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MANUAL DEL PARTICIPANTE




Aplicaciones Efectivas de Hoja Electrónica de Cálculo

IPN – UNIDAD DE EDUCACIÓN CONTINUA DE MAZATLÁN

Lic. Dennis Aguirre Lizárraga



Junio 2012

CURSO DE EXCEL INTERMEDIO

Contenido


Datos en hojas de cálculo 3

Usar una lista como base de datos 3

Instrucciones para crear una lista en una hoja de cálculo 3

Organización de la lista 3

Formato de la lista 4

Ordenar una lista 5

Buscar datos en una lista 5

Formas de buscar valores en una lista utilizando 6

Filtros 6

Formularios de datos 7

Agregar un registro a una lista 8

utilizando un formulario de datos 8

Cambiar el registro de una lista utilizando un formulario de datos 8

Eliminar un registro de una lista utilizando un formulario de datos 9

Excel y el trabajo en Internet 10

Formas de incluir datos de Excel en el Web 10

Trabajar con hipervínculos 11

Directrices para administrar archivos e hipervínculos de Web 11

Vínculos relativos y absolutos 11

Administrar archivos auxiliares 12

Probar vínculos 13

Crear un hipervínculo a un archivo existente 13

Crear un hipervínculo a una página 14

Web 14


Desactivar un hipervínculo 15

Carpetas Web 15

¿Qué es una carpeta Web? 16

Crear carpetas Web 16

Utilizar carpetas Web para guardar archivos en 17

servidores Web 17

Ver y administrar el contenido de carpetas Web 17

Crear una carpeta Web 18

Guardar una copia de un archivo en un servidor Web utilizando Microsoft Excel 18

Análisis y administración de datos 21

Subtotales 21

Cómo se calculan los subtotales 21

Subtotales anidados 22

Informes y gráficos de resumen 22

Consolidar datos 23

Utilizar fórmulas 3D 23

Consolidar por posición 24

Consolidar por categorías 25

Otros modos de combinar datos 25

Informes de tabla dinámica 26

¿Cuándo conviene utilizar un informe de tabla dinámica? 26

¿Cómo se organizan los datos? 26

¿Cómo se crea un informe de tabla dinámica? 27

CREACION Y USO DE 28

FORMULARIOS 28

Formularios 28

Controles: cuándo se deben utilizar los controles 30

ActiveX o los de la barra de herramientas 30

Formularios 30

Controles ActiveX 31

Controles de la barra de herramientas Formularios 32

Agregar un control de la barra de herramientas 33

Formularios 33

Asignar una macro existente 33

Grabar o escribir una nueva macro 34

Colaboración con libros compartidos 40

Crear un libro compartido 40

Trabajar en un libro compartido 41





Datos en hojas de cálculo




Usar una lista como base de datos


En Microsoft Excel, puede utilizarse fácilmente una lista como una base de datos. Cuando se ejecutan tareas en la base de datos, como búsquedas, clasificaciones o datos subtotales, Microsoft Excel reconoce automáticamente la lista como una base de datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar los datos.

• Las columnas de la lista son los campos en la base de datos.
• Los rótulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en la base de datos.
• Cada fila de la lista es un registro en la base de datos.

Instrucciones para crear una lista en una hoja de cálculo


Microsoft Excel tiene varias características que facilitan la administración y el análisis de los datos de una lista. Para aprovechar estas características, introduzca los datos en la lista según las siguientes instrucciones.



Organización de la lista


Utilice sólo una lista por hoja de cálculo Evite que haya más de una lista en una hoja de cálculo. Algunas de las características de administración de listas, como el filtrado, solamente pueden utilizarse en una lista a la vez.

Coloque elementos similares en una columna Diseñe la lista de forma que las filas tengan elementos similares en la misma columna.

Mantenga la lista separada Deje en blanco, como mínimo, una columna y una

fila entre la lista y los demás datos de la hoja de cálculo. Excel podrá detectar con mayor facilidad y seleccionar la lista cuando se haga una clasificación, un filtrado o se inserten subtotales automáticamente.
Coloque los datos críticos sobre o debajo de la lista Evite la colocación de datos críticos a la derecha o a la izquierda de la lista, los datos podrían ocultarse cuando se filtre la lista.
Muestre las filas y las columnas Asegúrese de que todas las filas o columnas ocultas se muestren en pantalla antes de introducir cambios en la lista. Cuando no se muestran las filas y columnas de una lista, es posible que se eliminen los datos por equivocación.

Formato de la lista


Utilice rótulos de columna con formato Cree rótulos de columna en la primera fila de la lista. Excel utiliza los rótulos para generar informes, así como para buscar y organizar los datos. Utilice una fuente, una alineación, un formato, una trama, un borde o un estilo de letras mayúsculas que sea diferente al formato que se asigne a los datos de la lista. Dé a las celdas el formato de texto antes de escribir los rótulos de columna.


Utilice bordes de celda Cuando desee separar los rótulos de los datos, utilice bordes de celda — no utilice filas en blanco ni guiones — para insertar líneas debajo de los rótulos. Aplicar bordes a las celdas.
Evite filas y columnas en blanco Evite la colocación de filas y columnas en blanco para que Excel pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista. No inserte espacios iniciales ni finales Los espacios adicionales al principio o al final de una celda influyen en las clasificaciones y en las búsquedas. En

lugar de insertar espacios, aplique sangría al texto dentro de la celda.


Extienda formatos de lista y fórmulas Al agregar nuevas filas de datos al final de una lista, Excel utiliza fórmulas y formatos coherentes. Para ello, tres de las cinco celdas anteriores deberán utilizar el mismo formato o la misma fórmula. Activar funciones y formatos de lista extendidos.

Ordenar una lista


¿Qué es ordenar? Al ordenar una lista, Microsoft Excel organiza la filas en función del contenido de la columna que elija: la columna Ordenar por.


Orden ascendente Para organizar una lista alfabéticamente en función de los datos de una columna, puede especificar un orden ascendente (0 a 9, espacios iniciales, puntuación, A a Z). En el ejemplo siguiente, al clasificar la lista en orden ascendente en función de la columna "Vendido por", los nombres de los vendedores aparecen en orden alfabético.


Buscar datos en una lista


Microsoft Excel proporciona varios modos para analizar los datos de una lista. Puede filtrarse una lista para ver las filas que coinciden con los criterios específicos mediante el comando Autofiltro o Filtro avanzado. Si desea buscar un valor en una lista utilizando otro valor de la lista; por ejemplo, para buscar el precio de un producto en una lista de productos y de sus precios, puede utilizar el Asistente para consultas


Formas de buscar valores en una lista utilizando

Filtros


Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
• Filtro avanzado, para criterios más complejos
A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que no desee mostrar.

Cuando Excel filtra filas, puede modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto de la lista sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo.


Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna de la lista filtrada. Cómo aplicar un filtro a una lista.
Uso de las flechas de Autofiltro Haciendo clic en una de las flechas de Autofiltro se muestra una lista de todos los elementos visibles y únicos de la columna, incluidos los espacios en blanco (todos los espacios) y los que no están en blanco. Si selecciona un elemento de una lista de una columna específica, puede ocultar instantáneamente todas las filas que no contengan el valor seleccionado.

La lista de este ejemplo está filtrada para mostrar únicamente las filas del vendedor Davolio.




Aplicar filtros a valores rápidamente Si está aplicando un filtro a una lista de números, puede ver rápidamente los valores más grandes de la lista haciendo clic en el elemento Las 10 más de la lista Autofiltro. Para ver todo lo que contiene una columna, haga clic en Todas. Obtenga información sobre opciones de filtros.
Ver una lista filtrada Microsoft Excel indica los elementos filtrados con algunas pistas visuales. En este ejemplo, la flecha de Autofiltro de la columna con un valor seleccionado es azul. Los números de las filas filtradas también son azules.

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