S wo/pbc/24/18 original: ingléS fecha: 3 de febrero de 2016 Comité del Programa y Presupuesto Vigesimocuarta sesión Ginebra, 14 a 18 de septiembre de 2015



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59.La Delegación de la India agradeció al Auditor Externo la presentación del informe que figura en el documento WO/PBC/24/5 sobre los estados financieros de la OMPI correspondientes al ejercicio 2014 y las recomendaciones formuladas sobre la base de las auditorías llevadas a cabo en 2014 y 2015. La Delegación dijo que el informe es completo, se ha presentado a tiempo y proporciona mucho material para que los Estados miembros deliberen en torno al mismo. Dijo también que ha examinado las observaciones relativas a la gestión financiera, el sistema de PRI y el Departamento de Gestión de Recursos Humanos, y también estudiado detenidamente las recomendaciones formuladas por el Auditor Externo a la Secretaría de la OMPI. Añadió que los informes del Auditor Externo han constituido una herramienta valiosísima para la labor del PBC. Además, confía en que los informes del actual Auditor Externo, que ha llevado a cabo la auditoría ordinaria de la Organización Mundial de la Salud (OMS) y otras organizaciones en los últimos años, resulten de gran utilidad. El nivel de competencia, credibilidad y fiabilidad del organismo superior de auditoría de la India ha sido reconocido por otros organismos de las Naciones Unidas e internacionales. El Auditor Externo ha considerado que las transacciones financieras de la OMPI se han ajustado al Reglamento Financiero y la Reglamentación Financiera de la Organización y, en este particular, la Secretaría de la OMPI es digna de elogio. En el informe se menciona que, de los 19 proyectos enumerados en la PRI, uno de los proyectos se ha finalizado y siete se han puesto en marcha. El Auditor Externo no ha podido evaluar los beneficios totales extraídos por la OMPI del sistema de PRI, habida cuenta de los retrasos en las interconexiones entre los proyectos. Como se ha puesto de manifiesto en el último informe de auditoría, en la actual definición de gastos destinados a desarrollo no se hace referencia a la naturaleza de las actividades de desarrollo que abarca ni a su pretendida incidencia en el desarrollo de los países mediante la utilización de instrumentos de P.I. Al evaluar la cuota asignada al desarrollo en los programas sustantivos, el Auditor Externo ha observado que gastos ordinarios, como los gastos de viaje y dietas, también formaban parte de la cuota asignada al desarrollo. La Delegación reiteró que debe contarse con una definición precisa y que hace falta formular un método para determinar la cuota presupuestaria asignada al desarrollo con respecto a cada programa y actividad, de suerte que los Estados miembros puedan evaluar objetivamente la eficacia de la incorporación de las actividades de desarrollo en otros programas. Dijo que espera que los Estados miembros logren llegar a un consenso al respecto y ultimar una definición a lo largo de la presente sesión. El seguimiento y la aplicación de las recomendaciones formuladas por el Auditor Externo suponen una parte importante del proceso de rendición de cuentas. La mayoría de las recomendaciones formuladas en el informe se encuentra en distintas fases de aplicación. La Delegación felicitó a la Administración de la OMPI por su respuesta a las recomendaciones del Auditor Externo y por las medidas que ha adoptado la Secretaría para efectuar mejoras en distintos ámbitos. Además instó a la Secretaría a que haga lo necesario para que se apliquen las recomendaciones restantes. Recalcó la necesidad de aplicar de forma puntual las 21 recomendaciones formuladas por el Auditor Externo. Por último, la Delegación elogió al Auditor Externo por la eficacia de su trabajo y por su oportuna presentación del informe, que servirá de base para la recomendación del PBC. 28

60.La Delegación de la Federación de Rusia manifestó su agradecimiento al Auditor Externo por el informe y por las recomendaciones que contiene. Dijo que le satisfacen las conclusiones positivas del informe. Señaló, no obstante, que la labor del Auditor Externo es un elemento formal de gestión que reviste importancia para el funcionamiento del conjunto de la OMPI y del Comité, ya que aumenta la eficacia de la Organización en lo tocante a la gestión de riesgos y le sirve para poner en práctica los correspondientes controles. La Delegación dio las gracias a la Secretaría por sus respuestas al informe del Auditor. Acto seguido, indicó que la Organización debe intentar acortar el plazo de respuesta a las recomendaciones del Auditor Externo, entre ellas las referidas a la gestión de riesgos, e instó a la Secretaría a poner en práctica con prontitud esas recomendaciones y a proseguir su fructífera colaboración con el Auditor Externo. 29

61.La Delegación del Camerún dio las gracias al Presidente por la sabia manera en que ha conducido las deliberaciones y a la Secretaría por los documentos presentados. Tras haber examinado los documentos pertinentes, y los cambios que presentan respecto de sus versiones anteriores, dijo estar agradecida al Auditor Externo por la calidad del informe que ha presentado en la presente sesión. 29

62.El Auditor Externo agradeció a los Estados miembros el haber expresado lo mucho que aprecian su labor. Dijo que toma estos elogios como un estímulo para mejorar en su trabajo. A continuación abordó la pregunta de la Delegación de México. Dijo que la Administración ya ha contestado a ella y que, a la vista de la respuesta que se ofrece en el informe extenso, estará en posición de responder a la pregunta más adelante. Sobre la pregunta concreta de la Delegación de España, confirmó que durante todo el año ha estado en permanente contacto con la Administración de la OMPI por el proyecto de construcción, y que ha logrado importantes avances en lo que atañe a sus recomendaciones. La Administración ha facilitado, asimismo, información adicional. El Auditor Externo añadió que alberga grandes esperanzas de que pueda encontrarse una solución satisfactoria a esas diferencias de opinión y a la aplicación que se hace de las recomendaciones, y aseguró que mantiene al respecto una interacción francamente fructífera con la Administración de la OMPI con el propósito de alcanzar una conclusión sobre todas las cuestiones satisfactoria para ambas partes. En respuesta a la Delegación de China, dijo que sólo pudo disponer de información actualizada de la Secretaría inmediatamente antes de la reunión y confirmó que, tal como ha señalado la Delegación de China, el tiempo medio de transferencia de las tasas se ha reducido a tres meses lo que, de acuerdo con la Administración de la OMPI, es un tiempo aceptable. Por tanto, dijo que da por aplicada la recomendación, tras lo cual expresó su agradecimiento tanto a la SIPO como a la Administración de la OMPI por el avance tan notable que se ha hecho a este respecto. 29



63.En respuesta a las preguntas sobre las obras de arte, la Secretaría señaló que inicialmente faltan 13 objetos, y que cree que tres de ellos ya se han encontrado. Se ha solicitado información sobre el resto que falta. A su juicio, se trata de obras de arte que se trasladaron de una sala a otra y a las que nadie siguió la pista. La Secretaría prometió facilitar información actualizada en cuanto disponga de ella. En respuesta a la cuestión de mayor calado sobre este mismo tema que remite a la recomendación sobre si debería o no incluirse una relación de todas las obras de arte como anexo a los estados financieros, la Secretaría dijo que se trata de una medida que se propone someter al Grupo de Trabajo sobre las IPSAS en su próxima reunión de principios de octubre en Madrid. Que la Secretaría sepa, solo hay un organismo que lo haga, que es la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), cuyas obras de arte probablemente sean algo distintas de las que posee la OMPI. Es una cuestión interesante que planteará al Grupo de Trabajo a fin de que los colegas de otros organismos le transmitan la opinión que les merecería como recomendación. La Secretaría añadió que se han solicitado garantías sobre el sistema de controles internos y el marco de control de la Organización. A partir de algunas cuestiones identificadas en el marco de la auditoría de recursos humanos, a los Estados miembros se les ha señalado que con ayuda de ellos se ha podido instaurar un marco de rendición de cuentas francamente completo. Los controles de la Organización en el plano de las entidades se documentan ahora en la práctica con gran rigor en el marco del sistema de gestión del riesgo institucional, proceder éste que se incardina en el conjunto de proyectos de PRI y se encuentra bastante avanzado. La observancia del Reglamento Financiero y la Reglamentación Financiera es responsabilidad de la Oficina del Contralor y todas las situaciones de incumplimiento se abordan de manera rigurosa mediante el oportuno seguimiento y comentarios exhaustivos y documentados que se dirigen a los directores de programa. En colaboración y consulta directa con su muy completa estructura de auditoría y supervisión, la OMPI ha sido informada de las ventajas que ofrece el modelo de las tres líneas de defensa y los directores de programa están concienciadas de su responsabilidad en lo que a los controles hace. La segunda línea de defensa está constituida por la Oficina del Contralor y la totalidad de los equipos centrales que facilitan que el sistema de controles funcione adecuadamente en beneficio de los directores de programa y, evidentemente, en la última línea estarían los propios órganos de auditoría y supervisión, que no dejan de escrutar con lupa los riesgos y controles de la Organización. Todo ello ha contribuido durante los últimos años al afianzamiento de un sistema de controles muy sólido que no deja de reforzarse. La totalidad de los problemas que las auditorías internas, la CCIS o el propio Auditor Externo sacan a la luz se someten a un seguimiento sistemático, que llevan a cabo internamente los departamentos de los programas, y también la Oficina del Contralor, pues en la práctica muchas de las recomendaciones se dirigen a ella. Hay instaurado un mecanismo de seguimiento muy estricto, que prevé un diálogo permanente con la DSI al objeto de identificar los hechos que, por cumplir los criterios de cierre, mueven a los auditores a dar por aplicadas las recomendaciones. Este sistema ofrece garantías a las delegaciones que han solicitado información sobre la mecánica de los controles internos. 30

64.Ante la ausencia de nuevos comentarios, el Presidente leyó el párrafo de la decisión, que fue aprobado: 31

65.El Comité del Programa y Presupuesto (PBC) recomendó a la Asamblea General y demás Asambleas de los Estados miembros de la OMPI que tomen nota del informe del Auditor Externo (documento WO/PBC/24/5). 31

PUNTO 6 INFORME ANUAL DEL DIRECTOR DE LA DIVISIÓN DE SUPERVISIÓN INTERNA (DSI) 31

66.Los debates se basaron en el documento WO/PBC/24/6. 31

67.El Presidente invitó al Sr. Efendioglu, Director interino de la DSI a presentar el Informe anual del Director de la DSI (documento WO/PBC/24/6). 31



68.La Secretaría (el Director interino de la DSI) dio las gracias al Presidente y al Comité por la ocasión que se le brinda de presentar un resumen de las principales actividades llevadas a cabo por la DSI. La Secretaría recordó que la principal novedad habida el pasado año fue la revisión de la Carta de Supervisión Interna, que fue aprobada en la última Asamblea General, y que sus cambios tienen por fin añadir claridad y transparencia a las actividades de supervisión que se llevan a cabo en el seno de la Organización. La Secretaría explicó que el plan de supervisión interna se preparó sobre la base de la evaluación de riesgos de la DSI, teniendo en cuenta el registro de riesgos institucionales de la OMPI, cuando fue posible, y los comentarios recibidos del Equipo Directivo Superior de la OMPI y la CCIS. Señaló que, en la ejecución de su plan de supervisión, la DSI concluyó la mayoría de las tareas previstas para 2014 y 2015. La Secretaría añadió que la labor de supervisión de la DSI en relación con los informes de auditoría y evaluación durante el período reseñado (1 de julio de 2014 y 30 de junio de 2015) comprendió las siguientes esferas operativas clave: Gestión de riesgos de terceros, Gestión de actos oficiales, Gestión de activos, Academia de la OMPI, Servicios de seguridad y vigilancia y Evaluación de la cartera de proyectos estratégicos de Chile, así como la Meta estratégica VI: Cooperación internacional para fomentar el respeto por la P.I. y el Programa de recompensas y reconocimiento. La Secretaría apuntó que, en el período reseñado, la DSI registró 26 nuevas investigaciones, concluyendo 20 casos. A 30 de junio de 2015 eran 18 las investigaciones pendientes. La DSI emitió ocho informes de investigación y dos informes sobre las consecuencias para la dirección. Las denuncias de presunto hostigamiento, discriminación o abuso de autoridad y las presuntas infracciones relacionadas con el horario de trabajo acapararon una parte importante de las actividades de investigación de la DSI, casi el 50%. El promedio de tiempo que se tarda en concluir una investigación es de aproximadamente 5,5 meses. La Secretaría dijo que le complace señalar que la labor de la DSI ha sido valorada muy satisfactoriamente por sus colegas. El pasado año el análisis combinado de las encuestas enviadas tras cada actividad de supervisión relacionada con las funciones de auditoría y evaluación arrojó un índice de satisfacción del 83%. Algunas sugerencias formuladas a fin de mejorar aún más la labor de la DSI ya han sido tomadas en consideración. La Secretaría puso de relieve que el seguimiento de las recomendaciones pendientes continuó siendo una actividad recurrente de la DSI también durante el período reseñado, en sintonía con lo que se establece en la orden de servicio 16, en vigor desde 2010. Como se indica en el Informe anual, hay 184 recomendaciones pendientes de aplicación, de las cuales 119 son de gran importancia y el resto de mediana. La DSI organiza reuniones periódicas con los directores de programa de la OMPI en las que se abordan los progresos realizados a propósito de las medidas de gestión adoptadas en aplicación de las recomendaciones pendientes. Señaló que este diálogo es continuo, de manera que todas las actualizaciones del estado de aplicación de las recomendaciones pendientes se llevan a cabo de manera interactiva utilizando el sistema TeamCentral© y es la propia DSI quien se encarga de verificarlas durante el año. La Secretaría señaló que una de las principales actividades de la DSI consistió en prestar a la Administración asesoramiento solvente en materia de gobernanza, gestión de riesgos y cuestiones de observancia como parte de sus servicios de asesoramiento. La DSI formula comentarios sobre toda una serie de políticas/procedimientos y directrices, velando por que el proceso considerado lleve incorporados los debidos controles y que los riesgos conexos se atenúen antes de la aplicación definitiva. La documentación conexa relativa al marco regulatorio se enumera en el Anexo 3 del informe completo. La DSI asiste en calidad de observadora a las reuniones del Comité de Inversiones y participa en diversos comités ad hoc según las necesidades. La Secretaría anunció que, tras haber pasado con buenos resultados por dos evaluaciones externas de la calidad de sus funciones de auditoría y evaluación en 2014, la DSI tiene planificada una evaluación externa de la calidad de su función de investigación cuya finalización está prevista para antes de que concluya noviembre de 2015. Con ello se darían por finalizadas las evaluaciones externas de la calidad del conjunto de funciones de la DSI. Las evaluaciones externas de la calidad ofrecen garantías a los Estados miembros y también a partes interesadas internas y externas de que la DSI lleva a cabo sus actividades de supervisión en sintonía con las normas internacionales, el sistema de las Naciones Unidas y otras mejores prácticas. La Secretaría añadió que las recomendaciones adoptadas por los evaluadores externos se han aplicado en su totalidad en el caso de la función de auditoría, mientras que la mayoría de las adoptadas en relación con la función de evaluación se abordarán a través de la revisión de la política de evaluación actualmente en curso. En cuanto a los recursos, la Secretaría recalcó que la dotación actual de recursos de que dispone la DSI, que representa el 0,76% del presupuesto total de la OMPI y casi el 1% de los costos de personal de la Organización, podría considerarse baja si se compara con algunos niveles de referencia como los recomendados en informes anteriores de la DCI. Sin embargo, enfatizó que, con sus recursos actuales, la DSI se ha bastado para cubrir eficazmente las esferas identificadas como de riesgo elevado o de alta prioridad en sus planes de trabajo y que esto se ha logrado gracias a la mejor coordinación de las actividades de supervisión con el Auditor Externo y a un mayor recurso a las herramientas de tecnología de la información en las actividades de supervisión. La Secretaría añadió que la estrategia de la DSI consiste en contratar y mantener personal dotado de un conjunto adecuado de aptitudes y competencias y, a este respecto, la conversión gradual de cargos temporales en puestos permanentes elevará aún más la motivación del personal, contribuyendo así a su permanencia y a mantener dentro de la DSI los conocimientos institucionales y experiencia necesarios para un eficaz cumplimiento su mandato. Además, la DSI mantuvo una excelente relación de trabajo con el Auditor Externo con el que se reunió periódicamente para abordar cuestiones relacionadas con la supervisión y los riesgos que afronta la OMPI. La DSI y el Auditor Externo compartieron los planes de supervisión con el fin de posibilitar el más eficaz aprovechamiento de los recursos disponibles y reducir así al mínimo posibles duplicaciones y la fatiga de supervisión en las esferas operativas expuestas a actividades de auditoría externa o interna. La Secretaría dijo que la DSI no ha dejado periódicamente de dialogar con la CCIS, beneficiándose del constante apoyo que esta última Comisión le brinda en aras de la mejora continua de su operativa general y la calidad de su labor. 31

69.La Delegación del Japón, haciendo uso de la palabra en nombre del Grupo B, se declaró satisfecha con los esfuerzos de cooperación desplegados por la CCIS, la DSI y el Auditor Externo en aras de asegurar unos controles internos efectivos y un uso eficaz de los recursos de la OMPI. Dijo que, en este capítulo, el Grupo B agradece a la DSI el informe anual y se felicita de la circunstancia de que la primera evaluación de la Meta estratégica VI (Cooperación internacional para fomentar el respeto por la P.I.) haya arrojado un resultado positivo, sin ninguna recomendación. En el marco de esta Meta estratégica, espera que la Secretaría sostenga sus esfuerzos para seguir siendo eficaz, eficiente y pertinente. Aplaudió también el hecho de que la evaluación de la cartera de proyectos de Chile haya arrojado tan buenos resultados. A este respecto, es de prever que la puesta en práctica de las recomendaciones formuladas por la DSI se traduzca en nuevas mejoras. Con respecto a la Academia de la OMPI, la Delegación observó que evitar los solapamientos dentro de la Organización constituye uno de los resortes fundamentales de la eficiencia y eficacia en la formación y el fortalecimiento de capacidades. El Grupo espera que ello pueda concretarse llegado el momento y que solucionándose los actuales problemas de funcionamiento de la Academia de la OMPI reseñados por la DSI se sienten las bases necesarias para cumplir su nuevo mandato, una vez que se formalice. 33



70.La Delegación de Rumania, haciendo uso de la palabra en nombre del Grupo de Estados de Europa Central y el Báltico, tuvo palabras de agradecimiento para la Secretaría por el informe anual presentado. El Grupo se felicita de los variados tipos de actividades que ha llevado a cabo la División y acoge con agrado las conclusiones positivas a las que se ha llegado en el caso de algunos programas de la OMPI. Reconoce, asimismo, que una serie de actividades de la Secretaría requieren nuevas mejoras; en tal sentido, la presentación de este tipo de informes podría contribuir a mejorar la gestión de diversas actividades de la Organización. El Grupo aguarda con interés poder tomar nota de que las recomendaciones concretas se han aplicado. 33

71.La Delegación del Canadá agradeció a la DSI sus minuciosos informes y manifestó su intención de abordar sucintamente algunos de sus elementos. En primer lugar, la Delegación aplaudió que la DSI haya evaluado la Meta estratégica VI como una práctica muy positiva que dota a los Estados miembros de una perspectiva novedosa y más general sobre la evaluación de las actividades de la OMPI y la manera en que se lleva a cabo. La Delegación también felicitó a la DSI por la amplitud y profundidad de su evaluación y, en especial, por la participación en ella de toda una serie de partes interesadas, tanto internas como externas. Es por ello por lo que ciertamente la anima a realizar nuevos exámenes al nivel de metas estratégicas. En relación con las conclusiones concretas del informe de evaluación, la Delegación elogió a la Secretaría por la conclusión 1, en la que se señala que partes interesadas internas y externas percibieron “la excelente cooperación instaurada con el personal directivo y demás miembros del personal del programa 17”. Las deficiencias identificadas por la DSI, principalmente referidas a la necesidad de mejorar la aplicación de los principios de gestión por resultados y el diseño y la supervisión de las actividades programáticas, concuerdan con la opinión general ya expresada por la Delegación acerca de la importancia que la gestión por resultados tiene en todos los ámbitos de la labor de la OMPI. En particular, la Delegación dijo apoyar plenamente la recomendación de la DSI de utilizar objetivos específicos de resultados vinculados a indicadores de rendimiento SMART (específicos, mensurables, realizables, pertinentes y sujetos a plazo) para evaluar los aportes concretos directos. Si bien reconoció que la Secretaría ha trabajado mucho para lograr avances en lo que hace a la creación de indicadores y objetivos, animó también a la OMPI a no dejar de progresar en este menester. Avanzando, la Delegación acogió con agrado los resultados tan alentadores y positivos de la evaluación de la cartera de proyectos de Chile y expresó su pleno apoyo a las recomendaciones formuladas por la DSI. Asimismo, dijo que acogería favorablemente cualquier información que la Secretaría tuviera a bien facilitar sobre si y la manera en que tiene previsto aplicar activamente mutatis mutandis esas mismas lecciones aprendidas a otras carteras de proyectos, y sobre si la Secretaría evalúa las carteras de proyectos al margen del proceso de examen de la DSI y, de ser así, la manera en que lo hace. Tercer y último ámbito de particular interés para la Delegación es la gestión de riesgos de terceros. La Delegación dijo que desea dejar constancia de cierta inquietud general por la conclusión de la DSI de que los riesgos de terceros siguen gestionándose de manera intuitiva en la OMPI, y también de una inquietud más concreta referida en este caso a la falta de pruebas de que el personal temporal haya firmado una declaración de confidencialidad. Señaló que respalda plenamente las recomendaciones de la DSI en materia de riesgos de terceros, algunas de las cuales la propia DSI ha clasificado como de alta prioridad. Añadió que, por tanto, agradecería cualquier información de la que la Secretaría disponga sobre su aplicación, incluso en lo que atañe a la función de la DSI y, en general, sobre las labores de supervisión y mitigación en el marco de la gestión de este tipo de riesgo. Añadió también que acogería con agrado cualquier información de la Secretaría relativa a si gestiona riesgos para cuartos y de qué manera, por ejemplo los riesgos susceptibles de derivarse de la subcontratación por parte de los proveedores. 33

72.La Delegación de Turquía dio las gracias a la Secretaría por haber preparado el documento y a la DSI por el informe y las recomendaciones que contiene. La Delegación hizo suya la declaración efectuada en nombre del Grupo B. Acerca de las recomendaciones para impulsar nuevas mejoras de la eficacia y pertinencia del apoyo que la OMPI presta a los Estados miembros (párrafo 14), dijo que coincide plenamente con las cuatro recomendaciones en que la coordinación entre la OMPI y los países beneficiarios debe desarrollarse antes de que se inicie la cooperación y en que habrán de delimitarse claramente las funciones y los deberes y responsabilidades de cada asociado. La Delegación acogió con agrado la respuesta dada por la Secretaría a la recomendación sobre el programa de recompensas y reconocimiento que, a su juicio, elevará la motivación y la eficacia en la OMPI. Señaló que el informe del Auditor Externo y la DSI abordan la cuestión de la gestión de las obras de arte y que aguarda con interés la aplicación de las correspondientes recomendaciones en este ámbito. En cuanto a la Academia de la OMPI, dijo que comparte la observación de la DSI de que en ocasiones se producen solapamientos entre las actividades de formación y que espera con interés poder asistir a una revisión formal del nuevo papel de la Academia, en sintonía con su reconfiguración como entidad clave para las actividades de formación y fortalecimiento de capacidades en pro del desarrollo. 34

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