Por Víctor Almonacid Lamelas



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125 PREGUNTAS Y RESPUESTAS SOBRE EL PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO EN LA NUEVA LEY DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO COMÚN

Por Víctor Almonacid Lamelas

Índice

1. GENERALIDADES

1. ¿Qué diferencia hay entre administración electrónica y procedimiento electrónico?

2. ¿Cuándo entra en vigor la nueva Ley de procedimiento?


3. ¿La Ley de procedimiento deroga definitivamente la Ley 30/92?

4. ¿Qué regula la Ley de procedimiento?

5. ¿La Ley se aplica únicamente a las Administraciones Públicas?

6. ¿Es la Ley aplicable a todos los procedimientos?

7. Acompaña a la Ley de procedimiento la Ley de régimen jurídico ¿Por qué dos Leyes?

8. ¿Qué herramientas de ayuda pone el Estado para ayudar a implantar el procedimiento electrónico?

9. ¿Qué servicios se deben externalizar?

10. ¿Cómo podemos gestionar la resistencia al cambio en los empleados públicos?

2. IDENTIFICACIÓN Y FIRMA DE LOS CIUDADANOS

11. ¿Las Administraciones Públicas están obligadas a verificar la identidad de todos los ciudadanos que se relacionan con ellas?

12. ¿Cuáles son los medios para la identificación electrónica de los interesados?

13. ¿Todas las Administraciones Públicas deben aceptar cualquiera de estos medios de identificación?

14. ¿Qué es Cl@ve?

15. ¿Qué es un servicio de confianza?

16. ¿Cuáles son los medios para la firma electrónica de los interesados?

17. Para su intervención en el procedimiento administrativo ¿de los interesados se requiere identificación o firma?

18. ¿Qué es una firma biométrica?

19. ¿Qué es STORK?

20. ¿Qué es el Sistema europeo de reconocimiento de identidades electrónicas?

3. LA ACTUACIÓN POR MEDIO DE REPRESENTANTE

21. ¿Quién puede actuar por medio de representante?

22. ¿Qué es y qué supone la representación?

23. ¿Quiénes pueden actuar en representación de otras personas?

24. ¿Cuándo debe acreditarse la representación?

25. ¿Cómo debe acreditarse la representación?

26. ¿Qué es el Registro Electrónico de Apoderamientos o Apodera?

27. ¿Cómo queda constancia en el expediente de la representación?

28.  ¿Qué es una habilitación para la realización de determinadas transacciones electrónicas en representación de los interesados?

29. ¿Qué es Representa?

30. ¿El mayor uso y en algunos casos la obligatoriedad de las comunicaciones electrónicas potencia la figura de la representación?

4. EL REGISTRO ELECTRÓNICO

31. ¿Ya está en vigor o esperamos a 2018?

32. ¿Cuál es el régimen jurídico básico del Registro electrónico?

33. ¿Cómo se lleva a cabo la digitalización para la generación de copias auténticas?

34. ¿Si no se registra ningún “papel” cómo tiene constancia el ciudadano de los documentos que ha presentado?

35. ¿Qué es el Registro de funcionarios habilitados?

36. ¿Qué es SIR?

37. ¿Qué es el Registro Electrónico Común del Estado?

38. ¿Cuáles son las reglas para el cómputo de plazos en los registros?

39. En consecuencia con las citadas reglas para el cómputo de plazos, ¿cuáles son las reglas de funcionamiento del registro electrónico a efectos de la presentación de documentos?

40. ¿Cómo se articulan los pagos vinculados a los procedimientos o instancias que se presentan por Registro?

5. EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

41. ¿Qué es el procedimiento administrativo?

42. ¿Qué es un expediente administrativo?

43. ¿Cómo se conforma un expediente?

44. ¿Qué es un documento electrónico?

45. ¿Qué es un índice electrónico?

46. ¿Cómo se impulsa el procedimiento administrativo?

47. ¿Qué responsabilidad tiene el funcionario tramitador en caso de incumplimiento de la LPA?

48. ¿Resulta necesario para la Administración utilizar un “gestor de expedientes”?

49. ¿Los empleados públicos pueden emitir y firmar informes en papel?

50. ¿Cuál es el formato de la resolución que finalmente pone fin al procedimiento?

6. FIRMA ELECTRÓNICA DE LOS EMPLEADOS PÚBLICOS

51. Con carácter general ¿cómo se identifican las Administraciones Públicas?

52. ¿Qué es un portal de internet?

53. ¿Qué es un certificado electrónico reconocido?

54. ¿Qué es Actuación administrativa automatizada?

55. ¿Cuáles son los sistemas de firma para la actuación administrativa automatizada?

56. ¿Qué es un sello de órgano?

57. ¿Cuáles son los sistemas de firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Públicas?

58. ¿Qué es Port@firmas?

59. ¿Qué son @firma y la Plataforma @firma?

60. ¿Qué es la política de firma electrónica?

7. CÓMPUTO DE PLAZOS

61. En una Administración 365x7x24 adquiere relevancia el concepto “hora hábil” ¿Qué horas son hábiles?

62. ¿Cuál es el plazo máximo para resolver?

63. ¿Se puede producir la suspensión del plazo máximo para resolver?

64. ¿Cuándo se puede ampliar el plazo máximo para resolver y notificar? 

65. ¿Qué significa dies a quo y dies ad quem?

66. ¿Qué es un sello de tiempo?

67. ¿Cómo se computan los plazos señalados por días?

68. ¿Cómo se computan los plazos fijados en meses o años? 

69. ¿Se pueden ampliar los plazos?

70. ¿Quién establece el calendario de días inhábiles?

8. LA NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA

71. ¿Qué es una notificación electrónica?

72. ¿En qué consiste la notificación electrónica mediante Dirección electrónica habilitada (DEH)?

73. ¿Puede un interesado que ha elegido expresamente ser notificado por medios electrónicos cambiar de opinión?

74. ¿En qué consiste la notificación por comparecencia electrónica?

75. ¿Puede practicarse la notificación por medio de correo electrónico? ¿Y por SMS?

76. ¿Es obligatorio realizar el aviso electrónico cuando se realiza una notificación en papel? 

77. En el caso de procedimientos iniciados de oficio, ¿pueden utilizarse medios electrónicos para notificar a personas no obligadas a relacionarse con la Administración por medios electrónicos?

78. Visto que el aviso es obligatorio, ¿la falta de práctica del aviso de notificación electrónica impide que la notificación sea considerada plenamente válida?

79. ¿Cómo se acredita la puesta a disposición de la notificación electrónica por comparecencia en Sede Electrónica?

80. En relación a la notificación infructuosa, ¿sería conveniente enviar el aviso por eMail o SMS?

9. RELACIONES INTERADMINISTRATIVAS

81. ¿Todavía se admite el sistema de “remisión de oficios” en papel para comunicarse con otras Administraciones Públicas?

82. ¿A qué datos tienen acceso otras Administraciones Públicas?

83. ¿Cómo se van a interconectar las redes de las distintas Administraciones Públicas?

84. ¿Qué es el Esquema Nacional de Interoperabilidad?

85. ¿Qué es el Esquema Nacional de Seguridad?

86. ¿Qué es la reutilización de sistemas?

87. ¿Cómo se realiza la transferencia de tecnología entre Administraciones?

88. ¿Cómo se produce el intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación?

89. ¿Cómo se asegura la interoperabilidad de la firma electrónica?

90. ¿En qué consiste el deber de remisión de convenios y contratos al Tribunal de Cuentas?

10. EL ARCHIVO ELECTRÓNICO

91. ¿El archivo de la Administración (por ejemplo el Ayuntamiento) debe ser obligatoriamente electrónico?

92. ¿A partir de qué fecha?

93. ¿Los documentos no electrónicos también deberán almacenarse en un soporte electrónico? 

94. ¿En qué tipo de formato electrónico se deben archivar los documentos?

95. ¿El cumplimiento de qué principios deben garantizar estos medios o soportes electrónicos en los que se almacenen los documentos? 

96. ¿Qué es Archive? 

97. ¿Qué es InSiDe?

98. ¿Qué servicios presta InSide?

99. ¿Qué es la Política de gestión de documentos electrónicos?

100. ¿Dónde se fijan las Normas Técnicas de Interoperabilidad de la Política de gestión de documentos electrónicos?

101. ¿En qué beneficia el Archivo electrónico para el mejor cumplimiento de la Ley de transparencia?

11. POTESTAD REGLAMENTARIA

102. ¿El Título VI es aplicable a la Administración local?

103. ¿Cuáles son los principios de buena regulación? 104. ¿Qué informes se deben realizar en relación con la actividad normativa de cada Administración?

105. ¿Qué efectos tiene la publicidad electrónica de las normas?

106. ¿Qué es el Plan Anual Normativo?

107. ¿Qué es y cuándo debe realizarse la consulta pública?

108. ¿Qué es y cuándo debe realizarse la audiencia a los ciudadanos?

109. ¿Qué ocurre con los Reglamentos que se empezaron a tramitar antes de 2 de octubre de 2016? 

110. ¿Qué título competencial invoca el legislador para establecer el régimen jurídico de la potestad normativa en la LPA?

111. ¿Podría ser inconstitucional el Título VI de la LPA? 

12. DUDAS SOBRE EL INICIO DEL PROCEDIMIENTO

112. ¿Qué es el período de Información y actuaciones previas?

113. ¿Qué medidas provisionales se pueden adoptar?

114. ¿En qué consiste el inicio del procedimiento a propia iniciativa? 

115. ¿En qué consiste el inicio del procedimiento como consecuencia de orden superior?

116. ¿En qué consiste el inicio del procedimiento por petición razonada de otros órganos?

117. ¿En qué consiste el inicio del procedimiento por denuncia?

118. ¿En qué beneficia a un infractor denunciar los hechos?

119. ¿En qué afecta la implantación previa de los procesos electrónicos al interesado que inicia el procedimiento mediante una solicitud?

120. ¿Qué ocurre si una persona jurídica presenta una solicitud por medios no electrónicos?

121. ¿Qué es una declaración responsable? ¿Y una comunicación?

122. ¿Qué consecuencias tiene la falsedad de una declaración responsable o una comunicación?

13. IMPACTO PRÁCTICO DE LA LPA

123. ¿Con la Ley de procedimiento desaparecen las facturas en papel?

124. ¿En el caso de las notificaciones electrónicas puestas a disposición y rechazadas según el artículo 43.2 de la Ley 39/2015 procede su publicación en el BOE?

125. ¿La Ley de procedimiento es aplicable a los Colegios profesionales?

1. GENERALIDADES

1. ¿Qué diferencia hay entre administración electrónica y procedimiento electrónico? Sin duda el concepto más amplio es el de administración electrónica. Recordemos una vez más la “definición oficial” de esta última:

“La Administración electrónica es el uso de las TIC en las AAPP, combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas” (Comisión Europea)



El procedimiento electrónico es una parte de la administración electrónica, obviamente la referida a la tramitación formal de los expedientes y las herramientas que lo hacen posible –firma electrónica, registro electrónico, gestor de expedientes…-. Dicho procedimiento se reguló tímida pero aceptablemente en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, si bien no tuvo el impacto pretendido, posiblemente porque daba cierto margen de voluntariedad al proceso. La propia Ley y su normativa de desarrollo hablaban de unos plazos que se han incumplido sistemáticamente. Mucho más clara es la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPA), que impone el procedimiento administrativo electrónico (para la propia administración, mientras que el ciudadano obviamente podrá seguir utilizando la atención presencial). En definitiva, la LPA da el paso hacia el procedimiento 2.0, pero no hacia la Administración 2.0. Las relaciones jurídico-administrativas informales, esto es, RRSS, relaciones de participación, y otras relaciones ciudadanas que no dan lugar necesariamente a la apertura de un expediente administrativo, tendrán que esperar. Al menos en cuanto a su inclusión en la legislación española, ya que en la práctica sí contamos con casos -puntuales- de buenas prácticas en este sentido.

2. ¿Cuándo entra en vigor la nueva Ley de procedimiento? La nueva Ley de procedimiento (Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en adelante LPA) ya se encuentra íntegramente en vigor desde 2 de octubre de 2016, y a efectos jurídico prácticos desde el lunes día 3. Dicho lo cual ¿hay algo que entre en vigor en 2018? Según la Disposición final séptima (Entrada en vigor): “La presente Ley entrará en vigor al año de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado». No obstante, las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico producirán efectos a los dos años de la entrada en vigor de la Ley”. Vemos que ante todo: “La presente Ley entrará en vigor al año de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado»”, mientras que determinadas previsiones producirán efectos a los dos años. ¿Qué se entiende por “producir efectos”? ¿Es lo mismo que “entrar en vigor”?. Desde luego no ayuda a resolver la duda la D.Tª 4ª ab initio, cuando señala: “Mientras no entren en vigor las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico…”. Según su tenor literal, en efecto, el legislador habría querido dar eficacia demorada, y también entrada en vigor demorada a determinadas previsiones. Y sin duda esta es la expresión clave, y así lo pensamos algunos. En efecto, dicha expresión, inequívoca porque en este caso sí aparece tanto en la D.F.7ª como D.Tª 4ª, solo puede interpretarse en el sentido de que la eficacia demorada se refiere al régimen jurídico que contiente la ley sobre el registro electrónico de apoderamientos, el registro electrónico, el punto de acceso general electrónico de la Administración y el archivo único electrónico, mientras que el registro de empleados públicos habilitados, mencionado únicamente en la D.F., debemos necesariamente incluirlo en el mismo razonamiento, porque aunque es el mecanismo más novedoso de todos, cierto es que su creación inmediata resulta imprescindible para la moderna atención al público, que se realiza de forma presencial pero “se convierte en electrónica” a partir del momento del registro de entrada, o mejor dicho: “durante ese momento”.

En resumen, una cosa es que entre en vigor el registro electrónico (regulado en la Ley 11/2007, en adelante LAESP, y en la Ley 30/92 desde la modificación de 2011), que ya lo hizo, y otra “el registro electrónico regulado en la Ley 39/2015”. Claro, este es el proceso de adaptación para el que la Ley otorga 3 años, porque registro electrónico se supone que ya tenemos, además de que es imprescindible para cumplir el resto de la Ley. Y para avalar esta teoría expuesta citemos la Tª4ª en su integridad: “Mientras no entren en vigor las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico, las Administraciones Públicas mantendrán los mismos canales, medios o sistemas electrónicos vigentes relativos a dichas materias, que permitan garantizar el derecho de las personas a relacionarse electrónicamente con las Administraciones”. Dicho de otra manera, y no dirán que no queda claro: mientras no entren en vigor las citadas previsiones (las nuevas previsiones, no los viejos mecanismos), las Administraciones Públicas mantendrán los mismos registros, archivos, medios o sistemas electrónicos vigentes (queda clarísimo que ya están en vigor), que permitan ya mismo, en octubre de 2016 (y antes), garantizar el derecho de las personas a relacionarse electrónicamente con las Administraciones, un derecho por cierto que aparece en la citada Ley 11/2007, en vigor según algunos (yo mismo) desde 2007, según otros desde 2009, y según otros nunca. Y es que ¿cómo puede la Administración cumplir el resto de la Ley, por ejemplo la obligación de las personas jurídicas a relacionarse por medios electrónicos, sin un registro electrónico? Por último citaremos parte de la Disposición Derogatoria de la Ley 39/2015 (párrafo 2.g): “Quedan derogadas expresamente las siguientes disposiciones: Los artículos 2.3, 10, 13, 14, 15, 16, 26, 27, 28, 29.1.a), 29.1.d), 31, 32, 33, 35, 36, 39, 48, 50, los apartados 1, 2 y 4 de la disposición adicional primera, la disposición adicional tercera, la disposición transitoria primera, la disposición transitoria segunda, la disposición transitoria tercera y la disposición transitoria cuarta del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.https://i1.wp.com/noticias.juridicas.com/bitmaps/sp.gif Hasta que, de acuerdo con lo dispuesto en la disposición final séptima, produzcan efectos las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico, se mantendrán en vigor los artículos de las normas previstas en las letras a), b) y g) relativos a las materias mencionadas. En definitiva, hasta que, de acuerdo con lo dispuesto en la disposición final séptima, produzcan efectos (esta vez se refiere a “producir efectos” y no a “entrar en vigor”, a estas alturas tanto da) las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico, se mantendrán en vigor los artículos de las normas que en este momento los regulan.

3. ¿La Ley de procedimiento deroga definitivamente la Ley 30/92? Sí, total y definitivamente. Según la citada Disposición derogatoria única quedan derogadas algunas otras normas. Para empezar, las normas de igual o inferior rango en lo que contradigan o se opongan a lo dispuesto en la presente Ley –este inciso es importante, porque por definición las normas que regulan procedimientos “en papel” se oponen a la nueva Ley de procedimiento. Además, quedan derogadas expresamente las siguientes disposiciones:

a) Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.http://noticias.juridicas.com/bitmaps/sp.gif

b) Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.http://noticias.juridicas.com/bitmaps/sp.gif

c) Los artículos 4 a 7 de la Ley 2/2011, de 4 de marzo, de Economía Sostenible.http://noticias.juridicas.com/bitmaps/sp.gif

d) Real Decreto 429/1993, de 26 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de los procedimientos de las Administraciones Públicas en materia de responsabilidad patrimonial.http://noticias.juridicas.com/bitmaps/sp.gif

e) Real Decreto 1398/1993, de 4 de agosto, por el que se aprueba el Reglamento del Procedimiento para el Ejercicio de la Potestad Sancionadora.http://noticias.juridicas.com/bitmaps/sp.gif

f) Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro.http://noticias.juridicas.com/bitmaps/sp.gif

g) Los artículos 2.3, 10, 13, 14, 15, 16, 26, 27, 28, 29.1.a), 29.1.d), 31, 32, 33, 35, 36, 39, 48, 50, los apartados 1, 2 y 4 de la disposición adicional primera, la disposición adicional tercera, la disposición transitoria primera, la disposición transitoria segunda, la disposición transitoria tercera y la disposición transitoria cuarta del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.http://noticias.juridicas.com/bitmaps/sp.gif





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