Señores Instituto de Desarrollo Agrario (ida)



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INSTITUTO DE DESARROLLO AGRARIO (IDA)



  • Carta de Gerencia CG 1-2006




  • Informe para aprobación

San José, 28 de setiembre del 2007

Señores

Instituto de Desarrollo Agrario (IDA)

Presente
Estimados señores:
Según nuestro contrato de servicios, efectuamos la auditoría externa del Instituto de Desarrollo Agrario (IDA) correspondiente al período 2006, y con base en ese examen efectuado observamos ciertos aspectos referentes al Sistema de Control Interno y Procedimientos de Contabilidad, los cuales sometemos a la consideración de ustedes en la Carta de Gerencia número CG1-2006.
Considerando el carácter de pruebas selectivas en que se basa nuestro examen, ustedes pueden apreciar que se debe confiar en métodos adecuados de comprobación y de control interno, como principal protección contra posibles irregularidades que un examen de pruebas selectivas puede no revelar, si es que existiesen. Las observaciones no van dirigidas a funcionarios o empleados en particular, sino únicamente tienden a fortalecer el sistema de control interno y los procedimientos de contabilidad.
Agradecemos una vez más la colaboración recibida que nos han brindado los funcionarios y empleados del Instituto de Desarrollo Agrario (IDA), y estamos en la mejor disposición de ampliar o aclarar el informe que se adjunta en una sesión conjunta de trabajo.

DESPACHO CARVAJAL & COLEGIADOS

CONTADORES PÚBLICOS AUTORIZADOS

Lic. Gerardo Montero Martínez

Contador Público Autorizado N° 1649

Póliza de Fidelidad N° R-1 153

Vence el 30 de setiembre del 2008
“Exento del timbre de Ley 6663 del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, por disposición de su artículo número 8”.

TRABAJO REALIZADO

Los aspectos más importantes revisados fueron los siguientes:


Ambiente de Control


  • Procedimos a dar lectura a las actas de la Junta Directiva para el período que terminó el 31 diciembre del 2006, estudiamos aspectos relevantes a fin de determinar acuerdos que pudieran tener un efecto importante en el resultado de la auditoría.




  • Solicitamos la lista de informes de Auditoría Interna emitidos durante el periodo 2006, esto con el fin de ampliar nuestro criterio y verificar las acciones realizadas como parte de la aplicación de procedimientos de control interno institucional.




  • Solicitamos los informes de la Contraloría General de la República.


Efectivo en Caja y Bancos


  • Revisamos las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas corrientes en moneda nacional mantenidas por la Institución en el Sistema Bancario Nacional, al 31 de diciembre del 2006.




  • En todas estas cuentas revisamos que los saldos mostrados en la conciliación bancaria, coincidieran con su respectivo saldo en la cuenta mayor y con el estado de cuenta bancario a la misma fecha de corte.




  • Revisamos la antigüedad de las partidas conciliatorias y dimos seguimiento a las gestiones realizadas por la Administración para documentar y registrar las partidas pendientes.




  • Confeccionamos y enviamos confirmaciones de saldos directamente a los bancos con el fin de comprobar la información contenida en las conciliaciones.


Inversiones en Valores


  • Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2006.




  • Solicitamos confirmaciones de saldos.




  • Verificamos el saldo de intereses por cobrar.




  • Verificamos la concentración de las inversiones.

Documentos y Cuentas por Cobrar


  • Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2006.




  • Analizamos las cuentas o partidas más importantes que componen este rubro y revisamos la variación ocurrida durante el período de revisión.




  • Analizamos la suficiencia de la estimación para cuentas incobrables.



  • Efectuamos un muestreo, para realizar un análisis de cobros posteriores.




  • Verificamos la razonabilidad de los saldos mediante confirmaciones enviadas directamente a los deudores.


Gastos Pagados por Anticipado


  • Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2006.




  • Verificamos la cobertura de los seguros para la salvaguarda de los activos de la Institución.




  • Investigamos el origen de las partidas y su naturaleza.


Propiedad, Planta y Equipo


  • Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2006.




  • Revisamos de forma selectiva las adiciones y retiros del período.




    • Practicamos un cálculo global de depreciación.




    • Solicitamos la conciliación del registro auxiliar contable con el inventario físico que se ha venido realizando.




    • Solicitamos la conciliación del registro auxiliar de los terrenos en reserva con los datos oficiales del Registro Público.


Otros Activos


  • Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2006.




  • Solicitamos información sobre la naturaleza de estas cuentas.




  • Revisamos cobros posteriores.


Cuentas y Documentos por Pagar y Otros Pasivos


  • Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2006.




  • Realizamos pruebas analíticas al saldo de los gastos acumulados por pagar.




  • Solicitamos información sobre la naturaleza de estas cuentas.




  • Revisamos pagos posteriores.


Patrimonio


  • Realizamos un análisis de los ajustes aplicados directamente al superávit acumulado.




  • Analizamos movimientos importantes.


Ingresos


  • Solicitamos el presupuesto y ejecución presupuestaria, además de analizar la conciliación del Presupuesto con la Contabilidad.




  • Realizamos el cálculo global de los ingresos por intereses.




  • Determinamos la razonabilidad de los ingresos por impuestos indirectos y las subvenciones del Estado.

Gastos


  • Analizamos el cumplimiento del presupuesto con respecto a los gastos reales del período a fin de determinar variaciones importantes o desviaciones significativas.




  • Realizamos un muestreo monetario con el software de auditoría ‘Audit Command Language’ (ACL) para revisar la documentación soporte de los gastos administrativos y demás gastos.




  • Realizamos un análisis de las planillas reportadas a la Caja Costarricense de Seguro Social y lo confrontamos con los montos registrados contablemente, a fin de determinar la razonabilidad del gasto por sueldos.




  • Solicitamos el presupuesto y ejecución presupuestaria, además de analizar la conciliación del Presupuesto con la Contabilidad.

HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES


  1. PARTIDAS SIN MOVIMIENTO DESDE HACE MÁS DE CINCO AÑOS


CONDICIÓN:
Al 31 de diciembre del 2006 los saldos de las siguientes cuentas no presentan movimientos desde hace más de cinco años:

Detalle




Saldo










Depósitos expropiación de fincas




¢ 135.789.415

Depósitos por cobrar




30.055.610

Contratos adjudicatarios por cobrar




572.798

Fincas en proceso de colonización




40.495.513










Total




¢ 206.913.336



CRITERIO:
Un control interno razonable del efectivo requiere necesariamente que se realice un estudio a todas las partidas que no presentan movimientos de acuerdo con su vencimiento para aplicar los procedimientos administrativos y legales para la recuperación, además de establecer una estimación de dudoso cobro de ser necesario.
CAUSA:
La Dirección de Asuntos Jurídicos no ha emitido el criterio legal necesario para proceder a ajustar estas cuentas.
EFECTO:
No es posible para la administración y para las entidades fiscalizadoras conocer si el saldo de las cuentas antes mencionadas los estados financieros es razonable.
RECOMENDACIÓN:
Girar las instrucciones necesarias para que la Dirección de Asuntos Jurídicos se pronuncie acerca de la actual situación de estas partidas, para así poder realizar los asientos de ajuste que sean necesarios.


  1. CUSTODIA DEFICIENTE DE LOS RESPALDOS CONTABLES


CONDICIÓN:
Como parte de nuestra revisión visitamos la bodega ubicada en La Florida de Tibás, donde entre otros documentos, se guarda la información contable de la Institución. Determinamos que esta bodega no cuenta con las condiciones mínimas para la adecuada custodia de la información, dado que no existe una persona encargada del recibo y la entrega de los documentos.
CRITERIO:
Las normas de actividad del control interno establecen que las organizaciones deben mantener mecanismos que garanticen la adecuada custodia y el correcto manejo de la información documental.
CAUSA:
La administración no ha implementado las políticas adecuadas de control interno para la custodia de la información contable.
EFECTO:
Existe el riesgo de que se dificulte la localización de información o bien que se extravíe la documentación.
RECOMENDACIÓN:
Establecer medidas de seguridad dirigidas a implementar las condiciones mínimas para la custodia de la documentación contable ubicada en bodegas alquiladas. Además es necesario que se considere el uso de herramientas tecnológicas, como lo es la utilización del microfilmado de documentos, tal y como lo hacen otras instituciones del sector público.


  1. DEPOSITOS POR APLICAR POR PARTIDAS ANTIGUAS NO IDENTIFICADAS


CONDICION:
Al revisar las cuentas de depósitos recibidos, encontramos partidas contabilizadas temporalmente mientras se localiza su procedencia, las cuales con el tiempo se han acumulado sin lograr identificar el origen de las transacciones y sin aplicar a sus cuentas respectivas. Al 31 de diciembre del 2006, el saldo registrado por este concepto alcanza un total de ¢75.705.502.

CRITERIO:
Según las normas de control interno, las organizaciones deben implementar los procedimientos necesarios con el propósito de mantener sus cuentas conciliadas e identificar el origen de las partidas pendientes de conciliar.
CAUSA:
A pesar de los múltiples esfuerzos administrativos realizados por la Entidad, los clientes no informan al IDA sobre los depósitos realizados en los bancos y existe una falta de seguimiento adecuado de las partidas de los estados financieros por parte de la Unidad responsable.
EFECTO:
Después de cierto período de tiempo resulta difícil identificar la naturaleza de las partidas antiguas, lo que dificulta hacer los asientos de ajustes correspondientes. Asimismo si esta situación se incrementa se dificultaría determinar la razonabilidad del saldo de esta partida.
RECOMENDACIÓN:
Aplicar medidas alternativas tales como: solicitudes a los bancos, la identificación del depositante, enlace con la Regional, solicitar confirmaciones a los clientes (beneficiarios u otros deudores) a fin de que ellos indiquen las diferencias e investigarlas para su correspondiente ajuste a los resultados del período, cuando esto proceda.



  1. FALTA DE ACTUALIZACIÓN DE LA ESTIMACIÓN PARA INCOBRABLES


CONDICION:
No existe un análisis de antigüedad de saldos para las cuentas “Documentos por Cobrar IDA” y “Préstamos por Cobrar Caja Agraria”. Por esta razón el saldo de la estimación por incobrables, que al 31 de diciembre del 2006 asciende a ¢156.070.968, no se encuentra actualizado.

CRITERIO:
Un control interno razonable requiere de un análisis de antigüedad de saldos para actualizar la estimación por incobrables y tomar decisiones administrativas y financieras, sobre el flujo de caja.
CAUSA:
El sistema de ingresos actual es obsoleto, no se le da mantenimiento, y ya superó su vida útil, lo que no permite generar este tipo de reportes.
EFECTO:
No existe una herramienta que colabore con la gestión que se debe realizar para la recuperación de los recursos de la Entidad, lo cual podría originar pérdidas al Instituto.
RECOMENDACIÓN:
Realizar la inversión necesaria para corregir los errores del nuevo sistema de ingresos, debido al riesgo de pérdida de información por estar en operación un sistema de cuentas por cobrar obsoleto que no reúne las condiciones mínimas para garantizar un adecuado registro de las cuentas por cobrar, la generación de los estados de antigüedad de saldos y realizar una actualización de la estimación por incobrables.

  1. DIFERENCIA ENTRE REGISTROS AUXILIARES DE CAJA AGRARIA CON EL MAYOR GENERAL CONTABLE


CONDICION:
Al 31 de diciembre del 2006 existen las siguientes diferencias entre los registros auxiliares de documentos por cobrar de la Caja Agraria con el mayor general contable:


Cuenta

Detalle

Registro auxiliar

Mayor general

Diferencia

2500-100

Documentos por cobrar Caja Agraria

¢566.242.504

¢501.517.963

¢50.636.876




CRITERIO:
Las normas de actividad del control interno establecen que las organizaciones deben realizar conciliaciones periódicas de los registros, identificar las diferencias que se puedan originar entre los reportes e investigar su procedencia.
CAUSA:
La administración de la Caja Agraria no ha considerado la necesidad de iniciar la conciliación de los documentos por cobrar de esta unidad con el mayor general como una medida para fortalecer el control interno.
EFECTO:
El mayor general podría no estar reflejando la situación financiera real de los documentos por cobrar de la Caja Agraria.
RECOMENDACIÓN:
Girar las instrucciones necesarias con el propósito de realizar la conciliación de los registros auxiliares con el mayor general de la cuenta “Documentos por cobrar Caja Agraria,” lo antes posible.



  1. FALTA DE UNA CONCILIACIÓN DEL REGISTRO AUXILIAR DE COMPRA DE FINCAS DEL DEPARTAMENTO DE ORDENAMIENTO AGRARIO CON LOS DATOS OFICIALES DEL REGISTRO PÚBLICO



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