Proceso: actuaciones y autorizaciones administrativas



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2.1.18 Aprobar el avalúo de los aportes en especie en sociedades sometidas a control.

La aprobación de avalúos opera únicamente frente a las sociedades sometidas a control. La solicitud de aprobación deberá cumplir con los requisitos previstos en el artículo 126 y siguientes del C de Co.


Las sociedades sujetas a la vigilancia o control por determinación del Superintendente de Sociedades, podrán quedar exonerados de tales vigilancia o control, cuando así lo disponga dicho funcionario.

2.2 PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE LAS ACTUACIONES

Para practicar las actuaciones administrativas de que tratan los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, la Superintendencia de Sociedades procederá de la siguiente manera:



2.2.1 Actuación administrativa en las oficinas del domicilio social

El funcionario o funcionarios designados para adelantar la actuación entregarán personalmente en las oficinas de la sociedad investigada la credencial9 que los faculta para llevarla a cabo.


La credencial indicará en el asunto la actuación administrativa que habrá de realizarse y el fundamento normativo de cada una de ellas, según se trate de una sociedad inspeccionada, vigilada o controlada.
Por ejemplo: Investigación administrativa (art.83 Ley 222 de 1995), Visita general (art. 84.1 Ley 222 de 1995), o visita especial (art. 85 Ley 222 de 1995). En el evento de sociedades multinivel el asunto indicará: Visita de inspección – Art. 8.1 Ley 1700 de 2013.
Igualmente, la credencial facultará a los funcionarios visitadores para recepcionar, de ser necesario, las declaraciones juramentadas de que trata el artículo 7.21 del Decreto 1023 de 2015.

2.2.1.1 Inexistencia de las oficinas de la compañía

En el evento que la sociedad a investigar no funcione en la dirección que aparece inscrita en el registro mercantil, los funcionarios visitadores dejarán constancia de tal hecho en el acta10 que suscribirán para el efecto y que deberán radicar en el SID a más tardar al día hábil siguiente del fijado para el inicio de la actuación. El acta deberá contener la advertencia a quienes aparezcan inscritos como representantes legales y revisores fiscales de la sociedad, que deben suministrar, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, mediante comunicación dirigida al correo electrónico webmaster@supersociedades.gov.co, la dirección donde funciona la sociedad y en su defecto: i) informar las razones por las cuales la sociedad no funciona en la dirección inscrita para el efecto en el registro mercantil y, ii) el lugar donde se encuentran los libros y documentos sociales, so pena de las multas, sucesivas o no, de que trata el artículo 86.3 de la ley 222 de 1995.


El acta será remitida por correo electrónico a la dirección de notificación judicial que la sociedad haya inscrito para el efecto en el registro mercantil del domicilio social.

2.2.1.2 Inexistencia de dirección electrónica de notificación judicial

Si la sociedad no tiene inscrita en el registro mercantil una dirección electrónica de notificación judicial, el acta, se publicará en la página web de la Superintendencia de Sociedades en el link CITACIONES PARA NOTIFICACIÓN PERSONAL Y NOTIFICACIÓN POR AVISO ARTÍCULOS 68 y 69 DEL CPACA, con el fin de dar cumplimiento a la obligación de informar al interesado el inicio de la actuación administrativa para el ejercicio del derecho de defensa (art. 35 CPACA).


Los demás actos administrativos que deban proferirse en desarrollo de la actuación se comunicarán o notificarán a los administradores y revisores fiscales de la sociedad a través del mismo medio.

2.2.1.3 Ausencia de las personas encargadas de atender la diligencia

De presentarse el caso que ni el representante legal principal ni el suplente se encuentren en las instalaciones de la sociedad en la fecha y hora en que haya de iniciar la diligencia, los funcionarios visitadores solicitarán al personal de recepción de la empresa visitada, que les comuniquen telefónicamente con alguno de ellos, a fin de acordar la fecha de inicio, que en ningún caso podrá exceder de tres (3) días hábiles.


De todo lo acontecido en el fallido inicio de la diligencia, se dejará constancia en el Informe de Actividades11 que deberán suscribir y radicar en el SID los funcionarios visitadores. Copia del informe será remitido a la dirección de correo electrónico, que tenga inscrita la sociedad en el registro mercantil, para recibir notificaciones judiciales. En el informe se dejará expresa constancia que los documentos y libros de la sociedad, físicos o virtuales, deben estar disponibles al inicio de la diligencia, así como el acceso al software contable en el que lleve la contabilidad, directamente o a través de outsourcing.

2.2.1.4 Desarrollo de la actuación



2.2.1.4.1 Objeto de la diligencia: Previamente al inicio de la actuación los funcionarios visitadores comunicarán al representante legal de la sociedad y al revisor fiscal, si existiere, el objeto de la diligencia y la forma como esta habrá de realizarse, bien mediante solicitud y verificación de información y documentación y/o mediante recepción de declaración juramentada en los términos del artículo 7.21 del Decreto 1023 de 2012. Igualmente, solicitarán su colaboración en el sentido de facilitarles un espacio dentro de las instalaciones de la sociedad para realizar la diligencia.
2.2.1.4.2 Elaboración del acta de la diligencia12: De todo lo ocurrido en la diligencia se dejará constancia en acta elaborada para el efecto. En el evento de recepcionar alguna declaración juramentada durante la diligencia ésta será grabada en archivo de audio, el mencionado archivo formará parte integral del acta.
El acta contendrá, por los menos, la siguiente información:

  • Lugar, fecha y hora de inicio y terminación de la diligencia.

  • Número y fecha de la credencial contentiva de la designación del funcionario o funcionarios comisionados.

  • Objeto de la diligencia.

  • Relación de los libros y documentos puestos a disposición de los funcionarios designados para adelantar la actuación con indicación del nombre y versión del software contable en que se lleva la contabilidad.

  • Correspondencia relacionada con el ejercicio del derecho de inspección, si fuere tema de la actuación o investigación.

  • Relación de hechos que los funcionarios designados consideren relevantes para los fines de la actuación.

  • La constancia de que los documentos suministrados a los funcionarios que adelantaron la diligencia fueron devueltos en su integridad a la compañía.

  • Nombre y firma del representante legal, revisor fiscal y demás personas que hayan atendido la diligencia, así como del funcionario o funcionarios comisionados para el efecto.


2.2.1.4.3 Elaboración del Informe Final de la diligencia
Al finalizar la diligencia, el funcionario delegado elaborará un informe que deberá radicar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la misma y el cual deberá contener, como mínimo:


  • Los datos básicos de la sociedad (nombre, NIT, matrícula mercantil, domicilio, dirección comercial, dirección para notificación judicial, vigencia, capital, número de empleados, etc.).

  • Objeto de la diligencia

  • Análisis de los documentos consultados.

  • Conclusiones

  • Recomendaciones

Al informe se acompañaran los Papeles de Trabajo elaborados con ocasión de la diligencia.



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