What Every Manager Needs to Know About Finance



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AUDITORÍAS


An audit is a systematic process of objectively obtaining and evaluating the accounts or financial records of a governmental, business, or other entity. Una auditoría es un proceso sistemático de obtener y evaluar objetivamente las cuentas o registros financieros de una empresa gubernamental, u otra entidad. Whereas some businesses rely on audits conducted by employees—these are called internal audits—others utilize external or independent auditors to handle this task (some businesses rely on both types of audits in some combination). Mientras que algunas empresas se basan en las auditorías realizadas por los empleados, éstos se llaman las auditorías internas de los otros utilizan los auditores externos e independientes para ocuparse de esta tarea (algunas empresas se basan en dos tipos de auditorías en alguna combinación). "The primary objective of the external audit is to add credibility to the financial statements of management," said Leonard Savoie in What Every Manager Needs to Know About Finance. "The role of the external auditor is to render an independent professional opinion on the fairness of financial statements to the extent that is required by generally accepted auditing standards." "El principal objetivo de la auditoría externa es para añadir credibilidad a los estados financieros de la gestión", dijo Leonard Saboya, en lo que todo gerente debe saber sobre las finanzas. "El papel del auditor externo es emitir una opinión profesional independiente sobre la equidad de los estados financieros en la medida en que es requerido por las normas de auditoría generalmente aceptadas ". External audits are often used by smaller businesses that do not have the resources or inclination to maintain internal audit systems. Las auditorías externas son a menudo utilizado por las empresas más pequeñas que no tienen los recursos o la inclinación para mantener los sistemas de auditoría interna.

The primary goal of internal auditing is to determine the extent to which the organization adheres to managerial policies, procedures, and requirements. El principal objetivo de la auditoría interna es determinar el grado en que la organización se adhiere a las políticas de gestión, procedimientos y requisitos. The independent or external auditor, on the other hand, is not an employee of the organization. El auditor independiente o externo, por el contrario, no es un empleado de la organización. He or she performs an examination with the objective of issuing a report containing an opinion on a client's financial statements. Él o ella realiza un examen con el objetivo de emitir un informe que contenga un dictamen sobre los estados financieros de un cliente. The attest function of external auditing refers to the auditor's expression of an opinion on a company's financial statements. La función atestiguan de la auditoría externa se refiere a la expresión del auditor de una opinión sobre los estados financieros de una empresa. The typical independent audit leads to an attestation regarding the fairness and dependability of the statements. La auditoría independiente típica conduce a un certificado de la imparcialidad y la fiabilidad de los estados. This is communicated to the officials of the audited entity in the form of a written report accompanying the statements (an oral presentation of findings may sometimes be requested as well). Este se comunica a los funcionarios de la entidad auditada en forma de un informe por escrito que acompaña a los estados (una presentación oral de los resultados a veces puede ser solicitada también). During the course of an audit study, the external auditor also becomes well-acquainted with the virtues and flaws of the client's accounting procedures. Durante el transcurso de un estudio de auditoría, el auditor externo también se convierte en bien informado de las virtudes y defectos de los procedimientos de contabilidad del cliente. As a result, the auditor's final report to management often includes recommendations on methodologies of improving internal controls that are in place. Como resultado, el informe final del auditor de gestión a menudo se incluyen recomendaciones sobre las metodologías de mejora de los controles internos que se encuentran en su lugar.



Major types of audits conducted by external auditors include the financial statements audit, the operational audit, and the compliance audit. Principales tipos de auditorías realizadas por auditores externos incluyen la auditoría de estados financieros, la auditoría operativa, y la auditoría de cumplimiento. A financial statement audit (or attest audit) examines financial statements, records, and related operations to ascertain adherence to generally accepted accounting principles. Una auditoría de estados financieros (o auditoría atestiguan) examina los estados financieros, registros y operaciones relacionadas con la adhesión de determinar los principios de contabilidad generalmente aceptados. An operational audit examines an organization's activities in order to assess performances and develop recommendations for improvements, or further action. Una auditoría operativa examina las actividades de una organización con el fin de evaluar el rendimiento y desarrollar recomendaciones para las mejoras o nuevas medidas. A compliance audit has as its objective the determination of whether an organization is following established procedures or rules. Una auditoría de cumplimiento tiene como objetivo la determinación de si una organización está siguiendo los procedimientos establecidos o las reglas. Auditors also perform statutory audits, which are performed to comply with the requirements of a governing body, such as a federal, state, or city government or agency. Los auditores también realizar auditorías legales, que se llevan a cabo para cumplir con los requisitos de un órgano de gobierno, como un gobierno federal, estatal, o de la ciudad o la agencia.

INDEPENDENT AUDITING STANDARDS NORMAS DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE


The auditing process is based on standards, concepts, procedures, and reporting practices that are primarily imposed by the American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). El proceso de auditoría se basa en las normas, conceptos, procedimientos y prácticas de presentación de informes que son impuestas principalmente por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA). The auditing process relies on evidence, analysis, conventions, and informed professional judgment. El proceso de auditoría se basa en la evidencia, el análisis, las convenciones, y el juicio profesional informado. General standards are brief statements relating to such matters as training, independence, and professional care. Las normas generales son breves declaraciones relativas a cuestiones como la formación, la independencia, y la atención profesional. AICPA general standards declare that: Normas generales del AICPA declaramos que:

  • External audits should be performed by a person or persons having adequate technical training and proficiency as an auditor. Las auditorías externas deben ser realizadas por una persona o personas que tienen entrenamiento técnico y eficiencia adecuados como auditores.

  • The auditor or auditors maintain complete independence in all matters relating to the assignment. El auditor o los auditores mantener la independencia completa en todos los asuntos relativos a la cesión.

  • The independent auditor or auditors should make sure that all aspects of the examination and the preparation of the audit report are carried out with a high standard of professionalism. El auditor o auditores independientes, debe asegurarse de que todos los aspectos del examen y la preparación del informe de auditoría se llevó a cabo con un alto nivel de profesionalismo.

Standards of fieldwork provide basic planning standards to be followed during audits. Normas de trabajo de campo proporcionan las normas básicas de planificación que deben seguirse durante las auditorías. AICPA standards of field work stipulate that: Las normas del AICPA de trabajo de campo se estipula que:

  • The work is to be adequately planned and assistants, if any, are to be properly supervised. El trabajo debe ser debidamente planificado y los asistentes, en su caso, deben ser adecuadamente supervisados.

  • Independent auditors will carry out proper study and evaluation of the existing internal controls to determine their reliability and suitability for conducting all necessary auditing procedures. Los auditores independientes llevarán a cabo un estudio apropiado y evaluación de los controles internos existentes para determinar su confiabilidad e idoneidad para llevar a cabo todos los procedimientos de auditoría necesarios.

  • External auditors will make certain that they are able to review all relevant evidential materials, whether obtained through inspection, observation, inquiries, or confirmation, so that they can form an informed and reasonable opinion regarding the quality of the financial statements under examination. Los auditores externos se asegurará de que son capaces de revisar todas las pruebas materiales pertinentes, ya sean obtenidos a través de la inspección, observación, consultas, o una confirmación, para que puedan formarse una opinión informada y razonable en cuanto a la calidad de los estados contables bajo examen.

Standards of reporting describe auditing standards relating to the audit report and its requirements. Normas de presentación de informes describen las normas de auditoría en relación con el informe de auditoría y sus requisitos. AICPA standards of reporting stipulate that the auditor indicate whether the financial statements examined were presented in accordance with generally accepted accounting principles; whether such principles were consistently observed in the current period in relation to the preceding period; and whether informative disclosures to the financial statements were adequate. Las normas del AICPA de informes establecen que el auditor indicar si los estados financieros examinados se presentan de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, si esos principios se han observado constantemente en el período actual en relación con el período anterior, y si las revelaciones informativas a los estados financieros fueron adecuada. Finally, the external auditor's report should include 1) an opinion about the financial statements/records that were examined, or 2) a disclaimer of opinion, which typically is included in instances where, for one reason or another, the auditor is unable to render an opinion on the state of the business's records. Por último, el informe del auditor externo debe incluir: 1) una opinión sobre los estados financieros o documentos que se examinaron, o 2) una abstención de opinión, que normalmente se incluye en los casos en que, por una razón u otra, el auditor no puede dar una opinión sobre el estado de los registros de la empresa.

THE EXTERNAL AUDITING PROCESS EL proceso de auditoría externa


The independent auditor generally proceeds with an audit according to a set process with three steps: planning, gathering evidence, and issuing a report. El auditor independiente por lo general procede a una auditoría de acuerdo con un proceso establecido con tres pasos: planificación, recolección de pruebas, y la emisión de un informe.

In planning the audit, the auditor develops an audit program that identifies and schedules audit procedures that are to be performed to obtain the evidence. En la planificación de la auditoría, el auditor desarrolla un programa de auditoría que identifica y procedimientos de programas de auditoría que se van a llevar a cabo para obtener las pruebas. Audit evidence is proof obtained to support the audit's conclusions. La evidencia de auditoría es una prueba obtenida para apoyar las conclusiones de la auditoría. Audit procedures include those activities undertaken by the auditor to obtain the evidence. Los procedimientos de auditoría se incluyen las actividades realizadas por el auditor para obtener las pruebas. Evidence-gathering procedures include observation, confirmation, calculations, analysis, inquiry, inspection, and comparison. Procedimientos de obtención de pruebas incluyen la observación, confirmación, cálculos, análisis, investigación, inspección, y la comparación. An audit trail is a chronological record of economic events or transactions that have been experienced by an organization. Una pista de auditoría es un registro cronológico de los hechos económicos o transacciones que han sido experimentados por la organización. The audit trail enables an auditor to evaluate the strengths and weaknesses of internal controls, system designs, and company policies and procedures. El rastro de auditoría permite a un auditor para evaluar las fortalezas y debilidades de los controles internos, diseños de sistemas y políticas de la empresa y los procedimientos.



THE AUDIT REPORT The independent audit report sets forth the independent auditor's findings about the business's financial statements and their level of conformity with generally accepted accounting principles, applied on a basis consistent with that of the preceding year (or in conformity with some other comprehensive basis of accounting that is appropriate for the organization). EL INFORME DE AUDITORÍA El informe de auditoría independiente, se enuncian las conclusiones del auditor independiente sobre los estados financieros del negocio y su nivel de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicados de manera consistente con la del año anterior (o de conformidad con alguna otra base integral de contabilidad que es apropiado para la organización). A fair presentation of financial statements is generally understood by accountants to refer to whether the accounting principles used in the statements have general acceptability; the accounting principles are appropriate in the circumstances; the financial statements are prepared so they can be used, understood, and interpreted; the information presented in the financial statements is classified and summarized in a reasonable manner; and the financial statements reflect the underlying events and transactions in a way that presents an accurate portrait of financial operations and cash flows within reasonable and practical limits. Una presentación razonable de los estados financieros se entiende en general por contadores que se refieren a si los principios de contabilidad utilizados en los estados tienen aceptación general, los principios de contabilidad son apropiados en las circunstancias, los estados financieros se preparan de manera que se puede utilizar, entendida e interpretada ; la información presentada en los estados financieros se clasifica y resume de una manera razonable, y los estados financieros reflejan los hechos subyacentes y las transacciones de una manera que presenta un retrato preciso de las operaciones financieras y flujos de efectivo dentro de los límites razonables y prácticas.

The auditor's unqualified report contains three paragraphs. Informe sin salvedades del auditor contiene tres párrafos. The introductory paragraph identifies the financial statements audited, states that management is responsible for those statements, and asserts that the auditor is responsible for expressing an opinion on them. El párrafo introductorio se identifican los estados financieros auditados, afirma que la administración es responsable de esas declaraciones, y afirma que el auditor es responsable de expresar una opinión sobre ellos. The scope paragraph describes what the auditor has done and specifically states that the auditor has examined the financial statements in accordance with generally accepted auditing standards and has performed appropriate tests. El párrafo de alcance se describe lo que el auditor ha hecho y establece específicamente que el auditor ha examinado los estados financieros de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas y ha realizado las pruebas pertinentes. The opinion paragraph expresses the auditor's opinion (or formally announces his or her lack of opinion and why) on whether the statements are in accordance with generally accepted accounting principles. El párrafo de opinión expresa la opinión del auditor (o anuncia formalmente su falta de opinión y por qué) sobre si los estados están de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.



Various audit opinions are defined by the AICPA's Auditing Standards Board as follows: Diversas opiniones de auditoría se definen por Auditoría del AICPA Consejo de Normas de la siguiente manera:

  • Unqualified opinion—This opinion means that all materials were made available, found to be in order, and met all auditing This is the most favorable opinion that can be rendered by an external auditor about a company's operations and records. Esta opinión sin reservas la opinión significa que todos los materiales fueron puestos a disposición, que se encuentra en orden, y se reunió con todas las auditorías Esta es la opinión más favorable que se puede representar por un auditor externo sobre las operaciones de la empresa y los registros.

  • Explanatory language added—Circumstances may require that the auditor add an explanatory paragraph (or other explanatory language) to his or her report. El lenguaje explicativo añadido circunstancias pueden exigir que el auditor agregue un párrafo explicativo (o lenguaje explicativo otra) para su informe.

  • Qualified opinion—This type of opinion is used for instances in which most of the company's financial materials were in order, with the exception of a certain account or transaction. Esta opinión calificada tipo de opinión se utiliza para casos en los que la mayor parte de los materiales financieros de la compañía estaban en orden, con la excepción de una determinada cuenta o transacción.

  • Adverse opinion—An adverse opinion states that the financial statements do not accurately or complete represent the company's financial position, results of operations, or cash flows in conformity with generally accepted accounting principles. Adversa de opinión Se estados de opinión adversas que los estados financieros no precisa o completa representa la posición financiera de la empresa, los resultados de las operaciones o los flujos de efectivo de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. Such an opinion is obviously not good news for the business being audited. Esta opinión no es obviamente una buena noticia para la empresa que se audita.

  • Disclaimer of opinion—A disclaimer of opinion states that the auditor does not express an opinion on the financial statements, generally because he or she feels that the company did not present sufficient information. Abstención de opinión-una abstención de los estados de opinión que el auditor no expresa una opinión sobre los estados financieros, en general, porque él o ella siente que la empresa no presente la información suficiente. Again, this opinion casts an unfavorable light on the business being audited. Una vez más, esta opinión arroja una luz desfavorable sobre el negocio que está siendo auditada.

The fair presentation of financial statements does not mean that the statements are fraud-proof. La presentación razonable de los estados financieros no significa que los estados son a prueba de fraude. The independent auditor has the responsibility to search for errors or irregularities within the recognized limitations of the auditing process. El auditor independiente tiene la responsabilidad de buscar errores o irregularidades dentro de las limitaciones reconocidas del proceso de auditoría. Investors should examine the auditor's report for citations of problems such as debt-agreement violations or unresolved lawsuits. Los inversores deben examinar el informe del auditor para las citas de problemas tales como violaciónes del acuerdo de deuda o acción judicial sin resolver. "Going-concern" references can suggest that the company may not be able to survive as a functioning operation. "Continuidad de las" referencias puede sugerir que la empresa no puede ser capaz de sobrevivir como una operación de funcionamiento. If an "except for" statement appears in the report, the investor should understand that there are certain problems or departures from generally accepted accounting principles in the statements, and that these problems may cast into question whether the statements fairly depict the company's financial situation. Si aparece una "excepción de" declaración aparece en el informe, el inversor debe entender que hay ciertos problemas o desviaciones de los principios de contabilidad generalmente aceptados en los estados, y que estos problemas pueden emitir en tela de juicio si los estados bastante representan la situación financiera de la empresa. These statements typically require the company to resolve the problem or somehow make the accounting treatment acceptable. Estas declaraciones suelen requerir la empresa para resolver el problema o de alguna manera hacer que el tratamiento contable aceptable.

DETECTING FRAUD Detección del fraude


Detection of potentially fraudulent financial recordkeeping and reporting is one of the central charges of the external auditor. La detección de registros financieros potencialmente fraudulentos y presentación de informes es uno de los cargos centrales del auditor externo. According to Fraudulent Financial Reporting, 1987-1997, a study published by the Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, most companies charged with financial fraud by the Securities and Exchange Commission (SEC) posted far less than $100 million in assets and revenues in the year preceding the fraud. De acuerdo con la información financiera fraudulenta, 1987-1997, un estudio publicado por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway, la mayoría de las empresas acusadas de fraude financiero por la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) publicó mucho menos de $ 100 millones en activos y sus ingresos en el año anterior al fraude. Not surprisingly, fraud cropped up most often in companies in the grips of financial stress, and it was perpetrated most often by top-level executives or managers. No es de extrañar, el fraude surgieron con mayor frecuencia en empresas en las garras de las tensiones financieras, y que se perpetró con mayor frecuencia por los altos ejecutivos o gerentes. According to the study, more than 50 percent of fraudulent acts uncovered by the SEC involved overstatements of revenue by recording revenues prematurely or fictitiously. Según el estudio, más del 50 por ciento de los actos fraudulentos descubiertos por la SEC participa una sobrestimación de los ingresos por los ingresos de grabación antes de tiempo o de manera ficticia. As the study's authors, Mark Beasley, Joseph Carcello, and Dana Hermanson, noted in Strategic Finance, fraudulent techniques in this area included false sales, recording revenues before all terms were satisfied, recording conditional sales, improper cutoffs of transactions at period end, improper use of percentage of completion, unauthorized shipments, and recording of consignment sales as completed sales. Como los autores del estudio, Mark Beasley, Carcello José, y Hermanson Dana, señaló en Strategic Finance, técnicas fraudulentas en esta área incluyen las ventas falsas, los ingresos de grabación antes de todas las condiciones fueron satisfechas, el registro de ventas condicionales, cortes indebidos de las operaciones al cierre del período, los inadecuados el uso de porcentaje de terminación, los envíos no autorizados, y el registro de ventas a consignación como las ventas realizadas. In addition, many firms overstated asset values such as inventory, accounts receivable, property, equipment, investments, and patent accounts. Además, muchas empresas exagerado valor de los activos tales como inventario, cuentas por cobrar, bienes, equipos, inversiones y cuentas de patentes. Other types of fraud detailed in the study included misappropriation of assets (12 percent of charged companies) and understatement of liabilities and expenses (18 percent). Otros tipos de fraude que se detallan en el estudio incluyeron la apropiación indebida de activos (12 por ciento de las empresas cargadas) y la subestimación de los pasivos y gastos (18 por ciento).

Accidental misstatements are inevitably detected in audits. Errores accidentales son inevitablemente detectados en las auditorías. But these errors should not be confused with fraudulent activity. Pero estos errores no debe confundirse con la actividad fraudulenta. "Errors …can occur at any time, in any place with unpredictable financial statement effects," wrote Alan Reinstein and Gregory Coursen in National Public Accountant. "A strong internal control structure can reduce the risk of material errors by placing in operation policies and procedures designed to prevent errors from occurring or to detect and correct errors that do occur. Fraud, on the other hand, is intentional. Both employee fraud (defalcations and theft) and management fraud (fraudulent financial reporting) are usually accomplished by circumventing internal controls. Thus, strong internal controls are often inadequate to detect material fraud. Accordingly, auditors should increase their ability to recognize when conditions indicate potentially higher risks of employee or management fraud." "... Los errores pueden ocurrir en cualquier momento, en cualquier lugar con impredecibles efectos de los estados financieros", escribió Alan Reinstein y Coursen Gregorio de Contador Público Nacional. "Una estructura de control interno fuerte puede reducir el riesgo de errores materiales, colocando en las políticas y procedimientos de operación diseñado para evitar que se produzcan errores o para detectar y corregir los errores que se producen. El fraude, por el contrario, es intencional. Tanto fraudes de los empleados (desfalcos y robos) y el fraude de la administración (la información financiera fraudulenta) se realiza normalmente por eludir los controles internos. Por lo tanto, fuertes controles internos son a menudo inadecuados para detectar el fraude material. En consecuencia, los auditores deben aumentar su capacidad de reconocer cuando las condiciones indican riesgos potencialmente más elevados de empleado o de gestión de fraude. "



In order to minimize a company's exposure to employee or management fraud, business owners should be aware of these conditions as well. Con el fin de minimizar la exposición de la empresa para los empleados o la gestión del fraude, los empresarios deben ser conscientes de estas condiciones también. In cases of employee fraud, W. Steven Albrecht, Edwin Williams, and Timothy Williams noted the following primary factors in play: En los casos de fraude de empleados, Steven W. Albrecht, Edwin Williams y Williams Timoteo tomó nota de los siguientes factores principales en el juego:

  • Personal financial straits Personal dificultades financieras

  • Perceived opportunity to commit a fraudulent act for financial gain without being detected La percepción de la oportunidad de cometer un acto fraudulento para obtener ganancias económicas sin ser detectado

  • Ability to rationalize behavior by pointing to perceived pay inequities, unfulfilled expectations of promotion, etc. Capacidad para racionalizar el comportamiento señalando las desigualdades salariales percibidos, expectativas no cumplidas de la promoción, etc

Fraud committed at the management/ownership level, meanwhile, typically involves efforts to improve personal fortunes (financially and/or professionally) by presenting a false picture of a firm's true status. El fraude cometido a nivel de gestión / propiedad, por su parte, por lo general involucra los esfuerzos para mejorar las fortunas personales (financiera y / o profesional), presentando una imagen falsa de la verdadera situación de la empresa. Management fraud, observed Reinstein and Coursen, generally proceeds from the following incentives: De gestión de fraude, observó Reinstein y Coursen, en general, producto de los siguientes incentivos:

  • To affect stock price Para afectar precio de las acciones

  • To meet expectations of investors Para satisfacer las expectativas de los inversores

  • To avoid violation of restrictive debt covenants Para evitar la violación de los convenios de deuda restrictivas

  • To meet budget pressures Para hacer frente a presiones presupuestarias

  • To influence creditors to loosen up funds for borrowing Para influir en los acreedores para aflojar los fondos para préstamos

  • To receive additional performance-based compensation incentives, such as stock options or bonuses for meeting or exceeding company goals. Para recibir más incentivos basados ​​en el desempeño de compensación, tales como las opciones sobre acciones o bonos para cumplir o exceder las metas de la empresa.

  • To escape punishment for poor performance Para evitar el castigo de los malos resultados

Given these various risk factors—all of which may be detected as part of the external audit process—business owners and managers are urged to establish firm and effective internal controls on financial reporting and to objectively examine the prevailing company culture. Teniendo en cuenta estos factores de riesgo diversos factores, todos los cuales pueden ser detectados como parte de las empresas de auditoría externa al proceso los propietarios y gerentes se insta a establecer firmes y eficaces los controles internos sobre información financiera y de examinar objetivamente la cultura de la empresa dominante. "We can't overstate the importance of the 'tone at the top,"' stated Beasley, Carcello, and Hermanson.


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