Secretaria de medio ambiente



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INFORME FINAL DE AUDITORIA INTERNA N° 2 -2017

SECRETARIA DE MEDIO AMBIENTE


1. INFORMACIÓN GENERAL

Nombre de la Entidad

ALCALDÍA DE MANIZALES

Secretario / Director

DIEGO FERNANDO GONZALEZ MARIN

Ejecución de la Auditoria

Desde el 21 al 24 de Marzo de 2017

Fecha de entrega del informe final

20 de Abril de 2017

Reunión de Apertura

21 de marzo de 2017

Reunión de Cierre

5 de Abril de 2017

Objetivo de la Auditoria:

Evaluar que la gestión de las Secretarías y Unidades de la Administración Central Municipal, estén conformes con las disposiciones legales vigentes, con la planeación estratégica, procesos y procedimientos aplicables, gestión financiera, así como los componentes establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno “MECI”.

Alcance de la Auditoria:

Plan de Mejoramiento N° 8-2016, Contratación, Ejecución Presupuestal, Mapas de Riesgos, Modelo Estándar de Control Interno MECI, Cumplimiento de metas e indicadores durante el periodo comprendido del 11 de abril de 2016 al 21 de marzo de 2017

Jefe de la Unidad de Control Interno

ANDREA RESTREPO LARGO

Auditor Líder

GLORIA ESPERANZA RESTREPO GARAY

Limitantes de la auditoria

Es importante que la auditoría sea atendida directamente por los líderes de proceso, toda vez que son los responsables de la parte técnica y por lo tanto, son los llamados a proporcionar las evidencias requeridas en el proceso auditor.

Fortalezas

Se observó compromiso por parte de las Profesionales responsables del seguimiento al Mapa de Riesgos de la Secretaría de Medio Ambiente, toda vez, que ejecutan las acciones de control con eficiencia y responsabilidad.




2. PLAN DE MEJORAMIENTO

Auditor del Proceso: GLORIA ESPERANZA RESTREPO GARAY

Firma del Auditor

Criterios: Resolución 332 de 2011 de la Contraloría General del Municipio de Manizales. Decreto 1082 de 2015


2.1. MUESTRA AUDITADA


  • Entrevistas personalizadas con los profesionales encargados de los procesos de: Unidad de Protección Animal –UPA, Inspeccion de Vigilancia y Control del Espacio Público, Restitución de Laderas.

  • El Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP.

  • Revisión de la contratación de la Secretaria durante el periodo 11 de abril de 2016 al 21 de marzo de 2017.

  • Bases de datos de los procesos de restitución de laderas.

  • Informes mensuales de recuperación de laderas.

  • Actas levantadas en los procedimientos de recuperación de áreas ocupadas.

  • Protocolos establecidos para la recuperación de predios del Municipio.

  • Registro fotográfico de la Unidad de Protección Animal y Bodega de Espacio Público.

  • Matriz del Mapa de Riesgos en el Sistema de Gestión Integral Software ISOLUCION.

  • Visitas realizadas a la Unidad de Protección Animal y a la Oficina de Restitución de Laderas.

2.2. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
Se realizó evaluación y seguimiento al cumplimiento de las diez y seis (16) acciones suscritas en el Plan de Mejoramiento No. 8 de 2016 evidenciándose que solo fueron cumplidas en su totalidad Siete (7), parcialmente Seis (6) (hallazgos 1-2-3-4-5-8) y no se cumplieron Tres(3) (Hallazgos 10-11-12), arrojando un resultado final equivalente a 1 representado en un 83%.
De acuerdo con los parámetros establecidos en el artículo 10 de la Resolución 332 de 2011 de la Contraloría General Municipal, cada acción determinada por la entidad, será calificada de la siguiente manera:
0: No cumple

1: Cumple Parcialmente

2: Cumple totalmente



No. Hallazgo

Valoración - cumplimiento

% Cumplimiento

Eficacia

Eficiencia

Impacto

1

1

80%

SI

SI

POSITIVO

2

1

80%

SI

SI

POSITIVO

3

1

80%

SI

SI

POSITIVO

4

1

80%

SI

SI

POSITIVO

5

1

80%

SI

SI

POSITIVO

6

2

100%

SI

SI

POSITIVO

7

2

100%

SI

SI

POSITIVO

8

1

80%

SI

SI

POSITIVO

9

2

100%

SI

SI

POSITIVO

10

1

50%

NO

NO

NEGATIVO

11

1

50%

NO

NO

NEGATIVO

12

1

50%

NO

NO

NEGATIVO

13

2

100%

SI

SI

POSITIVO

14

2

100%

SI

SI

POSITIVO

15

2

100%

SI

SI

POSITIVO

16

2

100%

SI

SI

POSITIVO




83%







RANGOS DE CALIFICACION SEGÚN LA CONTRALORIA GENERAL MUNICIPAL

0

NO CUMPLE

1

CUMPLE PARCIALMENTE

2

CUMPLE TOTALMENTE

RESULTADO

1

83%












2.3 HALLAZGO QUE PERSISTE

N°1

No se evidencio que dentro de la cláusula de Supervisión de las minutas contractuales de los Contratos N°s 1602150068, 1601050009,1602120063, 1702030071 que se especifique, ni se determine la periodicidad con que se deben presentar los informes o actas de supervisión e interventoría, observándose así el incumplimiento al Artículo 83 y 84 de ley 1474 de 2011 y el Decreto 0181 de 2017.
PERSISTE toda vez que revisada nuevamente la contratación en el periodo comprendido del 11 de abril de 2016 al 21 de marzo de 2017 se sigue presentando contratos sin determinar la periodicidad.

N°2

No se evidencia la publicación dentro de los tres días en el SECOP según el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. De los Documentos que se relacionan a continuación:

Contrato No.

Fecha de creación

Fecha de publicación

Documentos

Nº 1603180176

18 de marzo de 2016 – 18 de noviembre de 2016.

12 de abril de 2016 – 29 de noviembre de 2016.

Contrato – Acta de Liquidación.

Nº 1602120063

22 de noviembre de 2016

20 de febrero de 2017

Acta final y de liquidación.

PERSISTE toda vez que revisada nuevamente la contratación en el periodo comprendido del 11 de abril de 2016 al 21 de marzo de 2017 se evidencian

contratos que no se publican dentro de los tres días en el SECOP






N°3

No se encontró dentro de las carpetas contractuales los informes o actas de supervisión que debían presentarse durante la ejecución del contrato y que a su vez debían ser publicados en la página del Secop, incumpliendo así lo preceptuado en el Articulo 8 del Decreto 103 de 2015, los Artículos 83 y 84 de la ley 1474 de 2011 y el Decreto 0181 de 2017de la Alcaldía de Manizales.


N° DE CONTRATO

INFORMES DE SUPERVISION

Nº 1602150068

No se evidencio ningún informe o acta de supervisión, durante ejecución del contrato ni su publicación en la página del Secop.

Nº 1603160158

No se evidenciaron los informes o actas de supervisión de los meses de mayo y octubre de 2016 los que debían presentarse de manera mensual, ni su publicación en la página del Secop.

Nº 1606200345

No se evidenciaron los informes o actas de supervisión de los meses de septiembre, octubre, noviembre y el informe final del mes de diciembre de 2016 los que debían presentarse de manera mensual, ni su publicación en la página del Secop.

Nº 1602120063

No se evidencio informe o acta final de supervisión de la ejecución del contrato, ni la publicación en la página del Secop de los informes de supervisión que se debía presentarse de manera mensual.

PERSISTE toda vez que se siguen presentando carpetas contractuales sin los respectivos informes o actas de supervisión.







2.4 RECOMENDACION

No.1

Sería pertinente que la Secretaria del Medio Ambiente creara mecanismos de control sobre la ejecución y cumplimiento de las actividades descritas en el Plan de Mejoramiento y así garantizar la efectividad del mismo para corregir las deficiencias encontradas y eliminar las causas que originen la inconsistencia.


2.5 TOTAL DE HALLAZGOS QUE PERSISTEN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO N° 8 -2016 (3).


3. MAPA DE RIESGOS

Auditor del Proceso:  LUZ ESTELLA TORO OSORIO

Firma del Auditor:


Criterios: Decreto 0160 del 25 de abril de 2014 “Por el cual se adopta la nueva plataforma estratégica de la Administración Central del Municipio de Manizales”, Decreto Nro. 0453 del 14 de Septiembre de 2016 “Por el cual se modifica el artículo 13 del Decreto 0160 de 2014 y se deroga el Decreto 508 de 2014”, Guía Nro. 18 “Administración del Riesgo” – Versión 2, del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP. 
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