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7.3.2Programa de información y participación comunitaria


En aras de dar aplicabilidad a uno de los requerimientos expuestos por la resolución número 0227 del 17 de abril de 2012, expedido por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible (MADS) donde expresa por medio del articulo décimo primero, numeral 18, que para la ficha Programa de información y participación comunitaria.


Incluir en el programa PGS – 02 Información y participación comunitaria los indicadores de efectividad”
Teniendo en cuenta el alcance de la modificación y lo solicitado dentro de la licencia se relaciona la ficha con los ajustes solicitados.



PROGRAMA DEL MEDIO SOCIOECONÓMICO Y CULTURAL

Código:

PGS–02

Nombre:

Programa de Información y participación Comunitaria

OBJETIVOS

METAS

  • Suministrar a las autoridades locales y a la comunidad de las veredas del Área de Influencia directa, información clara y oportuna sobre los aspectos técnicos del proyecto vial, que puedan ser del interés de la comunidad, y sobre los impactos socio-ambientales y su respectivo manejo por parte del proyecto.

  • Evitar, corregir y aclarar oportunamente información tergiversada o errónea relacionada con el proyecto; y reducir y controlar las expectativas de la comunidad frente a las demandas reales de mano de obra del proyecto.

  • Mantener adecuados espacios de comunicación y lazos de vecindad entre el proyecto y: la comunidad, otros actores sociales y las autoridades locales.

  • Identificar, recepcionar y atender las necesidades de información, quejas y reclamos y hacer su seguimiento.

  • Consolidar una imagen institucional del Concesionario que genere reconocimiento y confianza en los usuarios

  • Cumplir el 100 % de las actividades de información y divulgación propuestas en esta ficha para los actores institucionales, las organizaciones sociales, sus representantes y las comunidades del área de influencia directa.

  • Desarrollar el 100 % de las actividades previstas para dar cumplimiento de las normas legales vigentes que se refieren a la participación comunitaria.

  • Establecer el 100 % de las necesidades de información requeridas, y darles respuesta efectiva y oportuna en procura del mantenimiento de un clima social positivo que favorezca la ejecución del proyecto.

  • Tramitar y dar respuesta al 100 % de inquietudes y quejas presentadas durante la construcción y operación del proyecto.

ETAPA DEL PROYECTO

PLANEACIÓN

X

CONSTRUCCIÓN

X

OPERACIÓN

X

ACTIVIDADES INVOLUCRADAS

  • Contratación y capacitación del personal

  • Mantenimiento vial

TIPO DE MEDIDA A EJECUTAR

  • Prevención

  • Control

  • Mitigación

ASPECTOS AMBIENTALES

  • Generación de residuos especiales.

  • Interacciones con la comunidad

IMPACTOS A LOS QUE RESPONDE

  • Generación de expectativas (transversal)

  • Cambio en la demanda de bienes y servicios locales

  • Presión Migratoria (Transversal)

LUGAR DE APLICACIÓN

POBLACIÓN BENEFICIADA

  • Cabecera municipal de los municipios de Villeta, Quebradanegra y Guaduas.

  • Sitios a concertar con los diferentes representantes de las JAC en cada vereda (caseta comunal, escuela veredal entre otros).

Autoridades institucionales municipales, y comunidades de las veredas del AID.

ACCIONES A DESARROLLAR

  1. Reuniones informativas antes del inicio del proyecto

Antes de iniciar las obras constructivas se convocará a reuniones con las autoridades municipales de Guaduas, Quebradanegra y Villeta, para suministrarles la información necesaria sobre el proyecto, tal como:




  • Cronograma de obra

  • Impactos esperados y manejos a realizar. En esta reunión se informarán las estrategias de trabajo conjunto previstos en las medidas de manejo, dando cabida a las autoridades.

Así mismo, se realizarán reuniones con las comunidades de cada una de las veredas del Área de Influencia Directa, para informarles acerca de




  • Fecha de iniciación de cada frente en cada tramo del proyecto,

  • Duración de sus diferentes etapas;

  • Impactos esperados, las medidas de manejo socio-ambientales que se implementarán; de manera que se favorezca la participación de la comunidad y se recojan sus sugerencias.

Las reuniones con las veredas podrían hacerse por separado o integrando veredas, según se vea la conveniencia, buscando asegurar la mayor participación.

En todas las reuniones se dará a conocer a los asistentes los mecanismos dispuestos por El Consorcio Vial Helios, para recepcionar directa y oportunamente sus quejas o inquietudes sobre posibles manejos inadecuados durante las obras; situaciones que al ser detectadas a tiempo, pueden evitar la ocurrencia de conflictos que deterioren las relaciones entre los actores vinculados o relacionados al proyecto, y que pudieran afectar el normal desarrollo del mismo.
Los temas a tratar en las reuniones informativas serán:


  • Presentación de la ANI, Presentación del Concesionario, Presentación de la Interventoría.

  • Ventajas y beneficios del proyecto de concesión y alcance general del proyecto.

  • Las características constructivas del proyecto (objeto, alcance y plazo del proyecto)

  • Presentación de las firmas contratistas, interventoría y su personal

  • Cronograma de obras (vía, viaductos, puentes, túneles)

  • Las medidas previstas en el Plan de Manejo Ambiental y el Programa de Gestión Social - alcances

  • Las demandas y procesos de contratación de personal no calificado en las comunidades

  • Los requerimientos de bienes y servicios por parte del proyecto

  • Los beneficios sociales del proyecto

  • Presentación del Sistema de Atención (que hace parte del Plan Básico Social del Concesionario), procedimientos para recibir, atender y tramitar las quejas, peticiones, solicitudes y sugerencias que se presenten, personal o telefónicamente de manera oportuna y eficaz; ubicación de la oficina de atención fija a la comunidad y de la oficina móvil y números telefónicos de contacto con los profesionales sociales.

  • El enfoque social del proyecto, donde prevalecerá la defensa de los derechos de la población y de los recursos naturales.

Se responderán inquietudes y, de requerirse, se establecerán acuerdos, alcances, responsables y tiempos.

El éxito de estas reuniones o talleres y exposiciones depende de la eficacia de la convocatoria de los actores sociales e institucionales interesados, de la calidad de la información, y del seguimiento a los acuerdos que se establezcan en ellas.
Se sugiere la aplicación de un instrumento evaluativo que responda a la medición de los niveles de comprensión y aprehensión de las temáticas tratadas por parte de los asistentes a los espacios mencionados. Para ello, se recomienda una encuesta (o juego) que contenga preguntas cerradas con múltiple respuesta (con el fin de sistematizar y anexar estos resultados al informe correspondiente) en la cual, la población a quien va dirigida la reunión manifieste una crítica de aprendizaje del temario, desempeño de los facilitadores y uso del espacio y recursos para llevar a cabo la(s) reunión(es).


  1. Proceso informativo durante el transcurso del proyecto en etapa de construcción.

Se llevarán a cabo reuniones informativas cada seis (6) meses, teniendo en cuenta la misma metodología descrita anteriormente; incluyendo los diferentes actores sociales de interés para el proyecto, definiendo los temas y alcances, fecha, lugar y agenda, acordados previamente según las necesidades de información, o de expectativas sociales que se identifiquen durante el transcurso de la construcción del proyecto.

Se prevé la difusión a través de medios informativos del proyecto (medios masivos de comunicación con difusión regional, carteles informativos, voz a vos, entre otros.) y la publicación de un boletín de divulgación periódico que se distribuirá cada tres meses durante la construcción a las personas del AID y a las autoridades regionales. El objetivo es acercar el proyecto a la región con un lenguaje gráfico sencillo y atractivo, buscando con ello reducir expectativas, brindar información y responder inquietudes frente a los impactos positivos y negativos de la construcción y operación de la Ruta del Sol - Sector 1 – Tramo I.

Se instalarán piezas de comunicación para la divulgación (vallas fijas de 2,5 m x 1,5 m) en cada frente de obra, de acuerdo a lo establecido por las normas vigentes. La divulgación podrá incluir temas de educación ambiental de acuerdo con la ficha PGS – 05.




  1. Oficina de Atención a la Comunidad

La Oficina es el espacio para recibir, atender y tramitar las quejas, peticiones, solicitudes y sugerencias que se presenten, personal o telefónicamente, de manera oportuna y eficaz. De acuerdo con el compromiso del Concesionario, todas las comunicaciones, solicitudes quejas, reclamos, sugerencias serán atendidas como Derechos de Petición y se les dará el tramite en los plazos previstos por la ley.


La Oficina de Atención al Usuario será la responsable del Sistema de Atención al Usuario y por ende responsable de realizar las acciones necesarias para la recepción, trámite, notificación y verificación del cumplimiento de los tiempos de la respuesta. En los casos que la solución de la petición dependa de otras instancias de la concesión, se deberá prever en la organización interna del sistema, las medidas para el cumplimiento de los tiempos y procedimientos.
La Oficina de Atención fija, localizada en jurisdicción de los tramos o trayectos que se encuentren en ejecución de obras, será complementada por una Oficina móvil que permite tener cobertura adecuada en la zona de influencia del proyecto y poder atender oportunamente las situaciones que se generen con los vecinos del proyecto.
Las características de la oficina fija son:

Instalación ubicada en el Área de Influencia Directa del proyecto o en zona adyacente al proyecto de concesión.




  • Atenderá desde el inicio de la etapa de preconstrucción (en seguimiento a lo estipulado por el Plan Básico Social del Consorcio Vial Helios), hasta la finalización de la etapa de construcción de lunes a viernes de 8 a.m. a 6 p.m. y los sábados de 8 a.m. a 2 p.m. Para la etapa de operación funcionará durante tres días a la semana en el horario de atención de lunes a viernes de 8 a.m. a 2 p.m.

  • Será un espacio adecuado en iluminación, ventilación y accesibilidad para atender al público; con amoblamiento necesario para atender al público: mesa para reuniones mínimo para 8 personas, computador, telefax, sillas, tablero o papelógrafo, cámara digital, video beam; archivo, escritorio, papelería y establecer un número telefónico de atención al usuario.

  • Tendrá un aviso visible al exterior de la oficina con el nombre del proyecto de concesión, Oficina de Atención al Usuario, con dimensiones de (100 cm x 50 cm) logo de la ANI y del Consorcio Vial Helios y de forma visible la línea de atención al usuario.

  • La oficina deberá ser atendida por uno de los profesionales sociales con experiencia en trabajo comunitario, este debe operar de tiempo completo.

La oficina de atención móvil tendrá las siguientes especificaciones:




  • Vehículo tipo camioneta doble cabina, identificada con los correspondientes logos institucionales (Consorcio Vial Helios y la ANI alusivos al programa de atención al usuario) para la movilización exclusiva del equipo de gestión social en los diferentes trayectos o tramos del proyecto.

  • Computador portátil, cámara digital y papelería.

  • Operará desde el inicio de la etapa de preconstrucción (en seguimiento a lo previsto en el Plan Social Básico del Consorcio Vial Helios) hasta el segundo año de la etapa de operación.

  • El horario para su funcionamiento dependerá de las necesidades de desplazamiento del equipo de gestión social del concesionario y de la ANI. Dependiendo de las actividades programadas con la comunidad.

  • El desplazamiento de la oficina de atención al usuario, dependerá de las necesidades de atención o información del proyecto, la comunidad o la ANI.




  1. Sistema de Atención al Usuario

El Consorcio Vial Helios aplicará el procedimiento definido en el Plan Básico Social, con sus normas y procedimientos de obligatorio cumplimiento, para atender y resolver las quejas, solicitudes, sugerencias, peticiones y reclamaciones (PQR) de la comunidad durante la construcción del proyecto.


Toda queja, solicitud o reclamo que se presente deberá ser registrada, atendida y notificada la respuesta. Para cada queja se reportará la información pertinente: formato diligenciado de FPSB01, anexos a la petición, formato diligenciado de FPSB 02, oficio de respuesta. Para toda petición, relacionada con el desarrollo físico de la obra se anexará además registro fotográfico previo petición y posterior a la solución. La interventoría y la ANI revisarán periódicamente el cumplimiento de los requisitos en el sistema de atención al usuario.

El Consorcio Vial Helios dispondrá de una cuenta de correo electrónico para recibir las peticiones que los usuarios y la comunidad en general requiera hacer sobre el proyecto, e instalar buzón en la oficina fija y móvil para que los usuarios depositen en él las peticiones, e informar a los usuarios para que hagan uso de este mecanismo de atención.

Con el fin de establecer un término general para atender y resolver las quejas, inquietudes, solicitudes y reclamaciones presentadas y en general cualquier solicitud que provenga de un tercero, se establecerá un término de 15 días hábiles contados a partir del recibo del documento como plazo máximo para su resolución. Para el establecimiento del sistema de atención de quejas, deberá diligenciar los formatos FPSB 01 y FPSB 02 donde se registra la recepción de la petición, explica con claridad el tipo de petición y el trámite dado.

En el archivo de la Oficina de Atención al Usuario deberá reposar copia de cada una de las peticiones presentadas y del trámite realizado. El sistema de Atención al Usuario es responsabilidad del Concesionario y no podrá delegar en sus subcontratistas el cumplimiento de esta obligación.

Los informes bimestrales de gestión social que presente el concesionario, incluirán el informe de las actividades ejecutadas en el bimestre del Sistema de Atención al Usuario, diligenciando el formato de seguimiento a los PQR recibidos por el concesionario en el formato FPSB – 014. Los asuntos o servicios que presentan el mayor número de quejas, tipo de petición más frecuente, sugerencias de los usuarios orientados a mejorar el servicio y a racionalizar el empleo de recursos y se establecerán las medidas de ajuste necesarias para mejorar el sistema de atención. En todo caso toda petición que se presente deberá ser atendida y resuelta.


  1. Programa de comunicación durante la Operación

Esta actividad hace parte del Programa Comunicar del Consorcio Vial Helios que está incluido dentro de su Plan Social Básico. Es una estrategia que permite fortalecer los canales de comunicación con los usuarios, posicionar regionalmente a la Concesión y promocionar todas las actividades locales y regionales de la zona de influencia del proyecto que redunden en el incremento del tránsito y el uso del proyecto por parte de la comunidad, divulgar las experiencias exitosas de concertación y colaboración con el proyecto. Permite que la información, y especialmente la que es de interés común, por originarse en la relación infraestructura usuarios de los bienes de uso público, sea una aplicación de los derechos y deberes ciudadanos y una oportunidad para enlazar el proyecto con el entorno.

Se plantea inicialmente que a los 15 días hábiles previos al inicio de la etapa de operación se adelantarán reuniones en los municipios de Guaduas, Quebradanegra y Villeta, con el fin de informar los alcances de la obra, las ventajas y beneficios que trae para la comunidad, el plan de gestión social, los programas del plan social básico y el plan de manejo ambiental.
En segundo lugar a través del uso de medios de comunicación orales (programas radiales, comunicados, programas televisión) y escritos (volantes, pasacalles, publicaciones, folletos, internet) que permitan informar de manera permanente a los usuarios sobre el proyecto, interrupción de servicios, potencialidades del proyecto y todas aquellas actividades que sean de interés de los usuarios y permitan tener procesos de comunicación exitosos.


MECANISMOS Y ESTRATEGIAS PARTICIPATIVAS

PERSONAL REQUERIDO

  • Se debe realizar la planeación de las actividades, jornadas, reuniones y demás espacios participativos a utilizar, con sus respectivos temas, fecha, hora, lugar de ejecución, intensidad horaria, expositor (es) y contenidos a desarrollar.

  • Convocatorias dirigidas a las Autoridades Municipales, representantes las Juntas de Acción Comunal, líderes comunitarios y grupos de interés.

  • Ayudas alternativas para convocatoria a la comunidad (Volantes, Carteleras, entre otras).

  • Profesional Gestión Social

  • Experto en características técnicas del proyecto, para acompañar información de conceptos técnicos e inquietudes

INDICADORES DE CUMPLIMIENTO

ACCIONES

INDICADOR

  • Reuniones informativas antes del inicio del proyecto

Eficacia

(N°. De personas asistentes a las actividades participativas / N°. De personas convocadas para las actividades participativas) X100



  • Proceso informativo durante el transcurso del proyecto en etapa de construcción.

Efectividad

(N°. De espacios de información y participación comunitarios con la inclusión de talleres y actividades lúdicas / N°. De espacios de información y participación comunitarios) X 100

Calidad

(N°. De evaluaciones con resultados esperados / N°. De personas a quienes se aplicó instrumento evaluativo) X 100



  • Oficina de Atención a la Comunidad

Eficacia

(N°. De IPQRS resueltas de manera respetuosa y amable por parte de Gestión Social / N°. De IPQRS recepcionadas de manera respetuosa y amable por parte de Gestión Social) X100



Calidad

(N°. De evaluaciones con resultados esperados / N°. De personas a quienes se aplicó el instrumento evaluativo sobre el punto de atención) X 100



  • Sistema de Atención al Usuario

  • Programa de comunicación durante la Operación

Efectividad

(N°. De conflictos resueltos de manera adecuada / N°. De conflictos presentados) X 100






RESPONSABLE DE EJECUCIÓN

RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO

CONSORCIO VIAL HELIOS

Residente Social

Interventor ambiental (ANI)



CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES



ACCIONES

Etapa Preconstructiva

Etapa Constructiva

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Año 1

Año 2

Año 3

1) Reuniones informativas antes de empezar el proyecto














































2) Proceso informativo durante el transcurso del proyecto en etapa de construcción














































3) Oficina de Atención a la comunidad














































4) Sistema de Atención al usuario














































Etapa Operación


ACCIONES

Etapa Operativa / año 3

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

5a) Reuniones informativas antes de iniciar la operación de la Ruta del Sol – Sector I





































5b) Programa Comunicar en operación








































ACCIONES

COSTOS

1) Reuniones informativas antes del inicio proyecto

2) Proceso informativo durante el transcurso del proyecto en etapa de construcción

3) Oficina de atención a la comunidad

4) Sistema de Atención al Usuario

5) Programa de comunicación durante la operación

Se relaciona el valor por cada reunión, con una participación máxima de 40 personas.




Materiales/ Servicios

Concepto

Valor unitario

Cantidad

Costo ($)

Fotocopias

100

40

4.000

Esferos

1200

40

48.000

Refrigerios

3.500

40

140.000

Marcadores

2.000

20

40.000

Volantes

1.600

10

16.000

TOTAL

248.000




Equipos y Herramientas

Concepto

Valor unitario

Cantidad

Costo ($)

Equipo de Computo

10.000

1

10000

Video Beam

90.000

1

90.000

TOTAL

$100.000

Mano de Obra

Concepto

Valor unitario

Rendimiento

Costo ($)

Profesional área socio-ambiental

42.998

8 Horas

343.982

TOTAL

$ 343.982

Se podrá hacer uso de la oficina que actualmente se encuentra en el área para el tramo III.


El costo de la Oficina Móvil está incluido ya dentro del Plan Social Básico del Consorcio Vial Helios, que es de obligatorio cumplimiento ante la ANI. Este vehículo estará al servicio de las necesidades de transporte del equipo social y por ello su costo no se reporta aquí, en los costos del personal.
Para los costos de la conformación e implementación de la Estrategia de Comunicación durante la operación del proyecto, tendrá una asignación presupuestal anual que podrá ser ajustada de acuerdo a las necesidades que se presenten.
Adicional se debe contemplar:


Razón

Porcentaje

Costo

Administración

10%

69.198

Imprevistos

5%

34.599

Utilidad

7%

48.439

IVA sobre utilidad

16%

7.750








Valor Total. $ 852.000




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