S wo/pbc/24/18 original: ingléS fecha: 3 de febrero de 2016 Comité del Programa y Presupuesto Vigesimocuarta sesión Ginebra, 14 a 18 de septiembre de 2015



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PUNTO 12 INFORME FINAL DEL PROYECTO PARA REFORZAR LAS NORMAS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA DE LOS EDIFICIOS DE LA OMPI

359.Los debates se basaron en el documento WO/PBC/24/12.

360.El Presidente invitó a la Secretaría a presentar el Informe final sobre el proyecto para reforzar las normas de seguridad y vigilancia de los edificios de la OMPI (documento WO/PBC/24/12).

361.La Secretaría explicó que en la 46ª sesión de las Asambleas de los Estados miembros de la OMPI, celebrada en septiembre de 2008, fue aprobado el proyecto para reforzar las normas de seguridad y vigilancia de los edificios de la OMPI. Dicho proyecto supone mejoras directamente relacionadas con la evaluación independiente de los riesgos en materia de seguridad realizada en 2006, a fin de asegurar el cumplimiento de las normas mínimas operativas de seguridad para las sedes de las Naciones Unidas (HMOSS) y reflejar la debida diligencia por parte de la OMPI a la hora de garantizar un entorno de trabajo protegido y seguro para el personal y los visitantes. El informe confirmó que se cumplen las normas para satisfacer las necesidades especiales de seguridad y protección de la OMPI y que, en una serie de áreas, se superan. La consecución satisfactoria de los objetivos del proyecto quedó confirmado por la reciente auditoría de seguridad y vigilancia de la DSI de la OMPI. El proyecto ha mejorado significativamente el sistema de seguridad y vigilancia de la OMPI mediante la instauración de procesos y sistemas técnicos, incluidos sistemas de vanguardia de acceso de peatones y vehículos, tecnología de vigilancia y prevención de intrusiones y la construcción de un centro de operaciones de seguridad, así como tecnología de acceso y sistemas de tarjetas de identificación, entre otros controles. El proyecto estará completamente finalizado para finales de septiembre de 2015 y se espera que su ejecución se ajuste al presupuesto. Se recuerda a los Estados miembros que el presupuesto total de 12,6 millones de francos suizos incluye una contribución de 5 millones de francos suizos que realiza el Estado anfitrión, Suiza, proviniendo la cantidad restante de los fondos de reserva de la OMPI. La Secretaría agradeció a la Delegación de Suiza la colaboración y experiencia técnica aportadas durante la ejecución del proyecto, así como la mejora del sistema general de seguridad y vigilancia de la OMPI. En el próximo bienio, la atención se centrará en optimizar las nuevas tecnologías, al tiempo que se mejorarán los procedimientos operativos de mantenimiento y apoyo relacionados con los controles de seguridad y vigilancia recientemente instaurados.

362.El Presidente expresó su agradecimiento a la Secretaría y brindó a los asistentes la oportunidad de formular comentarios o preguntas en torno al informe final. Al no existir comentarios, aprobó la propuesta de párrafo de decisión:

363.El Comité del Programa y Presupuesto tomó nota del contenido del Informe final sobre el proyecto para reforzar las normas de seguridad y vigilancia de los edificios de la OMPI (documento WO/PBC/24/12).


PUNTO 13 INFORME SOBRE LA MARCHA DE LOS PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN

364.Los debates se basaron en el documento WO/PBC/24/13.



365.Al presentar el documento, la Secretaría hizo constar que se trata de un informe sobre la marcha del proyecto de construcción del nuevo edificio y del proyecto de construcción de la nueva sala de conferencias, que abarca el período transcurrido desde septiembre de 2014. En primer lugar, por lo que respecta a los aspectos operativos relativos a los proyectos de construcción (es decir, el nuevo edificio), todos los puntos pendientes se finalizaron a finales de 2014 o a principios de 2015, a excepción de las obras de sustitución y reparación de las ventanas de la planta baja del nuevo edificio, que se están ejecutando actualmente y concluirán hacia finales de 2015, tras la celebración de las Asambleas de 2015. La Secretaría recordó que la 22ª sesión del PBC fue celebrada en septiembre de 2014 en la nueva sala de conferencias de la OMPI, la cual se terminó a tiempo para las Asambleas de 2014. La sala de conferencias ha estado plenamente operativa desde entonces y se ha utilizado, además de para otras sesiones, para una serie de reuniones de la OMPI. En cuanto a los aspectos operativos, todas las obras menores pendientes y los elementos paisajísticos del exterior se terminaron en 2014, salvo aquellos que sólo pudieron concluirse en el primer semestre de 2015, al término de la estación invernal. En lo que se refiere a la supervisión y auditoría, y tras el informe que el Vicepresidente de la CCIS ha presentado en el marco del punto 3 del orden del día, la Secretaría señaló que ha remitido informes de situación a la CCIS con regularidad, por lo general en cada una de sus sesiones. Con respecto a la supervisión interna, se recordó que la última auditoría se concluyó en junio de 2013, que todas sus recomendaciones se aplicaron y por lo tanto se dieron por aplicadas a finales de 2014, y que no existen recomendaciones pendientes. Por último, a raíz de la intervención de los auditores externos en relación con el punto 5 del orden del día, la Secretaría declaró que tiene el placer de confirmar que ocho de un total de diez recomendaciones formuladas por dichos auditores en su Informe de 2014 en relación con el proyecto de la nueva sala de conferencias ya se dieron por aplicadas por éstos, con lo que son dos las recomendaciones pendientes. La Secretaría y los auditores externos mantuvieron conversaciones satisfactorias para ambos, tratando la Secretaría de abordar las dos recomendaciones restantes de modo que pudieran quedar zanjadas en un futuro próximo. Volviendo al presupuesto y a la situación financiera del proyecto de construcción del nuevo edificio, la Secretaría confirmó que todas las obras de reparación realizadas se financiaron con cargo a los importes remanentes tras la resolución final amistosa y de común acuerdo con el anterior contratista, mientras que los elementos paisajísticos del exterior se financiaron con cargo al importe de 400.000 francos suizos aprobado por las Asambleas en 2014. En relación con el presupuesto y la situación financiera del proyecto de la nueva sala de conferencias, se hizo constar que el presupuesto aprobado asciende a 75,2 millones de francos suizos. De un total de 82 empresas constructoras participantes en el proyecto en una gran variedad de obras, las cuentas de 78 de ellas están plenamente validadas y han sido aprobadas por todas las partes. Las cuentas de setenta y dos de esas 82 se cerraron conforme a las previsiones hechas sobre la base del asesoramiento recibido de las distintas empresas y profesionales interesados, con lo que quedan diez cuentas aún pendientes de cierre, algunas de las cuales han registrado incrementos superiores a lo presupuestado. Participaron 26 firmas de especialistas profesionales en distintas capacidades y mandatos, señalándose que las cuentas de 20 de ellas han sido plenamente validadas y aprobadas por las partes interesadas. Quedan seis cuentas que muestran incrementos superiores a las previsiones. La Secretaría recordó que las previsiones realizadas en 2014 se formularon de buena fe, con el asesoramiento de varios especialistas profesionales y empresas, sobre la base del cual la Secretaría presentó una propuesta de financiación adicional al PBC y a las Asambleas en septiembre de 2014. En la fecha de la presente sesión, continúan las conversaciones sobre las cuentas con cuatro empresas y seis firmas de especialistas y, cuando corresponde, sobre sus respectivas cuotas de responsabilidad en los sobrecostos. Las principales razones del sobrecosto, ya referidas en el documento WO/PBC/22/14, pueden dividirse en tres categorías: en primer lugar, las cantidades de materiales efectivamente utilizadas superaron las estimaciones, lo cual es comprensible en vista de la forma y el carácter únicos de la sala, los tipos de materiales y los métodos de construcción que hubieron de emplearse; en segundo lugar, la fase de construcción se enfrentó a una serie de retos, en particular la resolución del contrato con el anterior contratista y la nueva relación de trabajo operativa con todas las partes, que resultó no ser tan óptima como se esperaba en términos de relaciones interdisciplinares; y, por último, algunas empresas experimentaron dificultades para ejecutar las obras pendientes al haber asumido compromisos de trabajo en otros lugares y tener que dividir su personal a fin de finalizar el proyecto a tiempo para las Asambleas de 2014. La Secretaría hizo hincapié en que, pese a estos retos, la nueva sala de conferencias estuvo lista para las Asambleas de 2014. En relación con el costo final total del proyecto, indicó que aún no está en condiciones de avanzar una cifra final definitiva. En la actualidad, por una parte, el objetivo es continuar defendiendo los intereses de la Organización y estar en condiciones de atender a las facturas restantes en los casos en que los incrementos superaron las previsiones, y, por otra parte, la Secretaría ha de permanecer atenta para no comprometer su posición durante las conversaciones en curso, estar abierta a aprovechar oportunidades de cerrar cuentas de manera amistosa con las otras partes, de una manera razonable y aceptable, y sin tener que recurrir a medios legales o al arbitraje. En consecuencia, la Secretaría propuso al PBC aplazar el debate sobre este punto hasta las Asambleas de 2015. Como observación final, la Secretaría aludió al informe sobre las lecciones aprendidas que se mencionó en las sesiones de septiembre de 2014 del PBC y las Asambleas, y confirmó que dicho informe es un trabajo en curso, y sólo se podrá finalizar y presentar una vez que el proyecto se concluya por entero y se liquiden todas las cuentas.

366.La Delegación del Japón, haciendo uso de la palabra en nombre del Grupo B, se sumó a la propuesta presentada por la Secretaría de aplazar el debate hasta las Asambleas, a la luz del informe completo que para entonces tendrá en cuenta la naturaleza de las deliberaciones en curso.

367.La Delegación de México agradeció a la Secretaría el informe actualizado sobre los progresos realizados y tomó nota de las circunstancias que prevalecen en la actualidad. Se mostró de acuerdo con la opinión expresada por la Delegación del Japón en favor de aplazar el debate sobre este punto hasta las Asambleas, de manera que estas últimas puedan beneficiarse de un informe completo al tomar su decisión. Manifestó su interés por el informe sobre las lecciones aprendidas que mencionó la Secretaría y subrayó su especial interés en las lecciones que es posible extraer de las dificultades encontradas en la construcción del nuevo edificio y la nueva sala de conferencias. Añadió que esas lecciones deberían compartirse con otros organismos de las Naciones Unidas, como la OMS, las propias NN.UU. y la Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT).

368.No hubo más intervenciones sobre este punto. El Presidente dio lectura al párrafo de decisión propuesto, que fue adoptado.

369.El Comité del Programa y Presupuesto aplazó el debate acerca del informe final sobre los progresos realizados en el proyecto de construcción del nuevo edificio y en el proyecto de la nueva sala de conferencias hasta la serie de reuniones de las Asambleas de los Estados miembros de la OMPI.

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