Manual de funciones y manual de procedimientos



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MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EMPRESA:_______________________________________________


INTRODUCCIÓN

El presente manual de funciones y procedimientos tiene por finalidad regular y organizar la estructura interna de la empresa____________________________ gracias a cada una de las funciones generales y específicas (procedimientos) asignadas a cada uno de los cargos.


Es importante reconocer el manual de funciones y procedimientos como herramienta técnica y procedimental necesaria para la administración de cada uno de los cargos, y se vuelve necesario ya que contiene en forma ordenada y sistemática, información sobre aspectos organizacionales necesarios para la buena ejecución del trabajo.

OBJETIVOS

Representar en formar ordenada los aspectos de la organización necesarios para la buena ejecución laboral.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
- Realizar el análisis de ____ cargos existentes para establecer las funciones desempeñadas por cada uno de lo integrantes de la empresa, nivel de responsabilidad y compromiso.
-Construir un modelo de manual de funciones y procedimientos adecuado para cumplir con el entendimiento del objetivo general

MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO



Nombre del cargo

JEFE DE VENTAS

Dependencia

AREA DE MERCADEO

Número de cargos

Uno

Reporta el cargo

GERENTE

Objetivo principal

Es la persona encargada de Cumplir con las metas de venta determinadas por la Gerencia comercial, a través de la eficiente administración del departamento y su fuerza de ventas, planificando, ejecutando y controlando estrategias de ventas, generando nuevas oportunidades de negocios, planes de fidelización de clientes y un servicio de venta y post venta de excelencia.

Funciones Esenciales
- Ejecuta y controla los planes comerciales de la empresa

- Posiciona los productos de la comercializadora a nivel del sector de Niquia en el municipio de Bello.

- Organiza y dirige el equipo comercial, reclutando, formando y motivando al mismo
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO



Nombre del cargo

JEFE DE LOGISTICA

Dependencia

AREA OPERATIVA

Número de cargos

Uno

Reporta el cargo

GERENTE

Objetivo principal:

- Distribuir a los clientes los pedidos de mercancía en tiempo y forma.

-Llevar control y registro de las actividades de recepción, almacenamiento, consolidación y despachos.



Funciones Esenciales

-Coordinar las diferentes áreas de almacén (entradas, reposición, preparación de pedidos y transporte de los mismos).

-Optimizar la política de aprovisionamiento y distribución de la empresa.

-Optimizar, organizar y planificar la preparación y distribución de pedidos.

-Optimizar procesos de trabajo.

-Gestionar y supervisar al personal a su cargo.

-Gestionar la relación con los proveedores y clientes.




IDENTIFICACIÓN DEL CARGO



IDENTIFICACIÓN DEL CARGO



Nombre del cargo

VENDEDOR

Dependencia

AREA DE VENTAS

Número de cargos

SEIS

Reporta el cargo

JEFE DE VENTAS

Objetivo principal:

Responder por toda la gestión de ventas y desarrollar una labor Cobertura asistiendo los clientes asignados y visitando clientes potenciales.

Funciones Esenciales

-Tomar los pedidos en los clientes de acuerdo a las rutas establecidas y número de clientes asignados, Tomar inventario de productos en los clientes.

-Asesorar a los clientes en la venta.

-Informar sobre las actividades promocionales a los clientes.

-Realizar merchandising en las neveras de los clientes (revisar fechas y rotación de productos).

- Responder por el desarrollo de la zona asignada.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO



Nombre del cargo

AUXILIAR DE VENTAS

Dependencia

AREA DE MERCADEO

Número de cargos

SEIS

Reporta el cargo

JEFE DE VENTAS

Objetivo principal:

Establecer una metodología que garantice que las órdenes de compras de los clientes, se realicen de acuerdo a las condiciones acordadas, especialmente con una entrega eficaz y eficiente.

Funciones Esenciales

-Atender y ofrecer a los clientes información sobre los productos de la empresa

- Apertura y seguimiento de nuevos clientes potenciales

- Elaboración de estadísticas e informes de ventas

-Canalizar las necesidades del cliente

-Acordar con el cliente las condiciones de la venta (tiempo de entrega, condiciones de pago, validez de la oferta etc.)

-Elaborar los calcular necesarios y presentar cotizaciones a los clientes

-Asegurar la entrega del producto





IDENTIFICACIÓN DEL CARGO



Nombre del cargo

AUXILIAR DE CARTERA

Dependencia

AREA DE MERCADEO

Número de cargos

Uno

Reporta el cargo

JEFE DE VENTAS

Objetivo principal:

Analizar, implementar y promover estrategias que permitan un mejor recaudo de cartera dentro de la empresa.

Funciones Esenciales

-Generar los recibos de ingreso por pagos de los clientes


-Cumplir con las políticas establecidas por el Coordinador de Cartera referentes al recaudo de cartera
-Llamar a los clientes para recordarles sus fechas de pago
-Establecer sistema de cobranza


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


IDENTIFICACIÓN DEL CARGO



Nombre del cargo

JEFE DE LOGISTICA

Dependencia

AREA DE MERCADEO

Número de cargos

Uno

Reporta el cargo

JEFE DE VENTAS



N.

PROCEDIMIENTOS

1

Conseguir el orden y aseo constante en el inicio de la jornada de trabajo para un mejor ambiente en la ejecución de labores


2

Realizar la programación de asignación de recursos para los programas y proyectos de área operativa para su desarrollo


3

Atender las solicitudes, quejas y peticiones


4

Determinar las estrategias a aplicar para la mejor distribución de los productos


5

Realizar el informe de actividades diarias para los vendedores y operarios de ventas, y dejar constancia atreves de una copia de los informes


6

Elaborar y digitar los informes finales diarios del área operativa


7

Estar atento e Informar sobre actos inseguros dentro de la empresa con el fin de prevenir inconvenientes, teniendo en cuenta las normas de seguridad





IDENTIFICACIÓN DEL CARGO



Nombre del cargo

VENDEDOR

Dependencia

AREA DE MERCADEO

Número de cargos

Seis

Reporta el cargo

JEFE DE VENTAS



N.

PROCEDIMIENTOS

1

Saludar amablemente, mostrarle respeto y hacer sentir importante al cliente.


2

Prestar atención de las especificaciones que pidan los clientes y proporcionarles los productos correctos que ellos ordenen, tomando respectiva nota por escrito o forma electrónica.


3

Plasmar en la agenda lo que ha vendido por día, llevando de ese modo el control de su trabajo, para luego entregar ese informe a su superior y se pueda proceder con la entrega de dicho pedido.


4

Dar a conocer las promociones que puedan interesar al comprador, y los obsequios que la compañía le pueda regalar por


5

Ordenar de una forma rápida los productos para que s vean más visibles, poniéndolos delante del mostrador o vitrina donde los tenga almacenados; proporcionarle propaganda, como afiches cada vez que se pueda y la empresa lo suministre.



IDENTIFICACIÓN DEL CARGO



Nombre del cargo

AUXILIAR DE CARTERA

Dependencia

AREA DE MERCADEO

Número de cargos

uUno

Reporta el cargo

JEFE DE VENTAS



N.

PROCEDIMIENTOS

1

Archivar en orden consecutivo los documentos de la gestión de cartera


2

Analizar la situación y comportamientos crediticios de los clientes para alertar al jefe de ventas sobre las situaciones que sean necesarias


3

Elaborar y digitar en el sistema los recibos de la caja por recaudo de cartera


4

Digitar y elaborar notas de créditos solicitados con aprobación del jefe de ventas


5

Verificar las administración de las diferentes cuantas correspondientes a las facturas de clientes


6

Verificar las administración de las diferentes cuantas correspondientes a las facturas de clientes


7

Verificar las administración de las diferentes cuantas correspondientes a las facturas de clientes


CONCLUSIONES

Con los anteriores manuales fe funciones y procedimientos se logra tener un mejor rendimiento laboral interno de la empresa _________________________

-Mayor facilidad en la toma de de decisiones y en la ejecución de las mismas

- Proporciona claridad y sencillez en la información necesaria en cada puesto de trabajo



-Crea una adecuada disciplina en el ambiente de trabajo que puede ser fácil mantener con el cumplimiento del Manual de Funciones y Procedimientos.


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