Proceso: actuaciones y autorizaciones administrativas



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PRESENTACIÓN


La Superintendencia de Sociedades, en cumplimiento de la estrategia de Gobierno en Línea y, en especial, de lo dispuesto en los literales b y c del artículo 11 de la Ley 1712 de 20141, reglamentada por el Decreto 103 de 2015, en concordancia con el numeral 3 del artículo 8 de la Ley 1437 de 20112, ha preparado el presente manual con el objetivo de facilitar a los empresarios del sector real de la economía, así como a sus usuarios en general, el conocimiento de los procedimientos que la entidad aplica para ejercer las atribuciones de ivc, otorgadas por la Ley 222 de 19953, los Decretos 4350 de 20064 y 1023 de 20125.
Las referidas atribuciones, delegadas por el Presidente de la Republica como suprema autoridad administrativa, son diferentes de las medidas administrativas previstas en el artículo 87 de la misma ley. Es claro que las facultades de ivc están previstas constitucionalmente para la guarda del orden público económico. En cambio, las medidas administrativas de que trata el artículo 87 mencionado, fueron consagradas por el legislador como un mecanismo de protección de los socios y accionistas minoritarios de cualquier sociedad comercial no sometida a la vigilancia de la Superintendencia Financiera.
Para el ejercicio de las medidas administrativas previstas en los numerales 1), 2) y 3) del artículo 87 de la Ley 222 de 1995, la Superintendencia de Sociedades solo puede actuar a solicitud de parte, previa acreditación por parte del peticionario de los requisitos establecidos para la adopción de cada una de las medidas.
En el trámite de las medidas administrativas se aplica: i) el procedimiento especial previsto en el numeral 1) para la convocatoria a reuniones del máximo órgano social; ii) el procedimiento especial establecido en el numeral 2) para la modificación de cláusulas sociales que vulneren la ley o los estatutos y; iii) el procedimiento sancionatorio regulado en el artículo 47 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (en adelante CPACA) para las investigaciones administrativas de que trata el numeral 3) del artículo 87 de la Ley 222 de 1995.
En el trámite de las investigaciones administrativas, visitas generales, visitas especiales y demás facultades oficiosas derivadas de las atribuciones de ivc, otorgadas a la Superintendencia de Sociedades, se aplica el procedimiento común y principal regulado en el CPACA (art. 34 y ss)
Lo anterior toda vez que el pilar fundamental de la misión de la Superintendencia de Sociedades es contribuir a preservar el “ORDEN PÚBLICO ECONÓMICO” por medio de las funciones de fiscalización gubernamental y éstas incluyen, pero no se limitan, a la imposición de sanciones o multas, sino que se concentran en la aplicación de medidas preventivas y correctivas de las diferentes conductas que lo vulneran o amenazan.
El Manual se enmarca dentro del debido proceso en su doble función de i) derecho fundamental y ii) principio rector de la actuación administrativa, igualmente, desarrolla los demás principios rectores establecidos en el artículo 3 del CPACA: igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad.
En efecto, de conformidad con lo dispuesto en los mencionados principios, en el Plan Vive Digital 2014 – 2018, en la Directiva Presidencial 04 de 2012 y en las disposiciones legales que permiten, garantizan y exigen de las autoridades públicas incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones para lograr que los procedimientos se adelanten con diligencia, austeridad y eficiencia, el Manual establece dos avances importantes: i) la notificación electrónica de todos sus actos administrativos a las personas jurídicas de derecho privado y comerciantes inscritos en el registro mercantil y; ii) la celebración de audiencias en el curso de las actuaciones con el objetivo primordial de asegurar el derecho de contradicción y adoptar decisiones oportunas.
El Manual está dividido en siete capítulos a saber: i) Clasificación de procedimientos administrativos; ii) Facultades de inspección, vigilancia y control; iii) Comunicaciones al interesado y a terceros; iv) Práctica de pruebas y audiencias; v) Notificaciones; vi) Recursos y revocatoria directa y; vii) Medidas administrativas.
Adicionalmente, el Manual cuenta con los modelos de actos administrativos de uso frecuente en las actuaciones como anexos del mismo.


REFERENCIAS

Art. Artículo

C de Co Código de Comercio

CGP Código General del Proceso

C.N. Constitución Nacional

CPACA Código de Procedimiento Administrativo y de la Contencioso Administrativo

CPC Código de Procedimiento Civil

DNE Dirección Nacional de Estupefacientes hoy liquidada

DRAE Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua

NIIF Normas Internacionales de Información Financiera

SAE Sociedad de Activos Especiales SAS

SAPAC Sociedad Administradora de Planes de Autofinanciamiento Comercial

SID Sistema de Información Documental

SIGS Sistema de Información General de Sociedades

SIRFIN Sistema Integrado de Reportes Financieros

SIREM Sistema de Información y Riesgo Empresarial

SS Siguientes

SUIT Sistema Único de Información y Trámites



XBRL Lenguaje estandarizado para presentación de información financiera y de negocios. Sigla del inglés [Extensible Business Reporting Language]

DEFINICIONES



Administradores: son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones. (Art. 23 Ley 222 de 1995).
Las personas naturales o jurídicas que, sin ser administradores de una sociedad por acciones simplificada, se inmiscuyan en una actividad positiva de gestión, administración o dirección de la sociedad, incurrirán en las mismas responsabilidades y sanciones aplicables a los administradores. (Parágrafo del art. 27 Ley 1258 de 2008).
Audiencia: de acuerdo con el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española (DRAE), es la ocasión para aducir razones o pruebas que se ofrece a un interesado en juicio o en expediente. Su realización está prevista en el artículo 35 del CPACA que establece: “Las autoridades podrán decretar la práctica de audiencias en el curso de las actuaciones con el objeto de promover la participación ciudadana, asegurar el derecho de contradicción, o contribuir a la pronta adopción de decisiones. De toda audiencia se dejará constancia de lo acontecido en ella”.
Auditar: es examinar la gestión económica de una entidad con el fin de comprobar si se ajusta a lo establecido por ley o costumbre. (DRAE).
Auditoría contable: revisión de la contabilidad de una empresa, de una sociedad, etc., realizada por un auditor. (DRAE) De conformidad con lo previsto en el artículo 13 de la Ley 43 de 1990, se requiere tener la calidad de contador público para desempeñarse como visitador en asuntos técnico contables de la Superintendencia Bancaria, de Sociedades, Dancoop, subsidio familiar, lo mismo que la Comisión Nacional de Valores y de la Dirección General de Impuestos Nacionales o de las entidades que la sustituyan.
Autorización: acto de una autoridad por el cual se permite a alguien una actuación en otro caso prohibida. (DRAE).
Baranda virtual: portal que permite hacer búsquedas específicas de la información de las sociedades dentro del Sistema de Gestión de la Superintendencia de Sociedades.
Buena fe: principio rector de la actuación administrativa que exige de las autoridades y los particulares la presunción del comportamiento leal y fiel de unos y otros en el ejercicio de sus competencias, derechos y deberes. (art. 3.4 CPACA).
Causales de vigilancia: las establecidas en el Decreto 4350 de 2006, en el artículo 10 de la Ley 1445 de 2011 y en el artículo 7 de la Ley 1700 de 2013 (ver anexo 1)
Celeridad: las autoridades impulsarán oficiosamente los procedimientos, e incentivarán el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos de que los procedimientos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas. (art. 3.13 CPACA).
Clubes de fútbol con deportistas profesionales organizados como sociedades anónimas: son los equipos de fútbol destinatarios de la Circular Externa 200-000002 del 22 de febrero de 2013, que establece la obligación de presentar estados financieros de fin de ejercicio a más tardar el 31 de marzo de cada año.
Conflicto de interés: no está definido en nuestra legislación, razón por la cual debe analizarse en cada caso, si en las actividades, operaciones y conductas realizadas por los administradores de las sociedades comerciales sometidas a inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, confluyen de manera simultánea sus intereses particulares con los de la sociedad y si para la realización de éstas se dio cumplimiento a lo previsto en el numeral 7 del artículo 23 de la Ley 222 de 1995, reglamentado por el Decreto 1905 de 2009.
Competencia residual: las facultades asignadas en la Ley 222 de 1995 en materia de vigilancia y control a la Superintendencia de Sociedades, serán ejercidas por la Superintendencia que ejerza vigilancia sobre la respectiva sociedad, si dichas facultades le están expresamente asignadas. En caso contrario, le corresponderá a la Superintendencia de Sociedades, salvo que se trate de sociedades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia. (Art. 228 Ley 222 de 1995).
Control: consiste en la atribución de la Superintendencia de Sociedades para ordenar los correctivos necesarios para subsanar una situación crítica de orden jurídico, contable, económico o administrativo de cualquier sociedad comercial no vigilada por otra superintendencia, cuando así lo determine el Superintendente de Sociedades mediante acto administrativo de carácter particular. (Art. 85 Ley 222 de 1995)
Controversias en relación con el derecho de inspección: las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección serán resueltas por la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control. En caso de que la autoridad considere que hay lugar al suministro de información, impartirá la orden respectiva.
Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviera de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente. (Art 48 Ley 222 de 1995)
Convocatoria a reuniones del máximo órgano social: anuncio o escrito con que se convoca (DRAE). En materia societaria generalmente hace referencia a la convocatoria de la Asamblea General de Accionistas o a la Junta de Socios. Debe realizarse en la forma prevista en los estatutos y a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertara el orden del día (art. 424 del C de Co)
Debido proceso: derecho fundamental establecido en el artículo 29 de la Carta Política e igualmente principio rector de la actuación administrativa consistente en adelantar las actuaciones administrativas de conformidad con las normas de procedimiento y competencia establecidas en la Constitución y la ley, con plena garantía de los derechos de representación, defensa y contradicción.
En materia administrativa sancionatoria, se observarán adicionalmente los principios de legalidad de las faltas y de las sanciones, de presunción de inocencia, de no reformatio in pejus y non bis in idem. (Art 3.1 CPACA).
Declaración de control: declaración y orden de inscripción en el registro mercantil que efectúa la Superintendencia de Sociedades cuando de conformidad con lo previsto en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio, se configura una situación de control, y la sociedad controlante omite su inscripción en el registro mercantil correspondiente a la circunscripción de cada uno de los vinculados, dentro de los treinta días siguientes a la configuración de la situación.
La declaración deberá contener el nombre, domicilio, nacionalidad y actividad de los vinculados, así como el presupuesto que da lugar a la situación de control. (Art. 30 ley 222 de 1995).
La omisión de registro por parte de la controlante dará lugar a la imposición de multas hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Declaración de grupo empresarial: la declaración y orden de inscripción del supuesto anterior, también se efectuará en el evento que además de las presunciones de control establecidas en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio exista entre las entidades unidad de propósito y dirección. (Art 28 ley 222 de 1995).
Declaración juramentada: “Además la Superintendencia de Sociedades cumplirá las siguientes funciones: Interrogar bajo juramento a cualquier persona cuyo testimonio se requiera para el examen de hechos relacionados con la dirección, administración o fiscalización de las sociedades sobre las cuales ejerce inspección, vigilancia o control.” artículo 7 numeral 21 del Decreto 1023 de 2012.
Derecho de inspección: consiste en la facultad de que disponen todos los asociados para examinar, directamente o mediante persona delegada para tal fin, los libros y comprobantes de la sociedad, con el fin de enterarse de la situación administrativa y financiera de la compañía en la cual realizaron sus aportes. (Oficio 220-109678 dic 12 1999).
El derecho de inspección está regulado en los artículos 369, 379, numeral 4 y 447 del Código de Comercio así como en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995.
La Ley 1258 de 2008 no consagró ninguna regla para el ejercicio del derecho de inspección, en consecuencia, frente a este aspecto aplicarán de preferencia las reglas y condiciones que hubieren acordado los constituyentes en los estatutos sociales y en su defecto, las disposiciones que para el caso de las sociedades anónimas establece la legislación mercantil. (Oficio 220-082948 del 9 de septiembre de 2010).
Derecho de retiro: cuando la transformación, fusión o escisión impongan a los socios una mayor responsabilidad o impliquen una desmejora de sus derechos patrimoniales, los socios ausentes o disidentes tendrán derecho a retirarse de la sociedad. (Art. 12 ley 222 de 1995).
Documento: son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.
Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública. (Art. 243 CGP).
Documento auténtico: es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.
Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.
También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución.
Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo.
La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos.
Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos y en todas las jurisdicciones. (Art. 244 CGP).
Las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, salvo cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o de una determinada copia.
Sin perjuicio de la presunción de autenticidad, la parte contra quien se aduzca copia de un documento podrá solicitar su cotejo con el original, o a falta de este con una copia expedida con anterioridad a aquella. El cotejo se efectuará mediante exhibición dentro de la audiencia correspondiente. (Art. 244 CGP).
Documento de reserva: de conformidad con lo previsto en el artículo 24 de la Ley 1755 de junio 30 de 2015, son reservados los documentos que expresamente determine la C. N. o la ley.
El artículo 61 del C de Co establece que los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios. Sin embargo, precisa que la restricción no aplica: i) para el ejercicio del derecho de inspección y, ii) a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría.
Economía: en virtud de este principio las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas. (art. 3.12 CPACA).
Eficacia: principio según el cual las autoridades buscarán que los procedimientos logren su finalidad y, para el efecto, removerán de oficio los obstáculos puramente formales, evitarán decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos y sanearán, de acuerdo con este Código las irregularidades procedimentales que se presenten, en procura de la efectividad del derecho material objeto de la actuación administrativa. (art. 3.11 CPACA).
Escisión: una sociedad sin disolverse, transfiere en bloque una o varias partes de su patrimonio a una o más sociedades existentes o las destina a la creación de una o varias sociedades. Una sociedad se disuelve sin liquidarse, dividiendo su patrimonio en dos o más partes, que se transfieren a varias sociedades existentes o se destinan a la creación de nuevas sociedades. (Art. 3 Ley 222 de 1995)
Estados financieros: si bien los artículos 19 a 33 del Decreto 2649 de 1993, establecen la importancia, clasifican y definen los estados financieros, debe tenerse en cuenta que las NIIF desarrolla un nuevo marco de aplicación regulado en la Ley 1314 de 2009 y en sus decretos reglamentarios.
Para obtener la información actualizada de todos los Grupos I, II y III, sus cronogramas de preparación y presentación se recomienda consultar el link correspondiente de la página web de la entidad www.supersociedades.gov.co
Estados financieros consolidados: la matriz controlante, además de preparar y presentar estados financieros de propósito general individuales, deben preparar y difundir estados financieros de propósito general consolidados, que presenten la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio, así como los flujos de efectivo de la matriz o controlante y sus subordinados o dominados, como si fuesen los de un solo ente.
Los estados financieros de propósito general consolidados deben ser sometidos a consideración de quien sea competente, para su aprobación o improbación.
Las inversiones en subordinadas deben contabilizarse en los libros de la matriz o controlante por el método de participación patrimonial. (art 35 Ley 222 de 1995).
Las sociedades del Grupo I que en su momento estén obligadas a presentar estados financieros consolidados deberán aplicar la NIC 27 y la NIIF 10 y las demás normas que las modifiquen o adicionen.
Expediente electrónico: el expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera.
La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, de conformidad con la ley. (Art 59 CPACA).
Extinción de dominio: proceso a través del cual se declara la titularidad a favor del Estado de los bienes a que se refiere la Ley 1708 de 2014, por sentencia, sin contraprestación ni compensación de naturaleza alguna para el afectado.
El sometimiento a vigilancia por extinción de dominio requiere la comunicación previa de la SAE antes DNE en los términos previstos en el inciso segundo del literal b) del artículo 4 del Decreto 4350 de 2006.
Fusión: habrá fusión cuando una o más sociedades se disuelvan, sin liquidarse, para ser absorbidas por otra o para crear una nueva sociedad. (Art. 172 C de Co).
Igualdad: principio rector de la actuación administrativa en virtud del cual, las autoridades darán el mismo trato y protección a las personas e instituciones que intervengan en las actuaciones bajo su conocimiento. No obstante, serán objeto de trato y protección especial las personas que por su condición económica, física o mental se encuentran en circunstancias de debilidad manifiesta. (art. 3.2 CPACA).
Imparcialidad: principio rector de la actuación administrativa que impone a las autoridades el deber de actuar teniendo en cuenta que la finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin discriminación alguna y sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. (art. 3.3 CPACA).
Inhabilidad para ejercer el comercio: sanción administrativa que se aplica a los administradores de sociedades sometidas a control que han incumplido la ley y los estatutos administrador de una sociedad sometida a control por quien este inhabilitado para ejercer el comercio, condición que por demás se hace pública a través de la inscripción en el registro mercantil, no podrá por lo tanto gerenciar una empresa, ser parte de una junta directiva, tomar créditos mercantiles, constituir una sociedad, operar una cantera, contratar obras públicas con el Estado, realizar cotidianamente y de manera profesional compraventas de bienes, arrendamientos comerciales y construcciones.
Inspección: atribución de la Superintendencia de Sociedades para solicitar, confirmar y analizar de manera ocasional, y en la forma, detalle y términos que ella determine, la información que requiera sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad comercial no vigilada por la Superintendencia Bancaria o sobre operaciones específicas de la misma. La Superintendencia de Sociedades, de oficio, podrá practicar investigaciones administrativas a estas sociedades. (art. 83 Ley 222 de 1995).
Libros de actas y acciones: están definidos genéricamente en el artículo 195 del C de Co, esta disposición debe concordarse, al menos, con lo dispuesto en los artículos 403, 406 y 431 del mismo código y, con lo establecido en los artículos 12, 22 y 37 de la Ley 1258 de 2008.
Libros de comercio: definidos en el artículo 56 del C de Co, modificado por el artículo 173 del Decreto 019 de 2012.
Libros de contabilidad: consultar Circular Externa No. 100-000001 de 6 de marzo de 2012, publicada en el Diario Oficial No. 48366 de 8 de marzo de 2012.
Libros electrónicos: deben garantizar la conservación de la información contenida en ellos, en los términos previstos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, que establece:
Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y

3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.”
Liquidación judicial: el proceso de liquidación judicial persigue la liquidación pronta y ordenada, buscando el aprovechamiento del patrimonio del deudor.
El régimen de insolvencia, además, propicia y protege la buena fe en las relaciones comerciales y patrimoniales en general y sanciona las conductas que le sean contrarias. (art. 1 Ley 1116 de 2006).
Liquidación voluntaria: por lo general es decidida por los asociados como consecuencia del acaecimiento de una causal de disolución establecida en la ley o en los estatutos. Debe adelantarse de acuerdo con el procedimiento previsto en el artículo 218 y siguientes del Código de Comercio.
Moralidad: en virtud de este principio rector de la actuación administrativa, todas las personas y los servidores públicos estamos obligados a actuar con rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas. (art. 3.5 CPACA).
Multinivel: actividad organizada de mercadeo, de promoción, o de ventas, en la que confluyan los siguientes elementos:


  1. La búsqueda o la incorporación de personas naturales, para que estas a su vez incorporen a otras personas naturales, con el fin último de vender determinados bienes o servicios.

  2. El pago, o la obtención de compensaciones u otros beneficios de cualquier índole, por la venta de bienes y servicios a través de las personas incorporadas, y/o las ganancias a través de descuentos sobre el precio de venta.

  3. La coordinación, dentro de una misma red comercial, de las personas incorporadas para la respectiva actividad multinivel. (art. 2 Ley 1700 de 2013)


Notificación: acción de notificar, comunicar formalmente a su destinatario una resolución administrativa o judicial. (DRAE).
Notificación personal: comunicación formal al interesado, a su representante, apoderado o persona debidamente autorizada de la decisión de la Superintendencia de Sociedades de formularle pliego de cargos o de finalizar una actuación administrativa.
Notificación en estrados: forma de notificación prevista en el artículo 67 del CPACA.
Orden Público Económico: de acuerdo con la Sentencia C-083/99 La noción de orden público económico hace referencia al sistema de organización y planificación general de la economía instituida en un país. En Colombia, si bien no existe un modelo económico específico, exclusivo y excluyente, el que actualmente impera, fundado en el Estado Social de Derecho, muestra una marcada injerencia del poder público en las diferentes fases del proceso económico, en procura de establecer límites razonables a la actividad privada o de libre empresa y garantizar el interés colectivo. En el sistema político colombiano, el orden público económico se consolida sobre la base de un equilibrio entre la economía libre y de mercado, en la que participan activamente los sectores público, privado y externo, y la intervención estatal que busca mantener el orden y garantizar la equidad en las relaciones económicas, evitando los abusos y arbitrariedades que se puedan presentar en perjuicio de la comunidad, particularmente, de los sectores más débiles de la población.
Participación: como principio rector de la actuación administrativa establece que las autoridades promoverán y atenderán las iniciativas de los ciudadanos, organizaciones y comunidades encaminadas a intervenir en los procesos de deliberación, formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública. . (art. 3.6 CPACA).
Principios rectores de la actuación administrativa: todas las autoridades deberán interpretar y aplicar las disposiciones que regulan las actuaciones y procedimientos administrativos a la luz de los principios consagrados en la Constitución Política, en la Parte Primera del CPACA y en las leyes especiales.
Las actuaciones administrativas se desarrollarán, especialmente, con arreglo a los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad.
Publicidad: principio en virtud del cual las autoridades darán a conocer al público y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, sus actos, contratos y resoluciones, mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva tal información de conformidad con lo dispuesto en este Código. Cuando el interesado deba asumir el costo de la publicación, esta no podrá exceder en ningún caso el valor de la misma. (art. 3.9 CPACA).
Principio de coordinación: señala como deber de las autoridades, la concertación de sus actividades con las de otras instancias estatales para el cumplimiento de sus cometidos y en el reconocimiento de sus derechos a los particulares. (art. 3.10 CPACA).
Prueba: razón, argumento, instrumento u otro medio con que se pretende mostrar y hacer patente la verdad o falsedad de algo. (DRAE).
Reconocimiento presupuesto de ineficacia: de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo primero del artículo 87 de la Ley 222 de 1995, el reconocimiento de los presupuestos de ineficacia en los casos señalados en el Libro Segundo del Código de Comercio, será de competencia de Ia Superintendencia de Sociedades de oficio en ejercicio de funciones administrativas, en sociedades no sometidas a Ia vigilancia o control de otra superintendencia. A solicitud de parte sólo procederá en los términos del artículo 133 de Ia Ley 446 de 1998.
Remoción de administradores: sanción administrativa aplicable a los administradores de sociedades sometidas a control por incumplimiento de las órdenes de la Superintendencia de Sociedades, o de los deberes previstos en la ley o en los estatutos, de oficio o a petición de parte, mediante providencia motivada en la cual designará su reemplazo de las listas que elabore la Superintendencia de Sociedades. La remoción ordenada por la Superintendencia de Sociedades implicará una inhabilidad para ejercer el comercio, hasta por diez (10) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo correspondiente. (art 85.4 Ley 222 de 1995).
El revisor fiscal y empleados, según el caso, que incumplan las órdenes de la Superintendencia de Sociedades, la ley o los estatutos serán sancionados con la remoción del cargo al igual que los administradores.
La sanción de remoción también aplica a los administradores que impidan el ejercicio del derecho de inspección y a los revisores fiscales que conociendo del incumplimiento se abstengan de denunciarlo oportunamente. En este evento la medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente. (art. 48 Ley 222 de 1995).
Rendición de cuentas: Los administradores deberán rendir cuentas comprobadas de su gestión al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiren de su cargo y cuando se las exija el órgano que sea competente para ello. Para tal efecto presentarán los estados financieros que fueren pertinentes, junto con un informe de gestión.
La aprobación de las cuentas no exonerará de responsabilidad a los administradores, representantes legales, contadores públicos, empleados, asesores o revisores fiscales. (Art 45 Ley 222 de 1995).
Renuncia a la convocatoria: los accionistas de las SAS podrán renunciar a su derecho a ser convocados a una reunión determinada de la asamblea, mediante comunicación escrita enviada al representante legal de la sociedad antes, durante o después de la sesión correspondiente. Los accionistas también podrán renunciar a su derecho de inspección respecto de los asuntos a que se refiere el inciso 2° del artículo 20 de la Ley 1258 de 2008, por medio del mismo procedimiento indicado.
Aunque no hubieren sido convocados a la asamblea, se entenderá que los accionistas que asistan a la reunión correspondiente han renunciado al derecho a ser convocados, a menos que manifiesten su inconformidad con la falta de convocatoria antes de que la reunión se lleve a cabo.
Reorganización empresarial: proceso jurisdiccional que pretende a través de un acuerdo de acreedores, preservar empresas viables y normalizar sus relaciones comerciales y crediticias, mediante su reestructuración operacional, administrativa, de activos o pasivos.
Reserva documental: el carácter reservado de una información o de determinados documentos no será oponible a las autoridades judiciales, legislativas, ni a las autoridades administrativas que siendo constitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo. (art. 27 Ley 1755 de junio 30 de 2015).
Responsabilidad: señala que las autoridades y sus agentes asumirán las consecuencias por sus decisiones, omisiones o extralimitación de funciones, de acuerdo con la Constitución, las leyes y los reglamentos. (art. 3.7 CPACA).
Responsabilidad de los administradores: Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros.
No estarán sujetos a dicha responsabilidad, quienes no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten.
En los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos, se presumirá la culpa del administrador.
De igual manera se presumirá la culpa cuando los administradores hayan propuesto o ejecutado la decisión sobre distribución de utilidades en contravención a lo prescrito en el artículo 151 del Código de Comercio y demás normas sobre la materia. En estos casos el administrador responderá por las sumas dejadas de repartir o distribuidas en exceso y por los perjuicios a que haya lugar. El inciso 3 y el aparte subrayado fueron declarados exequibles por los cargos analizados por la Corte Constitucional mediante la Sentencia C-123-06 de 22 de febrero de 2006, Magistrada Ponente Dra. Clara Inés Vargas Hernández.
Si el administrador es persona jurídica, la responsabilidad respectiva será de ella y de quien actúe como su representante legal.
Se tendrán por no escritas las cláusulas del contrato social que tiendan a absolver a los administradores de las responsabilidades ante dichas o a limitarlas al importe de las cauciones que hayan prestado para ejercer sus cargos. (Art. 24 Ley 222 de 1995).
Revisor fiscal: contador público que ejerce por ministerio de la ley, el control de fiscalización de los entes económicos para garantizar el correcto desempeño y la transparencia e idoneidad de las operaciones económicas, su sujeción a las normas legales, así como la eficacia y eficiencia de la gestión administrativa.
El revisor fiscal debe contar con los conocimientos y experticia necesaria para realizar su función de fiscalización, al igual que para otorgar fe pública6 en los casos determinados en la ley, actividad por la cual se asimilan a funcionarios públicos en el establecimiento de responsabilidades legales.
Cabe resaltar que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública7, ha llamado la atención sobre dos situaciones de capital importancia: i) el hecho que la ausencia de una definición precisa, un marco conceptual y un modelo instrumental apropiado ha generado que la revisoría fiscal sea confundida con auditoría financiera, control interno o auditoría integral, según los casos y, ii) que la Revisoría Fiscal no puede circunscribirse a la realización de una evaluación posterior y selectiva, por cuanto no respondería a los requerimientos del control de fiscalización en alcance y oportunidad.
Revisoría fiscal obligatoria: La revisoría fiscal es obligatoria en i) las sociedades por acciones, las sucursales de compañías extranjeras, las sociedades en las que por ley o por estatutos la administración no corresponda a todos los socios, cuando así lo disponga cualquier número de socios excluidos de la administración que representen no menos del 20 por ciento del capital (art. 203 C de Co). Igualmente, será obligatoria en todas las sociedades comerciales de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios mínimos legales mensuales y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente a tres mil salarios mínimos legales mensuales (art 13 Ley 43 de 1990).
Toma de posesión para administrar: se despoja a la entidad intervenida de los negocios, bienes y haberes, para asumir la guarda y gestión de los mismos, desplazando a los órganos de administración, a fin de salvaguardar los intereses de terceros que eventual o efectivamente resulten perjudicados por la falta de idoneidad técnica o moral por la que atraviesa en un momento determinado la entidad intervenida, y para adoptar las medidas tendientes a asegurar la continuidad de manera adecuada de la empresa.
Toma de posesión para liquidar: se asume la guarda y administración de la masa de bienes de la intervenida, para los exclusivos efectos de adelantar el trámite de liquidación y terminación de la existencia legal de la sociedad intervenida.
Transparencia: dispone que la actividad administrativa es del dominio público, por consiguiente, toda persona puede conocer las actuaciones de la administración, salvo reserva legal. (art. 3.8 CPACA).
Vía gubernativa: Puede definirse como el mecanismo que brinda la ley a los particulares que acuden a la administración para solicitar la revisión de las decisiones que ésta ha adoptado en relación con una solicitud, trámite o petición que ha efectuado, cuya respuesta no satisface los intereses del particular. Esta facultad no es una acción contenciosa, es decir se interpone ante la misma entidad pública que decidió el asunto, pero la presentación o agotamiento de esta vía si es prerrequisito para acudir ante el juez para que revise tal decisión.
Vigilancia: consiste en la atribución de la Superintendencia de Sociedades para velar porque las sociedades no sometidas a la vigilancia de otras superintendencias, en su formación, funcionamiento y en el desarrollo de su objeto social, se ajusten a la ley y a los estatutos. La vigilancia se ejercerá en forma permanente. (Art. 84 de la Ley 222 de 1995).
Visita general: facultad administrativa de la Superintendencia de Sociedades para informarse por medio de los funcionarios designados para el efecto, del estado de cumplimiento de la ley y los estatutos de las sociedades sometidas a su vigilancia.
Visita especial: la que se realiza a las sociedades en control, en virtud de lo dispuesto en el numeral 6 del artículo 85 de la Ley 222 de 1995.

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