Oficina de control interno



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INFORME DE AUDITORIA INTERNA PARQUE DE LAS AGUAS



CÓDIGO


VERSIÓN

000

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Página de



Auditoría N°

Fecha

Día

Mes

Año

27

11

2012



INFORMACION GENERAL DE LA AUDITORIA





Representante de la Auditoria:

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

Auditor Líder:

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

Equipo Auditor:

JOSE DE JESÚS VEGA SANJUAN

VICTOR RAUL RODRIGUEZ RENDON

MONICA JAQUELINE DURANGO CASTRO


Objetivo General

Auditar aleatoriamente tanto bienes como procesos (distribución de funciones, procedimientos, formatos, proceso de contratación, comité de emergencias, metodología de los procesos, póliza de responsabilidad en caso de accidentes, plan de mantenimiento de máquinas y equipos, en un periodo estimado de diez (10) días hábiles, con un enfoque de tipo operativo e interno.

Objetivos Específicos

Evaluar la gestión de la administración del parque de las aguas durante el tiempo transcurrido a la fecha

Alcance:

De enero a noviembre año 2012

Fecha de apertura:

14 noviembre de 2012

Fecha de cierre:

30 noviembre de 2012



ASPECTOS GENERALES





1. Introducción

En procura de dar cumplimiento a la ley y a las normas referidas a los fines de las oficinas de control interno y en especial del estatuto anticorrupción (ley 1437 de 2011), se pretende desde esta dependencia dirigir los esfuerzos hacia el cumplimiento de estas directrices legales. Para ello de manera específica y referido al Parque de las Aguas se quiere observar e identificar los elementos, componentes, subsistemas de la planeación y ejecución en aras de evaluar los avances del proceso.

2. La entidad

El Área Metropolitana del Valle de Aburra es una entidad administrativa de derecho público que asocia a 9 de los 10 municipios que conforman el Valle de Aburra. En la actualidad está integrada por los municipios de Medellín (como ciudad núcleo), Barbosa, Girardota, Copacabana, Bello, Itagüí, La Estrella, Sabaneta y Caldas.

 

El Área Metropolitana del Valle de Aburra fue creada mediante Ordenanza Departamental Nº 34 de noviembre 27 de 1980, para la promoción, planificación y coordinación del desarrollo conjunto y la prestación de servicios de los municipios que la conformaron.


El Parque de las Aguas es una empresa del Área Metropolitana del Valle de Aburrá que propicia la recreación, el deporte, el disfrute en familia, el sano esparcimiento y el fomento de la educación ambiental de los visitantes, a través de las atracciones dispuestas en 12 hectáreas.

El Parque Metropolitano de las Aguas, es el lugar ideal para realizar también programas de sensibilización y de educación en materia ambiental, buscando con ello, garantizar un desarrollo sostenible y cuidar nuestros recursos naturales.




ASPECTOS PRELIMINARES





1. Anotaciones iniciales

El equipo auditor hizo una distribución de funciones para auditar aleatoriamente tanto bienes como proceso (distribución de funciones, procedimiento, rutas de evacuación y manejo de basuras).

Fueron 3 días de visita al parque entrevistando al personal encargado e inventariando el listado de activos que están a cargo de los funcionarios del área.



2. Aspectos relevantes

  • La maquinaria y equipos del parque no han sido renovados ni reciben mantenimiento integral desde el año 1996.

  • Existen muchos bienes que están en inventariando varios años atrás, no siendo útiles e imprescindibles para la función que realiza el parque de las aguas.


PROCESO DE LA AUDITORIA


Se inicia con una visita al parque para analizar los siguientes puntos:

  1. DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES PERSONAL:

  • Logística: Seguridad de las zonas acuáticas (salvavidas, control de acceso a piscinas, al parque y a todas las zonas de entretenimiento, vigilancia).

  • Servicios generales: (aseo, mantenimiento, obras civiles, piscinas, vestier, jardinería, sonido).

  • Administración: (líder, tesorero, ingeniero mecánico, coordinador operativo, auxiliar de oficina, salud ocupacional, técnico planta de tratamiento, logístico, almacenista, taquilleros (4).

  1. FORMATOS: son elaborados en el parque especialmente el manejo de las piscinas y actualmente están en revisión por calidad para adecuarlos e incluirlos en los formatos oficiales de la entidad.

  2. PROCESOS DE CONTRATACION:

  • Ambulancia: se contrata por horas solo en días de mucha afluencia de personal, durante los días que es poca, no se cuenta con el servicio, con el riesgo de que suceda alguna eventualidad cuando hay asistencia de poco personal, sin tener como transportarlos en el caso de un accidente.

  • Convenios: Solo se tiene uno vigente con el municipio de Medellín, para el ingreso muy eventual de personal por ellos indicados, donde se les pasa la cuenta de cobro del personal que ingresa.

  • Logística: con muchas limitaciones de recursos porque en el momento aún no se ha desembolsado el dinero para el plan de compras. Se siguen los protocolos mínimos para la seguridad del personal interno y externo que ingresa al parque.

  • Obra civil: Con mucho por hacer en procura del mejoramiento de las instalaciones del parque pero que no se han podido llevar a cabo, por la falta de recursos. Ya se tiene la lista para el plan de compras.

  • Señalética: En el momento está siendo cubierta por la entidad.






  1. COMITÉ DE EMERGENCIA: (coordinadora, Gabriela Toro Arango – Tecnóloga salud ocupacional).

El plan de emergencia lo tienen en la entidad (Ángela Narváez) con las siguientes generalidades:

  • Marco legal

  • Informe de la empresa

  • Reseña histórica del parque

  • Amenazas: incendio, explosión de contenedores de gas, derrame de productos químicos, fallas de la estructura, falla de los equipos de sistema, accidentes de transporte aéreo, atrapamiento de personas en los compartimientos de la estructura, derrame de hidrocarburos den redes de conducción publica, cortos circuitos, desorden civil, ahogamiento por inmersión, intoxicación por alimentos, terrorismo, robos a mano armada, movimientos sísmicos, inundación, tormentas eléctricas, picadura y mordeduras de animales, ventiscas.

  • Análisis de vulnerabilidad y riesgos

  • Recursos: humanos (Tecnólogo de atención pre hospitalario, vigilantes 5 en el día y 4 en las noches, electricista, técnico de planta, ayudante mecánico, coordinador operativo, 3 taquilleros, auxiliar de oficina, contratistas mantenimiento de máquinas y toboganes, grupos de apoyo - socorristas voluntarios: bomberos de Barbosa, Copacabana, Girardota, tránsito, hospital san Rafael, base militar.

Necesitan:

  • Logísticos: puesto primeros auxilios (dotación) equipos vías respiratorias, fonendos, tensiómetro, termómetro, pulsímetro, camillas (6), botiquín (bien dotado).

  • Ambulancia permanente

  • Capacitaciones especializadas

  • División tipo cortina en el puesto de atención de primeros auxilios

  • Radios de comunicación (hay 14 para 90 empleados)

  • Sistema de alarmas (no poseen)

  • Dotación de protección para el manejo de gas cloro

  • Extintores con los vestidos adecuados de manejo

  • Mangueras para incendios

  • Equipo de sonido acorde con la extensión del parque






  1. METODOLOGIA DE LOS PROCESOS: (se hizo un recorrido de verificación por todas las instalaciones)

  • TRATAMIENTO DE LAS AGUAS: Revisión diaria del cuarto de máquinas, apertura de válvulas, inyección de cloro y soda, aspiración, estregado de ranuras, lavado de esquimer, retro lavado de filtros, mediciones. Todo lo anterior se hace cada 8 días. Existen planes de choque en caso de eventualidades por contaminación.

  • Los toboganes: están en regular estado, tienen fugas por separaciones que generan una gran pérdida de agua y requieren un mantenimiento general.

  • Transporte de químicos. Se hace en las horas de la mañana antes de que lleguen los usuarios. Hay material toxico en un cuarto cercano a las piscinas y por ende a los usuarios, de manera insegura.

  • Tratamiento de las basuras: las basuras se tienen separadas y bien manejadas, están en espera del cambio del lugar de recolección.

  • Almacenamiento de materiales peligrosos: los químicos están debidamente separados e identificados con un sistema interno de codificación, al igual que los materiales eléctricos, de ferretería,

  1. Póliza de responsabilidad civil en caso de accidentes: Se tiene con la empresa (AON COLOMBIA) y está a cargo de Andres Felipe funcionario del AMVA.

  2. PLAN DE MANTENIMIENTO DE MAQUINAS Y EQUIPOS: Es dirigido por el ingeniero mecánico Juan Gonzalo Palacio y son de tipo correctivo. Ya hay demasiado desgaste y corrosión en algunos de los cuartos de máquinas.

  • Con contratistas: se hace la adecuación de filtros, retiro y reemplazo de arenas.

  • POR REEMPLAZAR: Bombas, implementación de automatismos, controles eléctricos. En las subestaciones se necesita actualización de sistemas. Se necesita mucha obra civil por humedades profundas por deterioro casi total de los techos que afectan las operaciones (salón de primeros auxilios, oficina almacén, vestier, baños. Se necesita equipos de mantenimiento (guadañas etc.). Implementación de seguridad para manejo de químicos con un histórico, estantería.

NOTA: Se hizo un plan de compras en el mes de enero de 2012 y a la fecha (Noviembre 14) no se ha hecho efectivo. Lo urgente se compra por caja menor, no ha habido compra de suministros durante todo el año.

  1. INVENTARIO DE BIENES E INSUMOS

El equipo de Contabilidad y Auditoría Interna realizan un memorando en el cual dan toda la especificación de la auditoria; fecha, equipo auditor, diferencias e irregularidades que se presentan en el inventario de consumo, en él se especifica las diferencias que existen en los bienes de consumo y la desactualización de movimientos mes tras mes,

En el inventario de bienes no se encuentra diferencia alguna, se observa muchos bienes sin uso, en mal estado por la misma custodia de los bienes.



  1. DAR BAJA ARTICULOS INACTIVOS

La administración del parque aporto una relación de artículos inactivos que año tras año sumaban en el inventario sin aportan ninguna actividad importante.

Los flotadores que se encontraban en muy mal estado, parchados en repetidas ocasiones, sin boquillas y curtidos se destruyeron en cuatro partes, el objetivo de este fue no permitir que se pierdan ya que es un material de difícil destrucción para la capa de ozono.






CONCLUSIONES Y ACCIONES DE MEJORA


  • MATRIZ DE RIESGOS: Se tiene una matriz que llaman de peligros y riesgos de agosto de 2010, es interna y según la líder en espera de ser revisada y ajustada por calidad para oficializarla ante la entidad. Pero en el sistema se encuentra una del 26 de julio de 2011 donde la mayoría de los riesgos son de tipo catastrófico, sin controles y sin acciones.

  • Filtraciones de agua en los cuartos de máquinas, potencial peligro pues se encuentran a cuatro centímetro de sistemas eléctricos.

  • Los piscineros no tienen overoles de protección a la hora de aplicación de químicos a las piscinas y requieren capacitación y/o actualización en manejo de cloro.

  • La maquinaria y equipos del parque no han sido renovados ni reciben mantenimiento integral desde el año 1996.

  • Existen muchos bienes que están en inventariando varios años atrás, no siendo útiles e imprescindibles para la función que realiza el parque de las aguas

  • NOTA: Se hizo un plan de compras en el mes de enero de 2012 y a la fecha (Noviembre 14) no se ha hecho efectivo. Lo urgente se compra por caja menor, no ha habido compra de suministros durante todo el año.

  • Mejorar el estado de los techos de las casetas que custodian bienes, esta situación está dejando todo expuesto al deterioro por lluvia.

  • Se debe implementar un control de bolsas en la salida de almacén y a las taquilleras ya que está mostrando diferencia mes a mes en las entradas y salidas de las mismas.

  • Capacitar el personal encargado de los bienes de consumo ya que no se ha visto control durante los últimos meses y esto reflejado en los inventarios realizados.


AUTORIZACIÓN PARA COMUNICAR ESTE INFORME:

Este informe se comunicará después de la auditoría posterior revisión de por parte de los auditores, y aplicará únicamente a los procesos involucrados y no será divulgado a terceros sin su autorización.

Nombre completo

Responsabilidad

Firma


LINA MARIA HINCAPIE

Jefe Oficina de Control Interno





YANETH ASTRID MARTINEZ RUA


Líder Parque de las Aguas





JOSE DE JESUS VEGA SANJUAN


Auditor





VICTOR RAUL RODRIGUEZ RENDON

Auditor





MONICA J. DURANGO CASTRO

Auditor







ELABORÓ:


REVISÓ:

LINA HINCAPIE



FECHA:


FECHA:






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