pólizas de seguros y gestionar las reclamaciones de siniestros que afecten los bienes asegurados.
- Evaluar los requerimientos de la Corte Suprema de Justicia, la Corte Constitucional, el Consejo de Estado, el Consejo Superior de la Judicatura, el Tribunal Nacional y la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial; determinar las prioridades en las adquisiciones y velar por su entrega oportuna.
- Establecer sistemas para llevar el control y para velar por el mantenimiento de los vehículos asignados a la Corte Suprema de Justicia, la Corte Constitucional, el Consejo de Estado, el Consejo Superior de la Judicatura, el Tribunal Nacional y la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y los Jueces Regionales.
- Garantizar que se mantenga actualizado el inventario de bienes devolutivos en uso y en bodega para la Corte Suprema de Justicia, la Corte Constitucional, el Consejo de Estado, el Consejo Superior de la Judicatura, el Tribunal Nacional y la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial.
- Dentro de su competencia, disponer todo lo necesario para el desarrollo de los procesos licitatorios y demás trámites de contratación administrativa.
- Prestar, dentro de su competencia, la asesoría que requieran las diferentes Unidades de la Sala Administrativa y de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial para el cumplimiento de su gestión.
- Coordinar y controlar el cumplimiento de las funciones de las áreas a su cargo, garantizando una óptima prestación de los servicios.
- Establecer parámetros y directrices para el desarrollo de las funciones de la Unidad Administrativa.
- Tramitar y verificar la atención oportuna de los requerimientos presentados por las Altas Corporaciones, La Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y los Consejos y Direcciones Seccionales.
- Actuar como presidente de la Junta de Licitaciones y del Comité de Compras, coordinando y controlando los trámites, documentación, proyectos y requisitos legales necesarios en los procesos de contratación, según lo establecido en la Resolución 1371/96 artículo 3o.
- Coordinar el trámite de los pliegos de condiciones y términos de referencia, frente a la Junta de licitaciones y al Director Ejecutivo de Administración Judicial.
- Gestionar la remisión de documentos a la Sala Administrativa, por intermedio del Director Ejecutivo, para la autorización de suscripción de contratos y aprobación de pliegos.

- Coordinar y verificar la ejecución de los contratos suscritos por la Dirección Ejecutiva, velando por su correcto cumplimiento de las obligaciones contractuales.


- Mantener comunicación permanente con las Altas Corporaciones, Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, Consejos y Direcciones Seccionales, para informarles sobre el trámite de sus requerimientos, solicitudes y en satisfacción oportuna de sus necesidades.

IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION: Profesional Universitario Grado 20
DEPENDENCIA: Unidad Administrativa
Nº CARGOS: Uno (1)
JEFE INMEDIATO: Director de Unidad

NATURALEZA Y ALCANCE
El cargo reporta directamente al Director de la Unidad Administrativa, cumple funciones de secretaria en la Junta de Licitaciones y no tiene personal a su cargo.
El titular es responsable de la coordinación entre la entidad y los corredores de seguros para la ejecución, estudio, manejo y trámite de los contratos de seguros de la Rama Judicial, que sobre bienes y personas suscriba la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial.
Igualmente, vela por que se cumplan las condiciones ofrecidas por el intermediario de seguros y coordina las reuniones mensuales, con el objeto de valorar las gestiones realizadas, en el mes anterior.
Coordina con las diferentes Unidades de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y con las Direcciones Seccionales, toda la información que se requiera , relacionada con el manejo de los seguros.
Vela porque los empleados de la compañía de intermediarios que prestan sus servicios en las instalaciones de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, cumplan con las funciones y labores encomendadas.
Vela porque los intermediarios de seguros tramiten oportunamente las reclamaciones, a que haya lugar, ante las Compañías de Seguros.
De conformidad con las instrucciones del Jefe Inmediato, controla el trámite y requisitos de los documentos que maneja la Junta de Licitaciones.
Controla el cumplimiento dentro del proceso licitatorio de los trámites y requisitos exigidos por la Ley 80/93, y sus Decretos reglamentarios.
Sirve de apoyo al Director de la Unidad en el desarrollo de sus funciones, en calidad de asistente, para lo cual se encarga de distribuir en su ausencia la correspondencia de la Unidad y efectuar un constante seguimiento a los trámites que sobre los requerimientos deban dar las Divisiones de Servicios Administrativos y/o Almacén.

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