Prefacio El Marco de la Administración de Proyectos



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Correspondencia. Las condiciones y términos de contrato muchas veces requieren de documentación escrita de ciertos aspectos de la comunicación comprador/vendedor, tales como advertencias de ejecuciones insatisfactorias y de cambios o clarificaciones en el contrato.

  • Cambios al contrato. Los cambios (aprobados o no) son retroalimentados a través de los procesos apropiados de planeación y procuración de proyecto, y del plan del proyecto y otros documentos relevantes a medida que estos son actualizados como sea necesario.

  • Requisiciones de pago. Esto asume que el proyecto esta usando un sistema externo de pago. Si el proyecto tiene su sistema interno, la salida aquí seria simplemente "pagos".

    12.6 Cierre del Contrato

    El cierre del contrato es similar al cierre administrativo (descrito en la Sección 10.4) en que involucra tanto la verificación del producto (Fue todo el trabajo terminado de manera correcta y satisfactoria?) y el cierre administrativo (la actualización de archivos para reflejar los resultados finales y la archivación de tal información para uso futuro). Los términos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos específicos para el cierre del contrato. La terminación temprana de un contrato es un caso especial del cierre de un contrato.





    12.6.1 Entradas al Cierre de Contratos

    1. Documentación contractual. La documentación contractual incluye, pero no esta limitada a, el contrato en si con todos sus cronogramas de soporte, los cambios aprobados y propuestos de contrato, cualquier documentación técnica desarrolladas por proveedor, los reportes del desempeño del proveedor, documentos financieros tales como facturas o registros de pagos, y los resultados de cualquier inspección relacionada con el contrato.

        1. Herramientas y Técnicas para el Cierre de Contratos

    1. Auditorías de procuración. Una auditoría de procuración es una revisión estructurada de los procesos de procuración desde la planeación de la procuración hasta la administración del contrato. El objetivo de una auditoría de procuración es identificar los logros y fracasos que obligan a la transferencia a otros ítems de procuración en este proyecto o a otros proyectos dentro de la organización ejecutora.

    12.6.3 Salidas del Cierre de Contratos

    1. Archivos de contrato. Un juego completo indexado de archivos deberá ser preparado para su inclusión con los archivos finales del proyecto (véase la Sección 10.4.3.1 para una discusión más detallada del cierre administrativo).

    2. Aceptación formal y cierre. La persona o organización responsable por la administración del contrato deberá proveer al vendedor con la notificación escrita de que el contrato ha sido completado. Los requerimientos para la aceptación formal y cierre están usualmente definidos en el contrato.

    NOTAS

    Apéndices

    El Proceso de Fijación de Estándares del Instituto de Administración de Proyectos

    Evolución de Una Guía al Cuerpo de Conocimiento de la Administración de Proyectos de PMI

    Contribuidores y Editores

    Notas


    Extensiones de las Areas de Aplicación

    Fuentes Adicionales de Información sobre la Administración de Proyectos

    Sumario de las Areas de Conocimiento de la Administración de Proyectos

    El Proceso de Fijación de Estándares del Instituto de Administración de Proyectos

    Los siguientes procedimientos fueron establecidos como política del Instituto por medio de una votación de la Junta Directiva del Instituto de Administración de Proyectos (PMI) en su reunión de octubre de 1993.



    Documentos de Estándares de PMI

    Los Documentos de Standard de PMI son aquellos desarrollados o publicados por PMI que describen practicas generalmente aceptadas de la administración de proyectos, específicamente:



      • Una Guía al Cuerpo de Conocimientos de la Administración de Proyectos (PMBOK).

      • Libros de mano del Cuerpo de Conocimientos de la Administración de Proyectos.

    Documentos adicionales pueden ser agregados a esta lista por el Director de Estándares por la recomendación y consentimiento del Grupo de Desarrollo Profesional (PDG) de PMI. Documentos de Estándares pueden ser trabajos originales publicados por PMI o pueden ser publicados por otras organizaciones o individuos.

    Los Documentos de Estándares serán desarrollados de acuerdo con "El Código de Buenas Practicas para la Estandarización" desarrollado por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO).



    Desarrollo de Trabajos Originales

    Documentos de Estándares que sean trabajos originales para ser publicados por PMI serán desarrollados como se describe a continuación:



      • El desarrollador(es) potencial(es) presentaran una propuesta al Director de Estándares. El Director podrá también solicitar tales propuestas. El Director aceptara o rechazara tales propuestas e informara al desarrollador sobre el raciocinio de tal decisión. Si la propuesta requiere de financiación en exceso de la presupuestada para el desarrollo de estándares, el Director someterá la propuesta a la Junta de PMI para su aprobación.

      • El Director dará soporte a los esfuerzos del desarrollador para maximizar la probabilidad de que el producto final será aceptado.

      • Cuando el material ha sido terminado a satisfacción del desarrollador, el desarrollador remitirá el material al Director de Estándares. El Director nombrara al menos tres individuos conocedores para revisar y comentar sobre el material. Basado en los comentarios recibidos, el Director decidirá si recibirá o no el material en calidad de Borrador de Exposición. Se requerirá que el desarrollador(es) firmen el consentimiento de derecho de autor (copyright) estándar de PMI, de manera previa a la publicación del Borrador de Exposición.

      • Los borradores de Exposición serán publicados bajo el aegis de la Junta de Publicaciones de PMI y deberá cumplir con los estándares de ese grupo en lo concerniente a tipografía y estilo.

      • Los Borradores de Exposición estarán disponibles de manera general para cualquiera que desee revisar el material. El director de Estándares definirá un periodo de revisión de no menos de seis meses para todos los Borradores de Exposición. Cada Borrador de Exposición incluirá una nota pidiendo comentarios para ser enviados al Director y notando la expiración del periodo de revisión.

      • Al finalizar el periodo de revisión, el Director de Estándares revisará los comentarios recibidos y trabajará con el desarrollado(es) y otros como sea necesario para incorporar los comentarios apropiados. Si los comentarios son de gran importancia, el Director puede elegir repetir el proceso de revisión del Borrador de Exposición. El Director someterá de manera oportuna los Documentos de Estándares al PDG para su revisión y aprobación. El PDG puede (a) aprobar el documento como fue remitido; (b) rechazar el documento; o (c) requerir una repetición del proceso de revisión del Borrador de Exposición.

    Adopción de Trabajos No-Originales como Estándares

    Documentos de Estándares que son el trabajo de otras organizaciones o individuos serán manejadas de la siguiente manera:



      • Cualquiera puede enviar una propuesta para que el Director de Estándares considere una publicación no originaria de PMI como un Estándar de PMI. El Director nombrara al menos tres individuos conocedores para considerar el material. Si los comentarios recibidos son positivos, el Director prepara una propuesta para que el PDG considere una posible relación con el dueño(s) del material.

      • La propuesta del Director considerará el posible impacto sobre los procesos de Certificación y Acreditación que pueda tener el proceso de revisión y aprobación, y si se requerirán acciones de la junta de PMI, y cualquier otra consideración financiera.

    Evolución de Una Guía al Cuerpo de Conocimiento de la Administración de Proyectos de PMI

    Desarrollo Inicial

    PMI fue fundada en 1969 sobre la premisa de que habían muchas prácticas administrativas que eran comunes a los proyectos en áreas de aplicación tan diversas como la construcción y la farmacéutica. Para la época de Simposio/Seminario de Montereal en 1976, la idea de que tales prácticas comunes podrían estar documentadas como "estándares" empezó a ser discutida de manera muy amplia.

    Esto llevo a su vez a considerar a la administración de proyectos como una profesión aparte.

    Sin embargo no fue hasta 1981, que la Junta de Directores de PMI aprobó un proyecto para desarrollar los procedimientos y conceptos necesarios para darle soporte a la profesión de la administración de proyectos. La propuesta del proyecto sugirió tres áreas de enfoque:



      • Las características distintivas de una practica en ejercicio (ética).

      • El contenido y estructura del cuerpo de conocimiento de la profesión (estándares).

      • Reconocimiento de los logros profesionales (acreditación).

    Este equipo administrativos de proyectos se vino a conocer como el Grupo Administrativo de Etica, Estándares y Acreditación (ESA). El Grupo Administrativo ESA consistía de los siguientes individuos:

    Mathew H. Parry, Cabeza Charles E. Oliver

    David C. Aird William H. Robinson

    Frederick R. Fisher Douglas J. Ronson

    David Haeney Paul Sims

    Harvey Kolodney Eric W. Smythe

    Este grupo fue asistido por más de 25 voluntarios de varios capítulos locales.

    La declaración de Etica fue desarrollada y presentada por un comité en Washington, D.C., presidida por Lew Ireland. La Declaración de Administración de Tiempo fue desarrollada a través de largas reuniones de un grupo en el Sur de Ontario, incluyendo a Dave MacDonald, Dave Norman, Bob Spence, Bob Hall y Matt Parry. La Declaración de Administración de Costos fue desarrollada a través de largas reuniones con el departamento de costos de Stelco bajo la dirección de Dave Haeney y Larry Harrison. Otras declaraciones fueron desarrolladas por el grupo administrativo ESA. La acreditación fue desarrollada por John Adams y su grupo en la Universidad de Carolina del Oeste, que resulto en los lineamientos de acreditación y un programa para la certificación de Administradores de Proyectos Profesionales bajo la guía del decano Martin.

    Los resultados del proyecto ESA fueron publicados en un reporte especial en el Journal de Administración de Proyectos en Agosto de 1983. El reporte incluía:


      • Un Código de Etica más un procedimiento disciplinario.

      • Una línea de base de estándares consistente de seis áreas de conocimiento principales: Administración del Alcance, Administración de Costos, Administración de la Calidad, Administración del Recurso Humano, y Administración de las Comunicaciones.

      • Lineamientos tanto para la acreditación (reconocimiento de la calidad de los programas ofrecidos por instituciones educativas) y de certificación (reconocimiento de las calificaciones profesionales de los individuos).

    Este reporte sirvió posteriormente como la base inicial de los programas de Acreditación y Certificación de PMI. El grado de Maestría en Administración de Proyectos de la Universidad de Carolina del Oeste fue acreditada en 1983 y las primeras certificaciones, como Administradores Profesionales de Proyectos (PMPs) fueron otorgadas en 1984.

    Actualización 1986-87

    La publicación del reporte de línea de base de ESA dio nacimiento a muchas discusiones dentro del PMI sobre lo adecuado de los estándares. En 1984, la Junta Directiva de PMI aprobó un segundo proyecto relacionado con estándares para "capturar el conocimiento aplicado en la administración de proyectos.... dentro del marco conceptual existente en ESA". Se reclutaron seis comités para abordar cada una de las seis áreas de conocimiento identificadas. Adicionalmente, un taller de trabajo fue programado como parte del Seminario/Simposio anual de 1985.

    Como resultado de estos esfuerzos, un documento actualizado fue aprobado en principio por la junta de directores de PMI y publicada para comentarios en el Journal de Administración de Proyectos en Agosto de 1986. Los principales contribuidores a esta versión del documento fueron:

    R. Max Wideman, Cabeza (durante desarrollo) Wolliam Kane

    John R. Adams, Cabeza (cuando emitido) Colin Morris

    Joseph R. Beck Joe Muhlberger

    Peter Bibbes Philip Nunn

    Jim Blethen Pat Patrick

    Richard Cockfield David Pym

    Peggy Day Linn C. Stuckenbruck

    William Dixon George Vallance

    Peter C. Georgas Larry C. Woolslager

    Shirl Holingsworth Shakir Zuberi

    Adicional a la expansión y reestructuración del material original, el documento revisado incluyo tres nuevas secciones:



      • El Marco Conceptual de la Administración de Proyectos fue añadido para cubrir las relaciones entre el proyecto y su ambiente externo y entre la administración del proyecto y la administración general.

      • La Administración de Riesgo fue agregada como un área de conocimiento separada para poder proveer mejor cubrimiento de este tema.

      • La Administración de procuramiento/contratos fue agregada como un área de conocimiento separada para poder proveer mejor cubrimiento de este tema.

    Subsecuentemente, una variedad de cambios editoriales y correcciones fueron incorporadas en el material, y la Junta Directiva de PMI los aprobó en Marzo de 1987. El manuscrito final fue publicado como un documento aparte titulado El Cuerpo de Conocimientos de la Administración de Proyectos en Agosto de 1987.

    1. Actualización de 1986

    Discusiones sobre forma, contenido y estructura adecuada de los documentos claves de estándares de PMI continuo luego de la publicación de la versión de 1987. En agosto de 1991, el Director de Estándares de PMI, Alan Stretton, inicio un proyecto para la actualización del documento basados en comentarios de los miembros. El documento revisado fue desarrollado a través de varios años sobre una serie de borradores de trabajo que circularon de manera amplia y a través de talleres de trabajo en el Seminario/Simposio de PMI en Dallas, Pittsburgh, y San Diego.

    En Agosto de 1994 el comité de estándares de PMI divulgo un Borrador de Exposición del documento que fue distribuido para comentarios a todos los 10,000 miembros de PMI y además de 20 organizaciones técnicas y profesionales.

    Este documento representa la terminación del proyecto iniciado en 1991, los contribuidores y editores están listados en el Apéndice C. Un resumen de la diferencias entre el documento de 1987 y el documento de 1986 se incluye en el Prefacio de la edición de 1996.

    Contribuidores y Editores

    Los siguientes individuos contribuyeron de muchas manera diferentes a los varios borradores de este documento. PMI esta en deuda con ellos por su ayuda.

    Comités de Estándares

    Los siguientes individuos sirvieron como miembros del Comité de Estándares de PMI durante el desarrollo de la actualización de este documento de PMBOK:



      • William R. Duncan, Duncan – Nevison, Director de Estándares

      • Frederick Ayer, Defense Systems Management College

      • Cynthia Berg, Medtronic Micro-Rel

      • Mark Burgess, Knowledge Works

      • Helen Cooke, Cooke & Cooke

      • Judy Doll, Searle

      • Drew Fetters, PECO Energy Company

      • Brian Fletcher, ABRINN Project Management Services

      • Earl Glenwright, A.S.S.I.S.T.

      • Eric Jenet, Consultant

      • Deborah O’Bray, Manitoba Telephone System

      • Diane Quinn, Eastman Kodak Co.

      • Anthony Rizzoto, Miles Diagnostics

      • Alan Stretton, University of Technology, Sydney

      • Douglas E. Tryloff, TASC

    1. Contribuidores

    Adicionalmente a los miembros del Comité de Estándares, los siguientes individuos proveyeron texto original o conceptos claves para una o mas secciones en los capítulos indicados:

      • John Adams, Western Carolina University (Capítulo 3, Procesos Administrativos de Proyectos)

      • Keely Brunner, Ball Aerospace (Capítulo 7, Administración de Costos Del Proyecto)

      • Louis J. Cabano, Pathfinder, Inc. (Capítulo 5, Administración del Alcance del Proyecto)

      • David Curling, Loday Systems (Capítulo 12. Administración del Procuramiento del Proyecto)

      • Douglas Gordon, Special Projects Coordinations (Capítulo 7, Administración del Costo del Proyecto)

      • Douglas T Hulett, D.T. Hulett & Associates (Capítulo 11, Administración del Riesgo del Proyecto)

      • Edawrd Ionata, Bechtel/Parsons Brinckerhoff (Capítulo 10, Administración del Las Comunicaciones del Proyecto)

      • John M. Nevison, Duncan-Nevison (Capítulo 9, Administración del Recurso Humano Del Proyecto)

      • Hadley Reynolds, Reynolds Associates (Capitulo 2, El Contexto de la Administración del Proyecto)

      • Agnes Salvo, CUNA Mutual Insurance (Capítulo 11, Administración de Riesgo del Proyecto)

      • W. Stephen Sawle, Cosultants to Management, Inc. (Capítulo 5, Administración del Alcance del Proyecto)

      • Leonard Stolba, Parsons, Brinckerhoff, Douglas & Quade (Capítulo 8, Administración de Calidad del Proyecto)

      • Ahmet Taspinar, MBP Network (Capítulo 6, Administración de Tiempo del Proyecto)

      • Francis M. Webster (Capítulo 1, definición de proyecto)

    1. Editores

    Adicional a el Comité de Estándares y contribuidores, los siguientes individuos proveyeron comentarios sobre los varios borradores de este documento:

      • Edward L. Averill. Edward Averill & Associates

      • A.C. "Fred" Baker, Scott, Madden & Associates

      • F.J. "Bud" Baker, Wright State University

      • Tom Belanger, The Sterling Planning Group

      • John A. Bing, Coastline Community College

      • Brian Bock, Ziff Desktop Information

      • Paul Bosakowski, Fluor Daniel

      • Dorothy J. Burton, Management Systems Associates, Ltd.

      • Cohort ’93, University of Technology, Sydney

      • Cohort ’94, University of Technology, Sydney

      • Kim Colenso, Applied Business Technologies

      • Samuel K. Collier, Mead Corporation

      • Karen Condos-Alfonsi, PMI Executive Office

      • E.J. Coyle, VDO Yasaki

      • Darlene Crane, Crane Consulting

      • Russ Darnall, Fluor Daniel

      • Maureen Dougherty, GPS Technologies

      • John J. Downing, Digital Equipment Corporation

      • Daniel D. Dudek, Optimum Technologies, Inc.

      • Lawrence East, Westinghouse

      • Quentin W. Fleming, Primavera Systems, Inc.

      • Rick Fletcher, Acres

      • Greg Githens, Maxicomm Project Services, Inc.

      • Leo Giulianeti, Keane Inc.

      • Martha D. Hammonds, AMEX TSG Systems

      • Abdulrazak Hajibrahim, Bombardier

      • G. Alan Hellawell, Eastman Kodak

      • Paul Hinkley, Meta Consultants

      • Wayne L. Hinthorn, PMI Orange Co.

      • Mark E. Hodson, Eli Lilly & Company

      • Lew Ireland, L.R. Ireland Associates

      • Elvin Isgrig, North Dakota State University

      • Murray Janzen, Proctor & Gamble

      • Frank Jenes

      • Walter Karpowski, Management Assoc.

      • William F. Kerrigan, Bechtel International, Inc.

      • Harold Kerzner, Baldwin-Wallace College

      • Robert L. Kimmons, Kimmons-Asaro Group Ltd. Inc.

      • Richard King, AT&T

      • J.D. "Kaay" Koch, Koch Associates

      • Lauri Koskela, VTT Building Technology

      • Richard E. Little, Project Performance Management

      • Lyle W. Lockwood, Universal Technology

      • Lawrence Mack, PMI Pittsburgh

      • Christopher Madigan, Sandia National Laboratories

      • Michael L. McCauley, Integrated Project Systems

      • Hugh McLaughlin, Broadstar Inc.

      • Frank McNeely, National Contract Management Association

      • Pierre Menard, University of Quebec at Montreal

      • Rick Michaels

      • Raymond Miller, AT&T

      • Alan Minson, A&R Minson

      • Colin Morris, Delcan Hatch

      • R. Bruce Morris

      • David J. Mueller, Westinghouse

      • Garry Nelson, Athena Consulting Inc.

      • John P. Nolan, AACE International

      • Louise C. Novakowski, Cominco Engineering Services, Ltd.

      • James O’Brien, O’Brien-Kreitzberg

      • JoAnn C. Osmer, Arbella Mutual Insurance Co.

      • Jon V. Palmquist, Allstate Insurance

      • Matthew Parry, Target Consultants

      • John G. Phippen, JGP Quality Services

      • Hans E. Picard, P&A Consultants Corporation

      • Serge Y. Piotte, Cartier Group

      • PMI, Houston Chapter

      • PMI, Manitoba Chapter

      • PMI, New Zealand Chapter

      • Charles J. Pospisil, Procon, Inc.

      • Janice Y. Preston, Pacifica Companies

      • Mark T. Price, GE Nuclear Energy

      • Christopher Quaife, Symmetric Resources

      • Peter E. Quinn, Canadian Air Force

      • Steven F. Ritter, Mead Corporation

      • William S. Ruggles, Ruggles & Associates

      • Ralph B. Sackman, Levi Strauss & Co.

      • Alice Sapienza, Simmon College

      • Darryl M. Selleck

      • Melvin Silverman, Atrium Associates, Inc.

      • Roy Smith, Decision Planning Corp.

      • Craig T. Stone, Management Counseling Corp.

      • Hiroshi Tanaka, JGC Corporation

      • Robert Templeton, MW Kellogg

      • Dick Thiel, King County (WA) DPW

      • Saul Thomashow, Anderson Consulting

      • J. Tidhar, Orantech Management Systems Ltd.

      • Vijay K. Verma, TRIUMF

      • Janet Toepfer, Business Office Systems

      • Alex Walton, Harris Corporation

      • Jack Way, Simetra, Inc.

      • R. Max Wideman, AEW Services

      • Rebecca Winston, EG&G Idaho Inc.

      • Hugh M. Woodward, Proctor & Gamble

      • Robert Youker, Management Planning & Control Systems

      • Shakir H. Zuberi, ICF Kaiser Engineers Hanford

      • Dirk Zwart, Computer Sciences Corp.

    1. Staff de Producción

    Se hace mención especial a los siguientes empleados de Comunicaciones de PMI:

      • Jeannette M. Cabanis, Editora, División de Libros

      • Misty N. Dillard, Asistente Administrativa

      • Linda V. Gillman, Administradora de Oficina

      • Bobby R. Hensley, Coordinador de Publicaciones

      • Jonathan Hicks, Administrador de Sistemas

      • Sandy Jenkins, Editora Asociada

      • Mark S. Parker, Coordinador de Producción

      • Dewey L. Messer, Gerente Editor

      • Danell Moses, Coordinador de Promoción de Mercadeo

      • Shirley B. Parker, Gerente de Negocios y Mercadeo

      • Melissa Pendergast, Coordinadora de Servicios de Información

      • James S. Pennypacker, Publicador Editor en Jefe

      • Michelle Triggs, Diseñadora Gráfica

      • Lisa Woodring, Asistente Administrativa
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