S wo/pbc/24/18 original: ingléS fecha: 3 de febrero de 2016 Comité del Programa y Presupuesto Vigesimocuarta sesión Ginebra, 14 a 18 de septiembre de 2015



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PUNTO 6 INFORME ANUAL DEL DIRECTOR DE LA DIVISIÓN DE SUPERVISIÓN INTERNA (DSI)

66.Los debates se basaron en el documento WO/PBC/24/6.



67.El Presidente invitó al Sr. Efendioglu, Director interino de la DSI a presentar el Informe anual del Director de la DSI (documento WO/PBC/24/6).

68.La Secretaría (el Director interino de la DSI) dio las gracias al Presidente y al Comité por la ocasión que se le brinda de presentar un resumen de las principales actividades llevadas a cabo por la DSI. La Secretaría recordó que la principal novedad habida el pasado año fue la revisión de la Carta de Supervisión Interna, que fue aprobada en la última Asamblea General, y que sus cambios tienen por fin añadir claridad y transparencia a las actividades de supervisión que se llevan a cabo en el seno de la Organización. La Secretaría explicó que el plan de supervisión interna se preparó sobre la base de la evaluación de riesgos de la DSI, teniendo en cuenta el registro de riesgos institucionales de la OMPI, cuando fue posible, y los comentarios recibidos del Equipo Directivo Superior de la OMPI y la CCIS. Señaló que, en la ejecución de su plan de supervisión, la DSI concluyó la mayoría de las tareas previstas para 2014 y 2015. La Secretaría añadió que la labor de supervisión de la DSI en relación con los informes de auditoría y evaluación durante el período reseñado (1 de julio de 2014 y 30 de junio de 2015) comprendió las siguientes esferas operativas clave: Gestión de riesgos de terceros, Gestión de actos oficiales, Gestión de activos, Academia de la OMPI, Servicios de seguridad y vigilancia y Evaluación de la cartera de proyectos estratégicos de Chile, así como la Meta estratégica VI: Cooperación internacional para fomentar el respeto por la P.I. y el Programa de recompensas y reconocimiento. La Secretaría apuntó que, en el período reseñado, la DSI registró 26 nuevas investigaciones, concluyendo 20 casos. A 30 de junio de 2015 eran 18 las investigaciones pendientes. La DSI emitió ocho informes de investigación y dos informes sobre las consecuencias para la dirección. Las denuncias de presunto hostigamiento, discriminación o abuso de autoridad y las presuntas infracciones relacionadas con el horario de trabajo acapararon una parte importante de las actividades de investigación de la DSI, casi el 50%. El promedio de tiempo que se tarda en concluir una investigación es de aproximadamente 5,5 meses. La Secretaría dijo que le complace señalar que la labor de la DSI ha sido valorada muy satisfactoriamente por sus colegas. El pasado año el análisis combinado de las encuestas enviadas tras cada actividad de supervisión relacionada con las funciones de auditoría y evaluación arrojó un índice de satisfacción del 83%. Algunas sugerencias formuladas a fin de mejorar aún más la labor de la DSI ya han sido tomadas en consideración. La Secretaría puso de relieve que el seguimiento de las recomendaciones pendientes continuó siendo una actividad recurrente de la DSI también durante el período reseñado, en sintonía con lo que se establece en la orden de servicio 16, en vigor desde 2010. Como se indica en el Informe anual, hay 184 recomendaciones pendientes de aplicación, de las cuales 119 son de gran importancia y el resto de mediana. La DSI organiza reuniones periódicas con los directores de programa de la OMPI en las que se abordan los progresos realizados a propósito de las medidas de gestión adoptadas en aplicación de las recomendaciones pendientes. Señaló que este diálogo es continuo, de manera que todas las actualizaciones del estado de aplicación de las recomendaciones pendientes se llevan a cabo de manera interactiva utilizando el sistema TeamCentral© y es la propia DSI quien se encarga de verificarlas durante el año. La Secretaría señaló que una de las principales actividades de la DSI consistió en prestar a la Administración asesoramiento solvente en materia de gobernanza, gestión de riesgos y cuestiones de observancia como parte de sus servicios de asesoramiento. La DSI formula comentarios sobre toda una serie de políticas/procedimientos y directrices, velando por que el proceso considerado lleve incorporados los debidos controles y que los riesgos conexos se atenúen antes de la aplicación definitiva. La documentación conexa relativa al marco regulatorio se enumera en el Anexo 3 del informe completo. La DSI asiste en calidad de observadora a las reuniones del Comité de Inversiones y participa en diversos comités ad hoc según las necesidades. La Secretaría anunció que, tras haber pasado con buenos resultados por dos evaluaciones externas de la calidad de sus funciones de auditoría y evaluación en 2014, la DSI tiene planificada una evaluación externa de la calidad de su función de investigación cuya finalización está prevista para antes de que concluya noviembre de 2015. Con ello se darían por finalizadas las evaluaciones externas de la calidad del conjunto de funciones de la DSI. Las evaluaciones externas de la calidad ofrecen garantías a los Estados miembros y también a partes interesadas internas y externas de que la DSI lleva a cabo sus actividades de supervisión en sintonía con las normas internacionales, el sistema de las Naciones Unidas y otras mejores prácticas. La Secretaría añadió que las recomendaciones adoptadas por los evaluadores externos se han aplicado en su totalidad en el caso de la función de auditoría, mientras que la mayoría de las adoptadas en relación con la función de evaluación se abordarán a través de la revisión de la política de evaluación actualmente en curso. En cuanto a los recursos, la Secretaría recalcó que la dotación actual de recursos de que dispone la DSI, que representa el 0,76% del presupuesto total de la OMPI y casi el 1% de los costos de personal de la Organización, podría considerarse baja si se compara con algunos niveles de referencia como los recomendados en informes anteriores de la DCI. Sin embargo, enfatizó que, con sus recursos actuales, la DSI se ha bastado para cubrir eficazmente las esferas identificadas como de riesgo elevado o de alta prioridad en sus planes de trabajo y que esto se ha logrado gracias a la mejor coordinación de las actividades de supervisión con el Auditor Externo y a un mayor recurso a las herramientas de tecnología de la información en las actividades de supervisión. La Secretaría añadió que la estrategia de la DSI consiste en contratar y mantener personal dotado de un conjunto adecuado de aptitudes y competencias y, a este respecto, la conversión gradual de cargos temporales en puestos permanentes elevará aún más la motivación del personal, contribuyendo así a su permanencia y a mantener dentro de la DSI los conocimientos institucionales y experiencia necesarios para un eficaz cumplimiento su mandato. Además, la DSI mantuvo una excelente relación de trabajo con el Auditor Externo con el que se reunió periódicamente para abordar cuestiones relacionadas con la supervisión y los riesgos que afronta la OMPI. La DSI y el Auditor Externo compartieron los planes de supervisión con el fin de posibilitar el más eficaz aprovechamiento de los recursos disponibles y reducir así al mínimo posibles duplicaciones y la fatiga de supervisión en las esferas operativas expuestas a actividades de auditoría externa o interna. La Secretaría dijo que la DSI no ha dejado periódicamente de dialogar con la CCIS, beneficiándose del constante apoyo que esta última Comisión le brinda en aras de la mejora continua de su operativa general y la calidad de su labor.

69.La Delegación del Japón, haciendo uso de la palabra en nombre del Grupo B, se declaró satisfecha con los esfuerzos de cooperación desplegados por la CCIS, la DSI y el Auditor Externo en aras de asegurar unos controles internos efectivos y un uso eficaz de los recursos de la OMPI. Dijo que, en este capítulo, el Grupo B agradece a la DSI el informe anual y se felicita de la circunstancia de que la primera evaluación de la Meta estratégica VI (Cooperación internacional para fomentar el respeto por la P.I.) haya arrojado un resultado positivo, sin ninguna recomendación. En el marco de esta Meta estratégica, espera que la Secretaría sostenga sus esfuerzos para seguir siendo eficaz, eficiente y pertinente. Aplaudió también el hecho de que la evaluación de la cartera de proyectos de Chile haya arrojado tan buenos resultados. A este respecto, es de prever que la puesta en práctica de las recomendaciones formuladas por la DSI se traduzca en nuevas mejoras. Con respecto a la Academia de la OMPI, la Delegación observó que evitar los solapamientos dentro de la Organización constituye uno de los resortes fundamentales de la eficiencia y eficacia en la formación y el fortalecimiento de capacidades. El Grupo espera que ello pueda concretarse llegado el momento y que solucionándose los actuales problemas de funcionamiento de la Academia de la OMPI reseñados por la DSI se sienten las bases necesarias para cumplir su nuevo mandato, una vez que se formalice.



70.La Delegación de Rumania, haciendo uso de la palabra en nombre del Grupo de Estados de Europa Central y el Báltico, tuvo palabras de agradecimiento para la Secretaría por el informe anual presentado. El Grupo se felicita de los variados tipos de actividades que ha llevado a cabo la División y acoge con agrado las conclusiones positivas a las que se ha llegado en el caso de algunos programas de la OMPI. Reconoce, asimismo, que una serie de actividades de la Secretaría requieren nuevas mejoras; en tal sentido, la presentación de este tipo de informes podría contribuir a mejorar la gestión de diversas actividades de la Organización. El Grupo aguarda con interés poder tomar nota de que las recomendaciones concretas se han aplicado.

71.La Delegación del Canadá agradeció a la DSI sus minuciosos informes y manifestó su intención de abordar sucintamente algunos de sus elementos. En primer lugar, la Delegación aplaudió que la DSI haya evaluado la Meta estratégica VI como una práctica muy positiva que dota a los Estados miembros de una perspectiva novedosa y más general sobre la evaluación de las actividades de la OMPI y la manera en que se lleva a cabo. La Delegación también felicitó a la DSI por la amplitud y profundidad de su evaluación y, en especial, por la participación en ella de toda una serie de partes interesadas, tanto internas como externas. Es por ello por lo que ciertamente la anima a realizar nuevos exámenes al nivel de metas estratégicas. En relación con las conclusiones concretas del informe de evaluación, la Delegación elogió a la Secretaría por la conclusión 1, en la que se señala que partes interesadas internas y externas percibieron “la excelente cooperación instaurada con el personal directivo y demás miembros del personal del programa 17”. Las deficiencias identificadas por la DSI, principalmente referidas a la necesidad de mejorar la aplicación de los principios de gestión por resultados y el diseño y la supervisión de las actividades programáticas, concuerdan con la opinión general ya expresada por la Delegación acerca de la importancia que la gestión por resultados tiene en todos los ámbitos de la labor de la OMPI. En particular, la Delegación dijo apoyar plenamente la recomendación de la DSI de utilizar objetivos específicos de resultados vinculados a indicadores de rendimiento SMART (específicos, mensurables, realizables, pertinentes y sujetos a plazo) para evaluar los aportes concretos directos. Si bien reconoció que la Secretaría ha trabajado mucho para lograr avances en lo que hace a la creación de indicadores y objetivos, animó también a la OMPI a no dejar de progresar en este menester. Avanzando, la Delegación acogió con agrado los resultados tan alentadores y positivos de la evaluación de la cartera de proyectos de Chile y expresó su pleno apoyo a las recomendaciones formuladas por la DSI. Asimismo, dijo que acogería favorablemente cualquier información que la Secretaría tuviera a bien facilitar sobre si y la manera en que tiene previsto aplicar activamente mutatis mutandis esas mismas lecciones aprendidas a otras carteras de proyectos, y sobre si la Secretaría evalúa las carteras de proyectos al margen del proceso de examen de la DSI y, de ser así, la manera en que lo hace. Tercer y último ámbito de particular interés para la Delegación es la gestión de riesgos de terceros. La Delegación dijo que desea dejar constancia de cierta inquietud general por la conclusión de la DSI de que los riesgos de terceros siguen gestionándose de manera intuitiva en la OMPI, y también de una inquietud más concreta referida en este caso a la falta de pruebas de que el personal temporal haya firmado una declaración de confidencialidad. Señaló que respalda plenamente las recomendaciones de la DSI en materia de riesgos de terceros, algunas de las cuales la propia DSI ha clasificado como de alta prioridad. Añadió que, por tanto, agradecería cualquier información de la que la Secretaría disponga sobre su aplicación, incluso en lo que atañe a la función de la DSI y, en general, sobre las labores de supervisión y mitigación en el marco de la gestión de este tipo de riesgo. Añadió también que acogería con agrado cualquier información de la Secretaría relativa a si gestiona riesgos para cuartos y de qué manera, por ejemplo los riesgos susceptibles de derivarse de la subcontratación por parte de los proveedores.

72.La Delegación de Turquía dio las gracias a la Secretaría por haber preparado el documento y a la DSI por el informe y las recomendaciones que contiene. La Delegación hizo suya la declaración efectuada en nombre del Grupo B. Acerca de las recomendaciones para impulsar nuevas mejoras de la eficacia y pertinencia del apoyo que la OMPI presta a los Estados miembros (párrafo 14), dijo que coincide plenamente con las cuatro recomendaciones en que la coordinación entre la OMPI y los países beneficiarios debe desarrollarse antes de que se inicie la cooperación y en que habrán de delimitarse claramente las funciones y los deberes y responsabilidades de cada asociado. La Delegación acogió con agrado la respuesta dada por la Secretaría a la recomendación sobre el programa de recompensas y reconocimiento que, a su juicio, elevará la motivación y la eficacia en la OMPI. Señaló que el informe del Auditor Externo y la DSI abordan la cuestión de la gestión de las obras de arte y que aguarda con interés la aplicación de las correspondientes recomendaciones en este ámbito. En cuanto a la Academia de la OMPI, dijo que comparte la observación de la DSI de que en ocasiones se producen solapamientos entre las actividades de formación y que espera con interés poder asistir a una revisión formal del nuevo papel de la Academia, en sintonía con su reconfiguración como entidad clave para las actividades de formación y fortalecimiento de capacidades en pro del desarrollo.



73.La Delegación del Reino Unido acogió con agrado el informe y su contenido. Se declaró complacida con el alcance de las actividades en las que participa la DSI, más concretamente con su labor en materia de ética profesional e inversiones. Dijo que entiende que ello constituye una buena señal y que desea verla desenvolverse en ese abanico más amplio de actividades. La Delegación solicitó mayor información sobre las recomendaciones prioritarias pendientes. Le preocupa el número de recomendaciones de alta prioridad que siguen pendientes, especialmente las dos que acumulan varios años de antigüedad; cuatro en el caso de una de ellas. La Delegación preguntó si, después de cuatro años, sigue siendo prioritaria, y dijo que desea saber qué problema ha habido. Preguntó también si hay algo que la presente sesión del PBC pueda hacer para contribuir a abordar esas recomendaciones. Se preguntó si se está ejecutando un procedimiento de escalado en vista de que dichas recomendaciones verdaderamente no están abordándose de manera puntual.

74.La Secretaría contestó que, acerca del número de recomendaciones prioritarias pendientes, está informando sobre la totalidad de las recomendaciones, incluidas las formuladas por el Auditor Externo. Indicó que, con respecto al número de recomendaciones prioritarias de riesgo alto pendientes, y tal como se acordó en el pasado, a todas las recomendaciones de la Auditoría Externa se les ha dado por defecto alta prioridad. Señaló que el asunto se está tratando con el Auditor Externo, que será posible aclarar con él todos sus extremos y que la nueva estructura de clasificación será en el futuro alta, mediana o baja. Hasta el momento, dado que una cuarta parte de todas las recomendaciones de alta prioridad proceden del Auditor Externo y que éste sólo formula recomendaciones de este tipo, su incidencia en el número de estas recomendaciones de alto riesgo pendientes es clara. La Secretaría prosiguió diciendo que existen 119 recomendaciones de alto riesgo atribuibles a la labor de supervisión y que ello puede calificarse de normal, habida cuenta de que, en su opinión profesional, los controles internos o bien necesitan nuevas mejoras o bien no se hallan ni tan siquiera instaurados. La Secretaría precisó que la Administración ha convenido en todas esas recomendaciones y ha procedido a su aplicación. La DSI verifica con carácter trimestral el estado de aplicación y facilita un informe al Director General y a la CCIS. Las dos recomendaciones que figuraban en el informe ya no existen, puesto que, tras publicarse con fecha 30 de junio de 2015, cierto tiempo después se dieron por aplicadas. La Secretaría señaló que el procedimiento de escalado se ha abordado con la CCIS y que ya ha revisado su manual del sistema TeamCentral© en el que se describe con detalle cómo se realiza el seguimiento de las recomendaciones. Indicó que un procedimiento de escalado puede describirse como uno en el que tras un cierto tiempo las recomendaciones de alto riesgo se elevan a una instancia superior a fin de que el directivo responsable pueda estar al cabo de lo que sucede. Señaló que, en la mayoría de los casos, las recomendaciones se abordan al más alto nivel y que su elevación a una instancia superior podría dejarlas nuevamente en manos del Director General, que ya recibe un informe trimestral. La Secretaría puso en entredicho que haya recomendaciones que verdaderamente necesiten someterse a esa instancia superior, dado que la persona responsable, en su calidad de director del programa, ya estaría al tanto. La Secretaría reiteró que se toma muy seriamente todas las recomendaciones, que cuenta con un mecanismo de seguimiento y mantiene un diálogo constante con la DSI. Recordó a los presentes que el Director General también se toma con mucha seriedad las recomendaciones de supervisión, enviando recordatorios a todo el Equipo Directivo Superior para que persevere en el esfuerzo de seguimiento en aras de una aplicación puntual de las recomendaciones. A este respecto, la Secretaría añadió que la CCIS ha sido de gran ayuda por cuanto habría facilitado el diálogo de la Secretaría con la DSI a propósito de los informes, en lo tocante a la evaluación de algunos riesgos relacionados con las recomendaciones formuladas. Como ya ha manifestado la DSI, estas recomendaciones de alta prioridad en ocasiones datan del pasado, cuando todo requería ser examinado con “urgencia”. La segunda cuestión a considerar es que en ciertos casos las recomendaciones pasan a ser de “alta” prioridad porque el equipo directivo planifica una actividad de aplicación para una determinada fecha y esa fecha se sobrepasa. A este respecto, la Secretaría comentó que a veces las recomendaciones llevan su tiempo. Una de las recomendaciones referidas alude al control de acceso a las instalaciones del PCT y eso lleva tiempo porque hay que implantar sistemas y ello requiere infraestructura, cableado, sistemas, seguridad, etc., hasta finalizar la aplicación. A juico de la Secretaría, pudo haber llevado tiempo aplicar las recomendaciones y, como consecuencia de ello, el hecho de que entraran en la categoría roja. La Secretaría repitió que el ritmo de trabajo de los órganos de supervisión de la OMPI la supera en la manera de dar por aplicadas las recomendaciones. En cuanto a las recomendaciones pendientes, dijo que algunas son muy recientes. Aseguró que las supervisa y que intentar darlas por aplicadas, así como reducir su número. Vino a confirmar que mantiene un diálogo positivo tanto con la DSI como con la CCIS.

75.El Presidente dio lectura al párrafo de decisión propuesto, que fue adoptado.

76.El Comité del Programa y Presupuesto tomó nota del informe anual del Director de la División de Supervisión Interna (DSI) (documento WO/PBC/24/6)

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