Proceso: actuaciones y autorizaciones administrativas



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SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Código: AAA-M-001


SISTEMA GESTIÓN INTEGRADO

Fecha: 05 de Agosto de 2015


PROCESO: ACTUACIONES Y AUTORIZACIONES ADMINISTRATIVAS

Versión: 001


MANUAL DE ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS

Número de página de 76






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Manual de Actuaciones Administrativas


  1. INFORMACION GENERAL.




1.1 OBJETIVO

Ejercer oportuna y eficazmente las facultades de inspección, vigilancia y control (en adelante ivc) asignadas a la Superintendencia de Sociedades por la Ley 222 de 1995 y demás normas concordantes y, de esta forma, contribuir a la preservación del orden público económico como pilar fundamental de la misión institucional.

1.2. RESPONSABLE

Superintendente Delegado para Inspección, Vigilancia y Control,

Superintendente Delegado de Asuntos Económicos y Contables,

Directores y Coordinadores adscritos a las mencionadas Delegaturas,

Intendentes Regionales

Funcionarios designados para adelantar las actuaciones administrativas.


1.3. ALCANCE

Aplica desde el inicio de la actuación administrativa hasta el archivo de la misma, evento en el cual deberá notificarse personalmente al interesado. Los actos de trámite para el ejercicio de las funciones de ivc no requieren de notificación personal.

1.4. DEFINICIONES

Las indicadas en el aparte correspondiente, de estar reguladas corresponden a la definición legal. En ausencia de éstas, se utilizaron definiciones jurisprudenciales o doctrinarias.




Contenido





PRESENTACIÓN 5

REFERENCIAS 9

DEFINICIONES 10

CAPITULO I 30

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 30

1.1Procedimiento administrativo común y principal 30

1.2Procedimiento sancionatorio 30

1.3Procedimiento especial 32

1.4 Actuaciones preliminares comunes a todos los procedimientos 35

CAPITULO II 38

FACULTADES DE INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL 38

2.1ACTUACIONES OFICIOSAS Y/O A SOLICITUD DE PARTE 38

2.1.1 Declaratoria de la situación de control o la existencia de Grupo Empresarial. 38

2.1.2 Ordenar la rectificación de los estados financieros o las notas que no se ajusten a los requisitos legales (artículo 40 de la Ley 222 de 1995). 38

2.1.3 Solicitar, confirmar y analizar en la forma, detalle y términos que la superintendencia considere, la información que requiera sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad comercial no vigilada por la Superintendencia Financiera. 39

2.1.4 Practicar investigaciones administrativas a las sociedades inspeccionadas (artículo 83 Ley 222 de 1995). 40

2.1.5 Practicar visitas generales a las sociedades vigiladas (artículo 84.1 Ley 222 de 1995). 40

2.1.6 Enviar delegados a las reuniones de asamblea general o junta de socios cuando lo considere necesario. 40

El envío de delegados solo procede de oficio frente a las sociedades en vigilancia o control de acuerdo con lo previsto en los artículos 84.3 y 85 de la Ley 222 de 1995. 40

2.1.7 Verificar que las actividades desarrolladas por las sociedades vigiladas estén dentro del objeto social y ordenar la suspensión de los actos no comprendidos dentro del mismo. 41

2.1.8 Decretar la disolución y ordenar la liquidación cuando se cumplan los supuestos previstos en la ley y en los estatutos, y adoptar las medidas a que haya lugar. 41

2.1.9 Convocar a reuniones extraordinarias del máximo órgano social en los casos previstos por la ley. 41

En los casos en que se convoque de manera oficiosa, la Superintendencia presidirá la reunión. La convocatoria también procede a solicitud de parte en los términos previstos en el inciso tercero del artículo 182 del Código de Comercio, es decir, cuando lo solicite un número de socios o accionistas representantes de la cuarta parte o más del capital social. 41

2.1.10 Ordenar la modificación de las cláusulas estatutarias cuando no se ajusten a la ley. 41

2.1.11 Promover la presentación de planes y programas. 42

La presentación de los planes y programas se ordenará en el acto administrativo mediante el cual la sociedad sea sometida a control y tendrán como objetivo superar la situación que dio lugar a la medida. 42

2.1.12 Autorizar la solemnización de toda reforma estatutaria. 42

2.1.13. Autorizar la colocación de acciones y verificar que la misma se efectúe conforme a la ley y al reglamento correspondiente. 42

2.1.14. Ordenar la remoción de los administradores, revisor fiscal y empleados, según sea el caso. 42

2.1.15. Conminar bajo apremio de multas a los administradores. 43

2.1.16 Efectuar visitas especiales a sociedades sometidas a control. 44

Las visitas estarán orientadas a verificar el cumplimiento de los planes y programas tendientes a superar la situación que dio lugar al sometimiento a control de la sociedad. E igualmente, a impartir las instrucciones que resulten necesarias de acuerdo con los hechos que se observen en ellas. 44

2.1.17 Convocar a una sociedad en control al trámite de un proceso de insolvencia. 44

2.1.18 Aprobar el avalúo de los aportes en especie en sociedades sometidas a control. 44

2.2 PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE LAS ACTUACIONES 45

2.2.1 Actuación administrativa en las oficinas del domicilio social 45

2.2.1.1 Inexistencia de las oficinas de la compañía 46

2.2.1.2 Inexistencia de dirección electrónica de notificación judicial 46

2.2.1.3 Ausencia de las personas encargadas de atender la diligencia 47

2.2.1.4 Desarrollo de la actuación 47

2.2.2 Actuación administrativa mediante requerimiento escrito de información 49

2.2.3 Actuación administrativa por solicitud de comparecencia de los administradores y/o revisores fiscales de la sociedad 50

CAPITULO III 51

COMUNICACIÓN DEL INICIO DE ACTUACIÓN 51

3.1 Comunicación al interesado 51

3.2 Comunicación a terceros interesados 51

3.3 Comunicación a terceros indeterminados 51

3.4 Supuestos que permiten la intervención de terceros 52

3.5 Requisitos de la solicitud de intervención de terceros interesados 52

CAPÍTULO IV 55

PRÁCTICA DE PRUEBAS Y AUDIENCIAS 55

4.1 Pruebas en el procedimiento común y principal 55

4.2 Pruebas en el procedimiento sancionatorio y especial 55

4.3 Audiencias 55

4.4 Protocolo de las salas de audiencias. 56

4.4.1 Reglas generales. 56

4.4.1.1 Registro e ingreso a la sala. 56

4.4.1.2. Asistentes. 56

4.4.1.3. Código de conducta. 57

4.4.2Intervenciones. 57

4.4.2.1 Uso de los micrófonos. 57

4.4.2.2. Intervenciones orales. 58

4.4.2.3 Interrogatorios de parte. 58

4.4.2.4 Testimonios. 59

4.4.2.5 Presentaciones. 59

4.4.2.6 Uso del expediente durante la audiencia. 59

4.4.2.7 Pruebas documentales aportadas durante las audiencias. 60

CAPITULO V 61

NOTIFICACIONES 61

5.1 Notificación a personas jurídicas de derecho privado y comerciantes inscritos en el Registro Mercantil 62

5.2 Notificación electrónica a personas naturales 63

CAPÍTULO VI 64

RECURSOS Y REVOCATORIA DIRECTA 64

6.1 Recurso de reposición. 64

6.2 Efectos del recurso de reposición 64

6.3 Improcedencia del recurso de apelación 64

6.4 Revocatoria directa 65

CAPÍTULO VII 67

MEDIDAS ADMINISTRATIVAS 67

7.1Requisitos generales 67

7.2 Requisitos específicos de la convocatoria a Asamblea o junta de socios y procedimiento especial. 69

7.3 Requisitos específicos de la orden de modificar cláusulas sociales y procedimiento especial. 70

7.4 Requisitos específicos de las investigaciones administrativas y procedimiento especial. 72

VIII ANEXOS 75

8.1 Acta: 75

Hay dos tipos de actas: i) las elaboradas con ocasión del inicio y cierre de un actuación administrativa y, ii) las que dan cuenta de lo acontecido en la audiencias públicas de que trata el artículo 35 del CPACA. 75

8.2 Credencial: 75

8.3 Oficio de requerimiento: 76

Documento dirigido a cualquier persona natural o jurídica, solicitando información, documentos o explicaciones necesarios para el ejercicio de las funciones de ivc o para el trámite de las medidas administrativas. El requerimiento siempre indicará el fundamento legal, el término para responder y las consecuencias de no respuesta. 76

8.4 Oficio de órdenes previas: 76

8.5 Resolución de archivo: 76

8.6 Resolución de cargos: 77

8.7 Resolución que decreta investigación administrativa: 77

8.8 Resolución de pruebas: 78

Es un acto administrativo de trámite que decide acerca de la solicitud de pruebas tanto en el Procedimiento Común y Principal como en el Procedimiento Sancionatorio. De conformidad con lo previsto en el artículo 40 del CPACA contra el acto que decide la solicitud de pruebas no procede recurso. 78

8.9 Resolución de multa: 78

Es un acto administrativo mediante el cual la Superintendencia de Sociedades hace uso de la facultad discrecional de imponer multas sucesivas o no hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos. 78

8.10 Resolución de órdenes: 79

Se trata de un acto administrativo definitivo mediante el cual como su nombre lo indica se imparten órdenes para subsanar situaciones irregulares encontradas en ejercicio de las funciones de ivc o en el trámite de una medida administrativa. 79

8.11 Resolución de suspensión de actuación: 79

Es un acto administrativo de trámite mediante el cual se informa a la SAE y al Depositario Provisional de una sociedad vigilada por la causal prevista en el literal b) del artículo 4 del Decreto 4350 de 2006, la imposibilidad de ejercer la función de vigilancia sobre la sociedad objeto de la suspensión hasta tanto la SAE suministre la información mínima necesaria para su ejercicio. 79

CÚMPLASE 102




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