Procedimiento



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PROCEDIMIENTO

E-PR-PLA-002

Versión: 12

ACCIONES DE MEJORA




1. OBJETIVO

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Establecer las acciones necesarias para aumentar la capacidad de los procesos que conforman el Sistema de Gestión Integrado de la Superfinanciera y/o superar las expectativas planteadas en sus objetivos.










2. ALCANCE

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Este procedimiento aplica para todas las oportunidades de mejoramiento de los procesos del Sistema de Gestión Integrado.










3. DEFINICIONES

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3.1. Mejora Continua: Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.





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3.2. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.









4. CONDICIONES GENERALES

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4.1. Las acciones de mejora son inherentes al desarrollo de las actividades de los procesos de la SFC. Una acción de mejora en los procesos se realiza para aumentar la capacidad y optimizar el desempeño del proceso o del SGI, cumpliendo los requisitos. Vale la pena tener en cuenta que los ajustes realizados a un documento no implican una optimización del proceso. Sin embargo, una acción de mejora puede contemplar modificaciones de la documentación del mismo.





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4.2. La identificación de acciones de mejora puede realizarse a partir de: Resultados de Auditorías del SGI, Pre auditoría, Documentación, Normativo, Indicadores, Acciones de mejora, Auditorias de Gestión de la Oficina de Control Interno, Quejas contra la Entidad, Rendición de Cuentas, Autoevaluación, Administración de Riesgos, Revisión por la Dirección, Encuesta de Satisfacción, Índice Transparencia Nacional, auditorías efectuadas por la Contraloría General de la República – CGR o ideas de innovación como resultado de una propuesta realizada a través de la proforma E-PI-PLA-044.




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4.3. Cualquier funcionario que proponga mejoras a un proceso, debe utilizar el módulo de Mejoramiento del aplicativo del SGI - sección “acciones de mejora” y la debe enviar al líder del proceso y notificar al facilitador del proceso al cual va dirigida la mejora.

En el campo “situación actual” haga una breve descripción de ella y en el campo “situación deseable” describa su propuesta.


Si utiliza el “usuario Consulta SGI” registre adicionalmente en el campo situación actual, su nombre y extensión.






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4.4. El líder del proceso que reciba una acción de mejora debe dar respuesta por correo al funcionario que la propuso, informando si acepta o rechaza con copia al correo del SGI en un plazo de 15 días calendario.




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4.5. Los planes de acción se gestionan a través del módulo de mejoramiento del aplicativo del SGI y constituyen la herramienta para tratar las acciones de mejora.





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4.6. Para definir el plan de acción, si lo considera necesario, utilice como borrador la proforma interna E-PI-PLA-049 Plantilla Plan de Mejoramiento antes de ingresar la información en el aplicativo.

Los únicos que pueden ingresar la información en el plan de acción del módulo de Mejoramiento del aplicativo del SGI son los líderes o facilitadores de los procesos.







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4.7. Los planes de acción que involucren a otro(s) proceso(s) o área(s) ), sus actividades deben ser concertados previamente con el Líder del otro proceso o jefe de área.





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4.8. Los responsables de actividades del plan de acción deben registrar en el aplicativo del SGI, el seguimiento y cumplimiento de las mismas una vez ejecutadas.





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4.9. En el caso que se presente alguna situación que impida la ejecución de un plan de acción, el líder/facilitador del proceso deben informar a través de la opción “Reportes y solicitudes al SGI” con destinatario al “Sistema de Gestión Integrado”, las razones por las cuales no se puede continuar con la ejecución del plan de acción.

Una vez se reciba respuesta del cierre de la solicitud, se debe efectuar el cierre del plan. Por lo anterior, si una vez corregida la situación se requiere retomar y/o desarrollar otras actividades, se debe crear un nuevo Plan de Acción.







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4.10. Cuando se requiera la reprogramación y/o adición de actividades de un plan de acción, el líder de proceso/facilitador debe registrar la solicitud a través de la opción “Reportes y solicitudes al SGI” con destinatario “Sistema de Gestión Integrado”, indicando:

  • Número o consecutivo del plan acción

  • redefinir o adicionar

  • Responsable(s)

  • Nuevas fechas de la(s) actividad(es)

  • Justificación de la modificación.




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4.11. Los líderes de proceso tienen la responsabilidad de aprobar los planes de acción y cerrarlos una vez evaluada la eficacia global del mismo.





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4.12. Los planes de acción definidos a partir de una auditoría realizada por la Oficina de Control Interno deben ser registradas por el líder de proceso/facilitador responsable de la ejecución del plan en el aplicativo del SGI y se debe informar la oficialización mediante correo al jefe de la Oficina de Control Interno con copia al correo del SGI.





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4.13. Cuando se finalice un plan de acción generado a partir de una auditoría realizada por la Oficina de Control Interno, el líder del proceso/facilitador le debe enviar un correo a la Oficina de Control Interno con copia al correo del SGI, solicitando que realice el seguimiento y registre la eficacia global en el aplicativo del SGI.


4.14. Ante una eventual falla del aplicativo del SGI se procederá de la siguiente forma:
• Consulta: Se contará con una copia de las acciones de mejora en Y:\PUBLICO\Sistema de Gestion Integrado\Módulo Mejoramiento.

• Seguimientos, cumplimiento de actividades y/o corrección de planes de acción de carácter urgente: El responsable de la actividad deberá informar el seguimiento al Grupo de Planeación y Gestión a través del correo del SGI y anexar el entregable en caso de requerirse, con copia al facilitador del proceso y líder dueño del plan.










5. DESARROLLO

No.

Actividad

Responsable

Norma/Política

1

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Identifica la oportunidad de mejora, registra propuesta en el aplicativo del SGI a través del módulo de Mejoramiento utilizando la opción de "acciones de mejora".

Nota: Si posteriormente desea conocer el estado de su propuesta, ingrese por el módulo de mejoramiento opción "Filtros".






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Funcionario




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E-GU-PLA-003 Consulta aplicativo del SGI(ISOlución)




2

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El líder evalúa con el facilitador si la acción de mejora es viable o no, e informa por correo al funcionario que propuso la mejora, con copia al correo del SGI.
Sí es viable: Imparte instrucciones para diseñar el plan de acción. Continúa paso 3.


No es viable: Registra en el aplicativo del SGI las razones de rechazo, cierra el reporte y la tarea. Finaliza el procedimiento.




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Líder de Proceso /Facilitador




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E-GU-PLA-004 Usuario aplicativo del SGI(ISOlución)




3

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Presenta propuesta del plan de acción, al líder y/o Presenta propuesta del plan de acción, al líder y/o facilitador, teniendo en cuenta la información requerida (objetivos con el que se relaciona el plan, actividades debe contener fecha de inicio, entregable y descripción de la tarea, responsable(s) de cada actividad y fecha de compromiso).




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Funcionario designado para diseñar el plan




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E-PI-PLA-049 Plantilla Plan de Mejoramiento




4

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Revisa la propuesta y coordina con el Facilitador.

¿Se aprueba?




SI: Sigue actividad 5.


NO: Solicita a funcionario designado realizar ajustes a la propuesta. Actividad 3.




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Líder de proceso/Facilitador




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E-PI-PLA-049 Plantilla Plan de Mejoramiento




5

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Registra el plan de acción en al aplicativo del SGI.




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Facilitador




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E-GU-PLA-004 Usuario aplicativo del SGI

(ISOlución)



Aplicativo del SGI.




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Desarrolla actividades del plan de acción.




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Responsables asignados en el plan de acción




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Registra, en el aplicativo del SGI, el seguimiento y cumplimiento de las actividades, de acuerdo con el vencimiento de cada una de las mismas y su entregable.




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Responsables asignados en el plan de acción




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E-GU-PLA-004 Usuario Aplicativo del SGI(Isolución).




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Registra, en el aplicativo del SGI, el cierre del plan de acción una vez finalizadas las actividades.




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Líder del proceso/Facilitador




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E-GU-PLA-004 Usuario aplicativo del SGI(ISOlución)




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FIN.




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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA










7. HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión

Fecha

Cambios

1

05/Ago/2008

Este procedimiento se elimina del sistema de gestión por que se encuentra inmerso dentro de la documentación existente en el proceso de Gestión Documental.

2

16/Sep/2008

Se actualiza la distribución del reporte

3

10/Oct/2008

  • Desarrollo: Se modificó el paso 3 así: Revisa, evalúa y conceptúa. Si es producto de una propuesta de mejora, emite concepto sobre viabilidad y continúa en paso 4. Si es consecuencia de una no conformidad real o potencial, continúe en paso 6.

  • Se modifica el paso 4 así: Revisa concepto. ¿Se aprueba la propuesta?
    SI: Continúe en paso 6.
    NO:
    Continúe en paso 5.

  • Se modifica el paso 6 así: Realiza análisis de causas de las no conformidades reales y potenciales para asegurarse de que no se vuelvan a presentar.

Realiza análisis de causas en el caso de la identificación de oportunidades de mejora.

4

04/Dic/2009

Se modifica 4. Condiciones Generales del procedimiento:

 Se aclara que las acciones de mejora incluyen las acciones preventivas y las acciones correctivas.

 Se aclara que las acciones de mejora se encuentran contempladas en el análisis realizado en las matrices de riesgos.

 Se adiciona seguimiento global que debe realizar el Grupo de Planeación y Gestión de Calidad al cumplimiento de los planes de acción

 Se incluyó plazo de 15 para remitir los planes de acción derivados de las auditorias.

Se modifica 5. Desarrollo en los siguientes pasos.

 Paso 6 y 7: se elimina el instructivo de E-IN-PLA-005

 Paso 9: Remitir copia de los planes de acción al correo del SGI y se da la opción de realizar correcciones a los planes de acción

 Paso 12: Diligenciar las columnas de seguimiento a los planes de acción
Modificar los documentos de referencia


5

21/Oct/2011

Se incluyen otras fuentes de origen de las acciones en el punto 4.3 de las condiciones generales

6

18/Ene/2012

 Se aclara en las Condiciones Generales respecto al Seguimiento que realiza el Grupo de Planeación y Gestión de Calidad al incumplimiento de metas. Adicionalmente se aclara aún más el tema relacionado con corrección, acción correctiva y acción preventiva y su definición dentro del Plan de Acción.

 En el desarrollo paso 5 se aclara que el líder del proceso debe informar sobre la aprobación o no de la propuesta al respectivo funcionario.

 Se incluye las tareas correspondientes a la actualización de los planes de acción y al consolidado de planes de acción.

 Se incluye la verificación de la eficacia del Plan de acción.



7

15/Jun/2012

Condiciones Generales

• 4.5 Se incluye como el origen de los planes de acción las auditorías realizadas por la CGR.

• 4.10 Se eliminó lo correspondiente al seguimiento trimestral por proceso
• 4.16 Se incluye la responsabilidad del seguimiento y del reporte de los planes de acción realizados por la OCI.

• 4.17 el GPyGC es el encargado de publicar los planes de mejoramiento.


Desarrollo
Se elimina el paso 16 de cerrar la No conformidad

8

25/Oct/2012

• Se elimina todo lo relacionado con las no conformidades.
• Se actualiza incorporando la Solicitud del aplicativo del SGI
• Se proporciona una mayor explicación sobre el diligenciamiento de los planes de acción.

9

17/Feb/2014

Se actualiza el procedimiento indicando la forma de realizar las actividades a través del módulo de mejoramiento del aplicativo del SGI.

10

08/May/2014

Se cambió el nombre de la Guía de consulta por la guía de usuario del aplicativo del SGI, en los casos que aplica

11

25/Jun/2015

Se incluyó las opciones correspondientes al caso en que falla el aplicativo del SGI.










Elaboró

Revisó

Aprobó

Nombre:

Adriana Suarez Agudelo

Cargo:

Profesional Universitario 2044-09

Fecha:

25/Jun/2015




Nombre:

Juan David Gutierrez Franco

Cargo:

Profesional Especializado 2028-19

Fecha:

28/Ago/2015




Nombre:

Juan David Gutierrez Franco

Cargo:

Profesional Especializado 2028-19

Fecha:

28/Ago/2015




Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, puesto que la versión vigente reposa en el aplicativo del SGI.

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